Szakmai életében gyakran kell tiltakozó e-mailt írnia. Ez címezhető kollégának, partnernek vagy beszállítónak. Bármi legyen is az indítéka, figyelembe kell vennie bizonyos követelményeket ahhoz, hogy beszélgetőpartnerei komolyan vegyék. Ezért elengedhetetlen az ilyen típusú üzenetek írásának elsajátítása. Így állíthatja be a tiltakozó e-mailt.
Koncentrálj a tényekre
A tiltakozó e-mail megírásakor fontos, hogy szigorúan vegyük figyelembe a tényeket. Más szóval, az elemeket tényszerű módon kell felállítani, hogy az olvasó gyorsan meg tudja ragadni a kontextust.
Kerülje tehát a részleteket és a szükségtelen mondatokat, helyette adja meg a lényeges dolgokat, például tényeket és dátumokat. Valójában ezeknek az elemeknek köszönhetően a címzett képes lesz megérteni az e-mail célját. Világos, pontos és keltezett információkat kell megadnia.
Adja meg a szövegkörnyezetet, majd az e-mail tárgyát
Menjen egyenesen arra a pontra, amikor tiltakozó e-mailt ír. Nincs szükség olyan megfogalmazásokra, mint például: „Ezt az e-mailt neked írom”, mert ezek nyilvánvaló dolgok, amelyeket nem kell kiemelni.
Miután egyértelműen bemutatta a panaszát megalapozó tényeket, és nem felejtette el a dátumot. Ez lehet értekezlet, szeminárium, email váltás, beszámoló, anyagvásárlás, számla nyugta stb.
Folytassa, és a lehető legpontosabban fogalmazza meg elvárásait.
Az ötlet az, hogy a címzett gyorsan megértse az e-mail célját és azt, hogy mit akar tőle.
Beszédében a józanságra koncentráljon
A tiltakozó e-mail írása józan és tömör stílust igényel. Mivel ez egy speciális helyzet, a tényekre és az elvárásaira kell összpontosítania. Ehhez használjon rövid mondatokat, amelyek összefoglalják a kihívás lényegét, és hétköznapi, udvarias nyelven íródnak.
Ügyeljen arra is, hogy az alkalomhoz illő udvarias kifejezést használjon. A "üdvözlettel" és a "üdvözlettel" inkább kerülendők az ilyen típusú cserék során.
Maradjon profi
Ügyeljen arra, hogy professzionális legyen, amikor tiltakozó e-mailt ír, még akkor is, ha rendkívül boldogtalan. Mindent meg kell tennie, hogy visszafogja magát, mert az érzelmek nem igazán tartoznak a szakmai íráshoz.
Ezért kerülje az olyan szavak használatát, amelyek ilyen vagy olyan módon fitogtathatják érzéseiteket. Fontos, hogy e-mailje a valóságnak megfelelő maradjon.
Csatoljon bizonyítékot
Végül, a tiltakozó e-mail sikeréhez elengedhetetlen, hogy bizonyítékokat csatoljon érvéhez. Valóban meg kell mutatnia a címzettnek, hogy jogában áll vitatkozni. Tehát csatoljon bármilyen dokumentumot, amelyet bizonyítékként használhat, és jelezze az e-mailben.
