Cetak Ramah, PDF & Email

Rata-rata karyawan Prancis menghabiskan sekitar seperempat minggu untuk menelusuri ratusan email yang ia kirim dan terima setiap hari.

Namun, terlepas dari kenyataan bahwa kita terjebak dalam kotak surat kita sebagian besar dari waktu kita, banyak dari kita, bahkan yang paling profesional masih tidak tahu cara menggunakan email dengan tepat.

Bahkan, mengingat volume pesan yang kita baca dan tulis setiap hari, kita cenderung membuat kesalahan yang memalukan, yang dapat memiliki konsekuensi bisnis yang serius.

Dalam artikel ini, kami telah menetapkan aturan "cybercourt" yang paling penting untuk diketahui.

Sertakan garis objek yang jelas dan langsung

Contoh baris subjek yang baik termasuk "Rapat Tanggal Dimodifikasi", "Pertanyaan Cepat tentang Presentasi Anda", atau "Saran untuk Proposal".

Orang sering memutuskan untuk membuka e-mail Bergantung pada baris subjek, pilih satu yang membuat pembaca tahu bahwa Anda sedang menangani masalah atau masalah bisnis mereka.

Gunakan alamat email profesional

Jika Anda bekerja untuk perusahaan, Anda harus menggunakan alamat email perusahaan Anda. Tetapi jika Anda menggunakan akun email pribadi, apakah Anda freelance atau Anda suka menggunakannya sesekali untuk pertandingan bisnis, Anda harus berhati-hati ketika memilih alamat ini.

Anda harus selalu memiliki alamat email yang menyandang nama Anda sehingga penerima tahu persis siapa yang mengirim email. Jangan pernah menggunakan alamat email yang tidak cocok untuk bekerja.

Pikirkan dua kali sebelum mengklik "balas semua"

Tidak ada yang mau membaca email dari 20 orang yang tidak ada hubungannya dengan mereka. Mengabaikan email bisa jadi sulit, karena banyak orang menerima pemberitahuan pesan baru di ponsel cerdas mereka atau pesan pop-up yang mengganggu di layar komputer mereka. Jangan mengklik "balas ke semua", kecuali menurut Anda semua anggota daftar harus menerima email tersebut.

BACA  Semua yang perlu Anda ketahui tentang strategi menulis di tempat kerja

Sertakan blok tanda tangan

Berikan pembaca Anda dengan informasi tentang Anda. Sebagai aturan umum, sebutkan nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, dan informasi kontak Anda, termasuk nomor telepon. Anda juga dapat menambahkan beberapa iklan untuk diri Anda sendiri, tetapi jangan melangkah terlalu jauh dengan ucapan atau ilustrasi.

Gunakan font, ukuran, dan warna yang sama dengan bagian email lainnya.

Gunakan salam profesional

Jangan menggunakan ekspresi yang santai dan akrab seperti "Halo", "Hai!" Atau "Apa kabar?"

Sifat santai dari tulisan kami seharusnya tidak mempengaruhi salam dalam email. "Hai!" Adalah ucapan yang sangat informal dan umumnya, itu tidak boleh digunakan dalam situasi kerja. Gunakan "Halo" atau "Selamat malam" sebagai gantinya.

Gunakan tanda seru dalam jumlah sedang

Jika Anda memilih untuk menggunakan tanda seru, gunakan hanya satu untuk mengekspresikan antusiasme Anda.

Orang-orang terkadang marah dan memberi tanda seru di akhir kalimat mereka. Hasilnya mungkin terlihat terlalu emosional atau tidak dewasa, tanda seru harus digunakan dengan hemat dalam tulisan.

Hati-hati dengan humor

Humor dapat dengan mudah hilang dalam terjemahan tanpa nada atau ekspresi wajah yang benar. Dalam pertukaran profesional, lebih baik meninggalkan humor dari email, kecuali jika Anda mengenal penerima dengan baik. Selain itu, sesuatu yang menurut Anda lucu mungkin tidak cocok untuk orang lain.

