Identifikasi model standar yang disesuaikan dengan tujuan Anda
Ada berbagai templat laporan email standar yang digunakan dalam bisnis. Memilih format yang tepat berdasarkan tujuan laporan Anda sangat penting untuk menyampaikan pesan Anda dengan jelas dan efektif.
Untuk laporan pemantauan rutin seperti laporan mingguan atau bulanan, pilihlah struktur tabel dengan angka-angka penting (penjualan, produksi, dll.).
Untuk permintaan anggaran atau sumber daya, tulis file yang disusun dalam bagian-bagian dengan pengantar, kebutuhan terperinci Anda, argumen, dan kesimpulan.
Dalam situasi krisis yang membutuhkan reaksi mendesak, bertaruhlah pada gaya langsung dan kuat dengan membuat daftar masalah, konsekuensi, dan tindakan dalam beberapa kalimat mengejutkan.
Apapun modelnya, jaga pemformatan dengan intertitle, bullet, tabel untuk memudahkan membaca. Contoh nyata di bawah ini akan membantu Anda memilih format terbaik untuk setiap situasi untuk laporan email yang profesional dan efektif.
Laporan pemantauan rutin dalam bentuk tabel
Laporan pemantauan rutin, misalnya bulanan atau mingguan, memerlukan struktur yang jelas dan sintetik yang menyoroti data utama.
Format dalam tabel memungkinkan untuk menyajikan indikator-indikator penting (penjualan, produksi, tingkat konversi, dll.) secara teratur dan mudah dibaca, dalam beberapa detik.
Beri judul tabel Anda dengan tepat, misalnya “Evolusi penjualan online (omzet bulanan 2022)”. Ingatlah untuk menyebutkan satuannya.
Anda dapat memasukkan elemen visual seperti grafik untuk memperkuat pesan. Pastikan datanya benar dan perhitungannya benar.
Lengkapi setiap tabel atau grafik dengan komentar singkat yang menganalisis tren utama dan kesimpulan, dalam 2-3 kalimat.
Format tabel memudahkan penerima untuk membaca hal-hal penting dengan cepat. Ini sangat ideal untuk laporan pemantauan reguler yang membutuhkan presentasi ringkasan data kunci.
Email yang berdampak saat terjadi krisis
Dalam situasi darurat yang membutuhkan respon cepat, pilihlah laporan dalam bentuk kalimat yang singkat dan padat.
Umumkan masalah sejak awal: "Server kami mati setelah serangan, kami offline". Kemudian detailkan dampaknya: kehilangan omzet, pelanggan yang terpengaruh, dll.
Kemudian buat daftar tindakan yang diambil untuk membatasi kerusakan, dan tindakan yang akan segera diterapkan. Akhiri dengan pertanyaan atau permintaan mendesak: "Bisakah kami mengandalkan sumber daya tambahan untuk memulihkan layanan dalam waktu 48 jam?"
Dalam suatu krisis, kuncinya adalah dengan cepat menginformasikan tentang kesulitan, konsekuensi, dan jawaban dalam beberapa kalimat langsung. Pesan Anda harus singkat dan memobilisasi. Gaya punchy paling efektif untuk jenis laporan email darurat ini.
Contoh XNUMX: Laporan Penjualan Bulanan Terperinci
Silakan temukan di bawah ini laporan terperinci dari penjualan Maret kami:
- Penjualan di dalam toko
Penjualan di dalam toko turun 5% dari bulan lalu menjadi €1. Berikut adalah evolusi berdasarkan departemen:
- Peralatan rumah tangga: omset €550, stabil
- Departemen DIY: omzet €350, turun 000%
- Bagian taman: omzet €300, turun 000%
- Bagian dapur: omzet €50, naik 000%
Penurunan departemen taman dijelaskan oleh cuaca yang tidak menguntungkan bulan ini. Perhatikan pertumbuhan yang menggembirakan di departemen dapur.
- Penjualan daring
Penjualan di situs web kami stabil pada €900. Pangsa seluler naik menjadi 000% dari penjualan online. Penjualan furnitur dan dekorasi meningkat tajam berkat koleksi Musim Semi baru kami.
- Tindakan pemasaran
Kampanye email kami untuk Hari Nenek menghasilkan omset tambahan sebesar €20 di departemen dapur.
Operasi kami di jejaring sosial seputar desain interior juga mendongkrak penjualan di segmen ini.
- Kesimpulan
Meskipun ada sedikit penurunan di toko, penjualan kami tetap solid, didorong oleh e-commerce dan operasi pemasaran yang ditargetkan. Kita harus melanjutkan upaya dekorasi dan furnitur untuk mengimbangi penurunan musiman di departemen taman.
Saya siap membantu Anda untuk klarifikasi apa pun.
Hormat kami,
Jean Dupont Penjual sektor Timur
Contoh kedua: Permintaan anggaran tambahan untuk peluncuran lini produk baru
Saya mendapat kehormatan untuk meminta anggaran tambahan dari Anda sebagai bagian dari peluncuran rangkaian produk baru kami yang dijadwalkan pada Juni 2024.
Proyek strategis ini bertujuan untuk memperluas penawaran kami ke segmen produk organik yang apung, di mana permintaan tumbuh sebesar 20% per tahun, dengan menawarkan 15 referensi tambahan.
