Jika Anda tidak memiliki rutinitas yang jelas dalam menangani email Anda, mereka dapat dengan cepat menjadi sumber kehilangan waktu yang cukup besar. Di sisi lain jika Anda melakukan apa yang perlu di tingkat organisasi agar tidak membiarkan diri Anda diserang oleh puluhan email yang belum dibaca. Kemudian Anda dapat membebaskan pikiran Anda dari segala kemungkinan kehilangan email penting. Dalam artikel ini tercantum sejumlah praktik yang terbukti. Dengan mengadopsinya, Anda pasti akan dapat mengelola kotak surat Anda dengan jauh lebih tenang.
Secara otomatis atau manual mengklasifikasikan email dalam folder atau sub-folder khusus.
Ini adalah jenis metode yang akan memungkinkan Anda untuk dengan cepat menyortir email Anda sesuai urutan kepentingan. Anda dapat memilih untuk mengklasifikasikan email berdasarkan tema, subjek, tenggat waktu. Yang penting manfaatkan semuanya fitur-fiturnya kotak surat Anda untuk mengelola surat Anda secara operasional penuh. Setelah Anda membuat direktori dengan folder dan subfolder sesuai dengan mode organisasi yang sesuai untuk Anda. Setiap pesan akan memiliki tempatnya di kotak surat Anda seperti setiap file kertas di meja Anda. Jadi, setelah waktu berlalu untuk memproses email Anda, Anda dapat berkonsentrasi 100% pada sisa pekerjaan Anda.
Rencanakan waktu tertentu untuk pemrosesan email Anda
Tentu saja, Anda harus tetap responsif dan dapat memproses pesan yang menunggu tanggapan langsung dari Anda. Selebihnya, rencanakan momen yang paling relevan, untuk menangani email Anda secara konsisten. Mulailah dengan menyiapkan semua elemen yang diperlukan untuk pemrosesan pekerjaan Anda. File kertas, stapler, printer, semuanya harus praktis untuk memfasilitasi konsentrasi maksimum. Tidak masalah ketika Anda memilih. Sekarang kotak surat Anda diatur seperti pusat penyortiran pos, Anda memiliki kemungkinan memproses email dengan tenang dengan efisiensi dan kecepatan.
Bersihkan kotak surat Anda dengan menghapus semua nawala yang tidak perlu
Apakah kotak surat Anda terus-menerus diparasit oleh buletin atau iklan yang tidak menarik? Berhati-hatilah untuk menyingkirkan kotak surat Anda dari semua nawala ini yang lebih mirip spam daripada yang lainnya. Anda harus berhenti berlangganan secara sistematis dari semua milis ini yang tidak memberi Anda apa pun yang konkret dan yang dapat dengan cepat menjadi lebih invasif. Anda dapat menggunakan alat seperti Cleanfox dimana Buka gulungan saya lakukan yang diperlukan dalam beberapa klik. Tanpa membawa Anda pagi hari, solusi jenis ini akan sangat membantu Anda untuk mengakhiri semua polusi digital ini. Ribuan email dapat diproses relatif cepat.
Siapkan respons otomatis
Anda akan segera pergi berlibur untuk waktu yang lama. Detail agar tidak diabaikan, mengaktifkan balasan otomatis dari kotak surat Anda. Ini adalah sesuatu yang penting sehingga semua orang yang berhubungan dengan Anda secara profesional melalui email mendapat informasi tentang ketidakhadiran Anda. Banyak kesalahpahaman dimungkinkan ketika pelanggan atau pemasok kehilangan kesabaran, karena pesan-pesan ini tetap tidak terjawab. Ini dapat dengan mudah dihindari dengan pesan singkat yang akan dikirim secara otomatis selama liburan Anda. Anda hanya perlu menunjukkan tanggal Anda kembali dari liburan dan mengapa tidak mengirim email ke kolega jika perlu.
Marah jumlah email yang Anda kirim dalam salinan
Secara sistematis menggunakan email yang dikirim dalam salinan karbon (CC) dan salinan karbon tak terlihat (CCI) dapat dengan cepat menghasilkan pertukaran tanpa akhir. Orang-orang yang seharusnya hanya menerima pesan Anda untuk informasi, sekarang memerlukan klarifikasi. Yang lain bertanya-tanya mengapa mereka menerima pesan ini dan menganggapnya sebagai pemborosan waktu. Saat membuat pilihan untuk menempatkan seseorang dalam lingkaran, pastikan pilihan Anda benar-benar relevan. Pesan yang dikirim ke siapa pun dengan cara apa pun harus dihindari.
Ingat bahwa email dapat memiliki nilai hukum
Sejauh mungkin menyimpan semua email Anda, mereka memiliki kekuatan pembuktian, khususnya ke pengadilan industri. Pesan elektronik jika disertifikasi dengan nilai legal yang sama dengan surat yang Anda tulis dengan tangan. Namun waspadalah, bahkan pesan sederhana dikirim tanpa berpikir kepada kolega atau klien dapat memiliki konsekuensi serius. Jika seorang pelanggan membuktikan, email memiliki dukungan, bahwa Anda belum menghormati komitmen Anda dalam hal pengiriman atau lainnya. Anda harus menanggung konsekuensi untuk bisnis Anda dan untuk diri Anda sendiri. Dalam perselisihan komersial seperti dalam pengadilan industri, buktinya dikatakan "bebas". Artinya, hakimlah yang akan memutuskan dan lebih baik mengklasifikasi emailnya dengan hati-hati daripada menyimpannya di tempat sampah.