Ketahuilah bahwa orang-orang dari budaya yang berbeda berbicara dan menulis secara berbeda

Komunikasi yang buruk dapat dengan mudah terjadi karena perbedaan budaya, terutama dalam bentuk tertulis ketika kita tidak dapat melihat bahasa tubuh masing-masing. Sesuaikan pesan Anda dengan latar belakang budaya penerima atau tingkat pengetahuan Anda.

BACA  Templat surat: meminta penggantian biaya profesional

Penting untuk diingat bahwa budaya yang sangat kontekstual (Jepang, Arab atau Cina) ingin mengenal Anda sebelum melakukan bisnis dengan Anda. Akibatnya, mungkin umum bagi karyawan di negara-negara ini untuk menjadi lebih pribadi dalam tulisan mereka. Di sisi lain, orang-orang dari budaya konteks rendah (Jerman, Amerika atau Skandinavia) lebih memilih untuk langsung ke intinya.

Jawab email Anda, meskipun email itu bukan untuk Anda

Sulit untuk menjawab semua email yang telah dikirimkan kepada Anda, tetapi Anda harus mencoba. Ini termasuk kasus di mana email secara tidak sengaja dikirim kepada Anda, terutama jika pengirim sedang menunggu jawaban. Jawaban tidak diperlukan, tetapi merupakan label yang baik untuk email, terutama jika orang tersebut bekerja di perusahaan atau industri yang sama.

Berikut ini contoh tanggapannya: "Saya tahu Anda sangat sibuk, tetapi saya rasa Anda tidak ingin mengirimi saya email ini. Dan saya ingin memberi tahu Anda agar Anda dapat mengirimkannya ke orang yang tepat. "

Tinjau setiap pesan

Kesalahan anda tidak akan diketahui oleh penerima email Anda. Dan, tergantung pada penerima, Anda dapat dicoba untuk melakukannya.

Jangan mengandalkan pemeriksa ejaan. Baca dan baca kembali surat Anda beberapa kali, sebaiknya dengan keras, sebelum mengirimnya.

Tambahkan alamat email terakhir

Hindari mengirim email tanpa sengaja sebelum Anda selesai menulis dan memperbaiki pesan. Bahkan ketika membalas pesan, ada baiknya menghapus alamat penerima dan menyisipkannya hanya ketika Anda yakin pesan sudah siap dikirim.

BACA  Email profesional, hindari rumus yang sudah dikenal!

Pastikan Anda telah memilih penerima yang benar

Anda harus sangat berhati-hati saat mengetik nama dari buku alamat Anda pada baris "Ke" dari email. Sangat mudah untuk memilih nama yang salah, yang dapat memalukan bagi Anda dan orang yang menerima surat secara tidak sengaja.

Gunakan font klasik

Untuk korespondensi profesional, selalu simpan font, warna, dan ukuran standar Anda.

Aturan utamanya: Email Anda harus mudah dibaca orang lain.

Secara umum, yang terbaik adalah menggunakan 10 atau 12 dot karakter dan font yang mudah dibaca, seperti Arial, Calibri, atau Times New Roman. Ketika berbicara tentang warna, hitam adalah pilihan paling aman.

Awasi nada bicara Anda

Sama seperti lelucon yang hilang dalam terjemahan, pesan Anda dapat dengan cepat disalahartikan. Ingatlah bahwa pewawancara Anda tidak memiliki isyarat vokal dan ekspresi wajah yang akan mereka dapatkan dalam diskusi satu lawan satu.

Untuk menghindari kesalahpahaman, Anda disarankan membaca pesan Anda dengan keras sebelum mengklik Kirim. Jika terasa sulit bagi Anda, itu akan terasa sulit bagi pembaca.

Untuk hasil terbaik, hindari menggunakan kata-kata yang benar-benar negatif ("gagal", "buruk" atau "diabaikan") dan selalu katakan "tolong" dan "terima kasih".