Untuk menjamin keberhasilan peluncuran ini, penting untuk memobilisasi sumber daya tambahan. Berikut adalah proposal numerik saya:
- Penguatan sementara tim:
- Rekrutmen 2 pengembang penuh waktu selama 6 bulan untuk menyelesaikan pengemasan dan dokumentasi teknis (biaya: €12000)
- Dukungan agen pemasaran digital selama 3 bulan untuk kampanye web (8000€)
- Kampanye pemasaran :
- Anggaran media untuk mensponsori publikasi kami di jejaring sosial (5000€)
- Pembuatan dan pengiriman email: desain grafis, biaya pengiriman untuk 3 kampanye (7000€)
- Tes konsumen:
- Organisasi panel konsumen untuk mengumpulkan umpan balik tentang produk (4000€)
Itu adalah total €36 untuk menyebarkan sumber daya manusia dan pemasaran yang diperlukan untuk keberhasilan peluncuran strategis ini.
Saya siap membantu Anda untuk membahasnya selama pertemuan kita berikutnya.
Menunggu kepulangan Anda,
Hormat kami,
John Dupont
Manajer proyek
Contoh ketiga: Laporan aktivitas bulanan departemen penjualan
Silakan temukan di bawah laporan aktivitas departemen penjualan kami untuk bulan Maret:
- Kunjungan prospektif: Perwakilan penjualan kami menghubungi 25 prospek yang diidentifikasi dalam file pelanggan kami. 12 janji telah ditetapkan.
- Penawaran dikirim: Kami telah mengirimkan 10 penawaran komersial untuk produk utama dari katalog kami, 3 di antaranya telah dikonversi.
- Pameran dagang: Stand kami di acara Expopharm menarik sekitar 200 kontak. Kami telah mengonversi 15 dari mereka menjadi janji temu di masa mendatang.
- Pelatihan: Kolaborator baru kami, Lena, mengikuti pelatihan lapangan selama seminggu bersama Marc untuk membiasakan diri dengan produk dan penawaran penjualan kami.
- Tujuan: Tujuan komersial kami dari 20 kontrak baru selama sebulan telah tercapai. Omzet yang dihasilkan berjumlah €30.
Kami melanjutkan upaya kami untuk mengembangkan daftar klien kami, jangan ragu untuk mengirimkan rekomendasi Anda kepada saya.
Hormat kami,
Manajer Penjualan Jean Dupont
Contoh Empat: Laporan Aktivitas Mingguan Terperinci – Toko Roti Supermarket
Silakan temukan di bawah ini laporan aktivitas terperinci toko roti kami untuk minggu 1-7 Maret:
Produksi:
- Kami memproduksi rata-rata 350 baguette tradisional per hari, dengan total 2100 selama seminggu.
- Volume keseluruhan naik 5% berkat oven baru kami, yang memungkinkan kami memenuhi permintaan yang terus meningkat.
- Diversifikasi rangkaian roti spesial kami (pedesaan, gandum, sereal) membuahkan hasil. Kami memanggang 750 minggu ini.
Ventilasi :
- Omset keseluruhan adalah 2500€, stabil dibandingkan minggu lalu.
- Kue-kue Wina tetap menjadi best seller kami (€680), diikuti dengan formula makan siang (€550) dan roti tradisional (€430).
- Penjualan Minggu pagi sangat kuat (omzet €1200) berkat penawaran makan siang spesial.
Memasok :
- Penerimaan 50kg tepung dan 25kg mentega. Stok memadai.
- Berpikir untuk memesan telur dan ragi untuk minggu depan.
staf:
- Julie akan berlibur minggu depan, saya akan mengatur ulang jadwalnya.
- Terima kasih kepada Bastien yang menyediakan lembur untuk dijual.
masalah:
- Kerusakan mekanisme koin pada Selasa pagi, diperbaiki pada siang hari oleh tukang listrik.
Hormat kami,
Manajer Jean Dupont
Contoh kelima: Masalah mendesak – Kerusakan perangkat lunak akuntansi
Pagi ini, perangkat lunak akuntansi kami memiliki bug yang mencegah masuknya faktur dan pemantauan buku besar.
Penyedia layanan TI kami, yang saya hubungi, mengonfirmasi bahwa pembaruan terkini dipertanyakan. Mereka sedang memperbaiki.
Sementara itu, kami tidak mungkin mencatat transaksi dan pemantauan kas terganggu. Kami berisiko tertinggal dengan sangat cepat.
Untuk sementara memperbaiki masalah:
- Tuliskan tagihan/pengeluaran Anda pada file excel darurat yang akan saya ambil
- Untuk pertanyaan klien, hubungi saya untuk memverifikasi akun secara langsung
- Saya melakukan yang terbaik untuk memberi tahu Anda tentang kemajuan.
Penyedia layanan kami sepenuhnya dimobilisasi dan berharap untuk menyelesaikan masalah ini dalam waktu maksimal 48 jam. Saya tahu kerusakan ini buruk, terima kasih atas pengertian Anda. Tolong beri tahu saya jika ada masalah mendesak.
Hormat kami,
Akuntan Jean Dupont
