Email perusahaan
Dalam lingkungan bisnis saat ini di mana email telah menjadi alat komunikasi pilihan. Sangat penting untuk menguasai keterampilan yang diperlukan untuk menyampaikan pesan Anda. Ada banyak cara untuk mengomunikasikan ketidaksenangan Anda kepada rekan kerja yang berkonflik dengan Anda. Kita bisa membayangkan diskusi tatap muka, panggilan telepon atau semacam mediasi. Namun, email tetap menjadi salah satu sarana yang paling umum digunakan di dunia kerja.
Email adalah alat yang sangat kuat yang banyak digunakan karena berbagai alasan.
Saat Anda mengirim email, ada rekaman komunikasi secara otomatis. Oleh karena itu, berbagai pertukaran Anda dapat diatur dalam folder yang tersimpan dengan aman. Dengan demikian mereka dapat digunakan di masa depan untuk referensi atau alasan hukum. Menggunakan email sebagai sarana komunikasi resmi juga menghemat uang bisnis. Penting untuk mencatat poin-poin ini untuk memahami betapa pentingnya bagi Anda untuk menguasai jenis cara berkomunikasi ini.
Dalam pekerjaan sehari-hari Anda, mungkin saja seorang rekan kerja perlu diingatkan tentang beberapa aturan perilaku yang baik untuk dimiliki. Perlu diingat bahwa memberi tahu rekan kerja melalui email adalah cara formal dan efektif untuk menyampaikan maksud Anda dengan tegas. Jika rekan kerja tersebut memutuskan untuk tidak mengubah sikapnya setelah peringatan berulang kali, email yang Anda kirim mungkin disajikan untuk membenarkan tindakan lebih lanjut dari pihak Anda. Ingatlah bahwa mereka telah disimpan dengan aman dan dapat diambil serta digunakan untuk menunjukkan riwayat pelanggaran orang yang bersangkutan.
Sebelum memberi tahu kolega melalui email
Seperti yang dinyatakan sebelumnya, penggunaan email untuk komunikasi bersifat formal. Ini menyiratkan bahwa itu lebih berat daripada peringatan lisan dan membawa lebih banyak konsekuensi. Oleh karena itu, sebelum memberi tahu seseorang yang bekerja dengan Anda melalui email, pertimbangkan peringatan lisan. Beberapa akan menyesuaikan perilaku mereka ketika Anda melakukannya. Akibatnya, tidak perlu, tanpa terlebih dahulu berusaha untuk menyelesaikan masalah, untuk memberikan besarnya yang tidak perlu. Juga, memberi tahu kolega melalui email mungkin tidak selalu menjadi cara yang ideal untuk membujuk mereka agar berubah. Perlakukan setiap kasus dan masing-masing sesuai dengan situasinya. Sebelum mengungkapkan kemarahan Anda melalui email, Anda perlu tahu bagaimana cara melakukannya. Anda perlu mengumpulkan pemikiran Anda dan mencari tahu apa yang ingin Anda tulis dan tingkat dampak yang Anda butuhkan untuk mendapatkan hasil yang diinginkan.
Identifikasi masalahnya
Hal pertama yang harus dilakukan sebelum mengirim email Anda adalah mengidentifikasi subjek kejengkelan Anda. Ini tidak sesederhana kelihatannya. Di kantor di mana persaingan dan persaingan berkuasa, Anda harus yakin bahwa tuduhan Anda memiliki dasar yang serius. Ini bukan tentang menyiksa anggota tim Anda dengan gosip. Namun, jika Anda adalah korban atau saksi dari tindakan pelanggaran dan faktanya pasti, ambil tindakan. Namun, jangan lupa di jalur Anda untuk menghormati aturan kesopanan yang biasa.
Siapa orang yang memiliki masalah dengan Anda?
Menciptakan konflik yang berlebihan antara Anda dan seorang manajer, misalnya, tidak akan ada gunanya bagi Anda atau tim Anda. Ini pasti akan mempengaruhi produktivitas Anda dan dapat menempatkan Anda dalam situasi yang sulit. Alih-alih email, mempertimbangkan diskusi tatap muka dapat membantu sebagai langkah pertama dalam menyelesaikan masalah yang Anda khawatirkan. Namun, jika beberapa diskusi tatap muka dan peringatan lisan Anda gagal, jangan ragu untuk mengirim email resmi yang tentunya akan menguntungkan Anda nantinya.
Jaga email Anda
Email Anda harus ditulis secara profesional. Ketika Anda mengambil inisiatif untuk mengkritik perilaku atau pekerjaan individu tertentu melalui email, ingatlah bahwa ini adalah dokumen resmi. Ini berarti bahwa itu adalah dokumen yang dapat berbalik melawan Anda. Hormati semua aturan yang diharapkan untuk menulis surat dalam konteks ini.
