E-pošta tvrtke
U današnjem poslovnom okruženju u kojem je e-pošta postala preferirani komunikacijski alat. Bitno je ovladati vještinama potrebnim za prenošenje vaših poruka. Postoji mnogo načina da svoje nezadovoljstvo prenesete kolegi s kojim ste na neki način u sukobu. Možemo zamisliti razgovor licem u lice, telefonski poziv ili neku vrstu posredovanja. Međutim, e-pošta ostaje jedno od najčešće korištenih sredstava u svijetu rada.
E-pošta je vrlo moćan alat koji se široko koristi iz više razloga.
Kada pošaljete e-mail, dolazi do automatskog snimanja komunikacije. Stoga se vaše razne razmjene mogu organizirati u mapu je sigurno pohranjena. Stoga se mogu koristiti u budućnosti za reference ili pravne razloge. Korištenje e-pošte kao službenog sredstva komunikacije također štedi poduzećima novac. Važno je napomenuti ove točke kako biste shvatili koliko vam je važno ovladati ovom vrstom načina komuniciranja.
U vašem svakodnevnom radu može se dogoditi da kolega treba podsjetnik na neka pravila lijepog ponašanja. Vrijedno je imati na umu da je obavještavanje suradnika putem e-pošte formalan i učinkovit način da čvrsto iznesete svoje mišljenje. Ako takav kolega odluči ne promijeniti svoj stav nakon ponovljenih upozorenja, e-poruke koje ste poslali mogu biti predstavljeni kako bi opravdali daljnje vaše djelovanje. Zapamtite da su pohranjeni na siguran način i da se mogu dohvatiti i koristiti za prikaz povijesti nedoličnog ponašanja dotične osobe.
Prije nego što obavijestite kolegu e-mailom
Kao što je ranije rečeno, korištenje e-pošte za komunikaciju je formalno. To implicira da teži više od usmenog upozorenja i da nosi više posljedica. Stoga, prije nego što obavijestite nekoga s kim radite putem e-pošte, razmislite o usmenim upozorenjima. Neki će prilagoditi svoje ponašanje kada to učinite. Prema tome, nije potrebno, bez prethodnog rješavanja problema, pridavati mu nepotrebnu veličinu. Također, obavještavanje kolege putem e-pošte možda nije uvijek idealan način da ga uvjerite da se promijeni. Tretirajte svaki slučaj i svaki prema situaciji. Prije nego što izrazite svoju ljutnju putem e-pošte, morate znati kako to učiniti. Morate sabrati svoje misli i shvatiti što želite napisati i razinu utjecaja koja vam je potrebna da biste dobili željeni rezultat.
Prepoznajte problem
Prva stvar koju trebate učiniti prije slanja e-pošte je identificirati predmet vaše iritacije. Nije tako jednostavno kao što se čini. U uredu u kojem vlada konkurencija i rivalstvo, morate biti sigurni da vaše optužbe imaju ozbiljnu osnovu. Ne radi se o mučenju člana svog tima tračevima. Međutim, ako ste žrtva ili svjedok nedoličnog ponašanja, a činjenice su izvjesne, poduzmite mjere. Međutim, nemojte zaboraviti da poštujete pravila uobičajene pristojnosti.
Tko je osoba s kojom imate problem?
Neopravdano stvaranje sukoba između vas i menadžera, na primjer, neće učiniti ništa dobro vama ili vašem timu. To će definitivno utjecati na vašu produktivnost i može vas dovesti u nezgodnu situaciju. Umjesto e-pošte, razmatranje razgovora licem u lice može biti od pomoći kao prvi korak u rješavanju problema koji vas brine. Međutim, ako vaše višestruke razgovore licem u lice i usmena upozorenja propadnu, ne ustručavajte se poslati službene e-poruke koje će vam kasnije sigurno koristiti.
Pazite na svoju e-poštu
Vaš e-mail treba biti profesionalno napisan. Kada preuzmete inicijativu da putem e-pošte kritizirate ponašanje ili rad određene osobe, zapamtite da je ovo službeni dokument. To znači da je to dokument koji se može okrenuti protiv vas. Poštujte sva pravila koja se očekuju za pisanje pisma u ovom kontekstu.
