Rata-rata karyawan Prancis menghabiskan sekitar seperempat minggu untuk membaca ratusan email yang mereka kirim dan terima setiap hari.
Namun, terlepas dari kenyataan bahwa kita terjebak dalam kotak surat kita sebagian besar dari waktu kita, banyak dari kita, bahkan yang paling profesional masih tidak tahu cara menggunakan email dengan tepat.
Bahkan, mengingat volume pesan yang kita baca dan tulis setiap hari, kita cenderung membuat kesalahan yang memalukan, yang dapat memiliki konsekuensi bisnis yang serius.
Dalam artikel ini, kami telah menetapkan aturan "cybercourt" yang paling penting untuk diketahui.
Sertakan baris subjek yang jelas dan langsung
Contoh baris subjek yang baik termasuk "Tanggal rapat yang diubah", "Pertanyaan singkat tentang presentasi Anda" atau "Saran untuk proposal".
Orang sering kali memutuskan untuk membuka email berdasarkan baris subjek, memilih salah satu yang membuat pembaca tahu bahwa Anda sedang menangani masalah atau masalah pekerjaan mereka.
Gunakan alamat email profesional
Jika Anda bekerja untuk sebuah perusahaan, Anda harus menggunakan alamat email perusahaan Anda. Tetapi jika Anda menggunakan akun email pribadi, apakah Anda wiraswasta atau suka menggunakannya sesekali untuk korespondensi bisnis, Anda harus berhati-hati saat memilih alamat ini.
Anda harus selalu memiliki alamat email yang mencantumkan nama Anda sehingga penerima tahu persis siapa yang mengirim email. Jangan pernah menggunakan alamat email yang tidak cocok untuk bekerja.
Pikirkan dua kali sebelum mengklik "balas semua"
Tidak ada yang mau membaca email 20 orang yang tidak ada hubungannya dengan mereka. Mengabaikan email bisa jadi sulit, karena banyak orang menerima pemberitahuan pesan baru di ponsel cerdas mereka atau pesan pop-up yang mengganggu di layar komputer mereka. Menahan diri dari mengklik "balas ke semua" kecuali Anda berpikir semua orang dalam daftar harus menerima email.
Sertakan blok tanda tangan
Berikan pembaca Anda informasi tentang diri Anda. Biasanya, sertakan nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, dan informasi kontak Anda, termasuk nomor telepon. Anda juga dapat menambahkan sedikit iklan untuk diri sendiri, tetapi jangan berlebihan dengan ucapan atau ilustrasi.
Gunakan font, ukuran, dan warna yang sama dengan email lainnya.
Gunakan salam profesional
Jangan gunakan ekspresi sehari-hari yang santai seperti “Halo”, “Hai!” atau “Bagaimana kabarmu?”.
Sifat santai dari tulisan kami seharusnya tidak mempengaruhi salam dalam email. "Hai!" Adalah ucapan yang sangat informal dan umumnya, itu tidak boleh digunakan dalam situasi kerja. Gunakan "Halo" atau "Selamat malam" sebagai gantinya.
Gunakan tanda seru dengan hemat
Jika Anda memilih untuk menggunakan tanda seru, gunakan hanya satu untuk mengekspresikan antusiasme Anda.
Orang terkadang terbawa suasana dan meletakkan sejumlah tanda seru di akhir kalimatnya. Hasilnya mungkin tampak terlalu emosional atau tidak dewasa, tanda seru harus digunakan dengan hemat dalam menulis.
Hati-hati dengan humor
Humor dapat dengan mudah hilang dalam terjemahan tanpa nada dan ekspresi wajah yang benar. Dalam percakapan profesional, humor sebaiknya tidak disertakan dalam email kecuali Anda mengenal penerimanya dengan baik. Juga, sesuatu yang menurut Anda lucu mungkin tidak bagi orang lain.
Ketahuilah bahwa orang-orang dari budaya yang berbeda berbicara dan menulis secara berbeda
Miskomunikasi dapat dengan mudah muncul karena perbedaan budaya, terutama dalam bentuk tulisan ketika kita tidak dapat melihat bahasa tubuh satu sama lain. Sesuaikan pesan Anda dengan latar belakang budaya atau tingkat pengetahuan penerima.
Penting untuk diingat bahwa budaya yang sangat kontekstual (Jepang, Arab atau Cina) ingin mengenal Anda sebelum melakukan bisnis dengan Anda. Akibatnya, mungkin umum bagi karyawan di negara-negara ini untuk menjadi lebih pribadi dalam tulisan mereka. Di sisi lain, orang-orang dari budaya konteks rendah (Jerman, Amerika atau Skandinavia) lebih memilih untuk langsung ke intinya.
Balas email Anda, meskipun email tersebut tidak ditujukan untuk Anda
Sulit untuk membalas semua email yang dikirimkan kepada Anda, tetapi Anda harus mencobanya. Ini termasuk kasus di mana email secara tidak sengaja dikirimkan kepada Anda, terutama jika pengirim mengharapkan balasan. Balasan tidak diperlukan, tetapi merupakan etiket email yang baik, terutama jika orang tersebut bekerja di perusahaan atau industri yang sama dengan Anda.
Berikut adalah contoh tanggapan: “Saya tahu Anda sangat sibuk, tetapi saya rasa Anda tidak ingin mengirimi saya email ini. Dan saya ingin memberi tahu Anda agar Anda dapat mengirimkannya ke orang yang tepat. »
Tinjau setiap pesan
Kesalahan anda tidak akan diperhatikan oleh penerima email Anda. Dan, tergantung pada penerimanya, Anda mungkin akan dinilai melakukannya.
Jangan mengandalkan pemeriksa ejaan. Baca dan baca ulang email Anda beberapa kali, sebaiknya dengan suara keras, sebelum mengirimnya.
Tambahkan alamat email terakhir
Hindari mengirim email secara tidak sengaja sebelum Anda selesai menulis dan mengoreksi pesan. Bahkan saat membalas pesan, sebaiknya hapus alamat penerima dan masukkan hanya jika Anda yakin pesan siap dikirim.
Pastikan Anda telah memilih penerima yang benar
Anda harus sangat berhati-hati saat mengetik nama dari buku alamat Anda pada baris "Kepada" email. Sangat mudah untuk memilih nama yang salah, yang dapat memalukan bagi Anda dan orang yang menerima email karena kesalahan.
Gunakan font klasik
Untuk korespondensi profesional, selalu simpan font, warna, dan ukuran standar Anda.
Aturan utamanya: Email Anda harus mudah dibaca orang lain.
Umumnya, yang terbaik adalah menggunakan jenis 10 atau 12 titik dan jenis huruf yang mudah dibaca, seperti Arial, Calibri, atau Times New Roman. Dalam hal warna, hitam adalah pilihan paling aman.
Awasi nada bicara Anda
Sama seperti lelucon yang hilang dalam terjemahan, pesan Anda dapat dengan cepat disalahartikan. Ingatlah bahwa pewawancara Anda tidak memiliki isyarat vokal dan ekspresi wajah yang akan mereka dapatkan dalam diskusi satu lawan satu.
Untuk menghindari kesalahpahaman, Anda disarankan membaca pesan Anda dengan keras sebelum mengklik Kirim. Jika terasa sulit bagi Anda, itu akan terasa sulit bagi pembaca.
Untuk hasil terbaik, hindari menggunakan kata-kata yang benar-benar negatif (“gagal”, “buruk” atau “diabaikan”) dan selalu ucapkan “tolong” dan “terima kasih”.
