Cetak Ramah, PDF & Email

Email perusahaan

Dalam lingkungan bisnis saat ini di mana email telah menjadi alat komunikasi pilihan. Sangat penting untuk menguasai keterampilan yang diperlukan untuk menyampaikan pesan Anda. Ada banyak cara untuk mengomunikasikan ketidakbahagiaan Anda kepada rekan kerja yang berkonflik dengan Anda dalam satu atau lain cara. Anda dapat membayangkan diskusi tatap muka, panggilan telepon, atau semacam mediasi. Namun,e-mail tetap menjadi salah satu sarana yang paling umum digunakan dalam dunia kerja.

Email adalah alat yang sangat kuat yang banyak digunakan karena berbagai alasan.

Ketika Anda mengirim email, ada rekaman otomatis komunikasi. Oleh karena itu, pertukaran Anda yang berbeda dapat diatur dalam folder yang disimpan dengan aman. Dengan demikian mereka dapat digunakan di masa depan untuk referensi atau alasan hukum. Penggunaan email sebagai alat komunikasi resmi juga menghemat uang bisnis. Penting untuk mencatat poin-poin ini untuk memahami betapa pentingnya bagi Anda untuk menguasai jenis komunikasi ini.

Dalam pekerjaan Anda sehari-hari, mungkin saja seorang kolega perlu diingatkan tentang beberapa aturan perilaku yang baik untuk dimiliki. Menarik untuk diingat bahwa memberi tahu rekan kerja melalui email adalah cara yang formal dan efektif untuk menyampaikan maksud Anda dengan tegas. Jika kolega tersebut memutuskan untuk tidak mengubah sikap mereka setelah peringatan berulang kali, email yang telah Anda kirim mungkin ditampilkan untuk menjamin tindakan lebih lanjut dari pihak Anda. Ingatlah bahwa mereka telah disimpan dengan aman dan dapat diambil kembali serta digunakan untuk menunjukkan riwayat pelanggaran seseorang.

BACA  Template email untuk membenarkan ketidakhadiran

Sebelum memberi tahu kolega melalui email

Seperti disebutkan di atas, penggunaan email untuk komunikasi bersifat formal. Ini menyiratkan bahwa beratnya lebih dari peringatan verbal dan memiliki konsekuensi lebih. Karena itu, sebelum memberi tahu orang yang bekerja sama dengan Anda melalui email, pertimbangkan peringatan lisan. Beberapa akan menyesuaikan perilaku mereka ketika Anda melakukannya. Oleh karena itu, tidak perlu tanpa terlebih dahulu berusaha memecahkan masalah, untuk memberikan skala yang tidak berguna. Selain itu, memberi tahu kolega melalui email mungkin tidak selalu menjadi cara ideal untuk meyakinkan kolega itu untuk berubah. Perlakukan setiap kasus dan masing-masing sesuai dengan situasinya. Sebelum mengungkapkan kemarahan Anda melalui email, Anda harus tahu cara melakukannya. Anda perlu mengumpulkan ide-ide Anda dan menentukan apa yang ingin Anda tulis dan tingkat dampak yang Anda butuhkan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

Identifikasi masalahnya

Hal pertama yang harus dilakukan sebelum mengirim email Anda adalah mengidentifikasi subjek gangguan Anda. Ini tidak semudah kedengarannya. Di kantor di mana persaingan dan persaingan menang, Anda perlu yakin bahwa tuduhan Anda memiliki dasar yang serius. Anda tidak bermaksud menyiksa anggota tim Anda dengan gosip. Namun, jika Anda adalah korban atau saksi perbuatan tidak senonoh dan faktanya sudah pasti, lakukan tindakan. Namun, jangan lupa untuk mematuhi aturan kesopanan yang biasa.

Siapa orang yang memiliki masalah dengan Anda?

Konflik yang terlalu memunculkan antara Anda dan seorang manajer, misalnya, tidak akan berguna bagi Anda atau tim Anda. Ini tentunya akan memengaruhi produktivitas Anda dan dapat menempatkan Anda dalam situasi yang sulit. Alih-alih email, menganggap diskusi tatap muka dapat membantu pada awalnya untuk mengatasi masalah yang Anda khawatirkan. Namun, jika beberapa diskusi tatap muka dan peringatan verbal Anda gagal, jangan ragu untuk mengirim email resmi yang pasti akan menguntungkan Anda nanti.

BACA  Email profesional yang sukses tunduk pada beberapa kriteria

Jaga email Anda

Email Anda harus ditulis secara profesional. Ketika Anda mengambil inisiatif untuk mengkritik perilaku atau pekerjaan individu tertentu melalui email, ingatlah bahwa ini adalah dokumen resmi. Ini berarti bahwa itu adalah dokumen yang dapat berbalik melawan Anda. Hormati semua aturan yang diharapkan untuk menulis surat dalam konteks ini.