Pesan absen adalah tulisan kerja yang penting. Tetapi karena banyak alasan, mereka dapat diabaikan. Hal ini dijelaskan oleh konteks tulisan mereka dan terkadang dengan tidak memperhitungkan dampak yang dapat mereka timbulkan.
Memang, pesan absen adalah pesan otomatis. Dikirim sebagai tanggapan atas pesan apa pun yang diterima dalam interval waktu atau dalam periode yang ditentukan. Terkadang pesan disiapkan dalam konteks pergi cuti. Periode ini, ketika Anda mungkin sudah memikirkan hal lain, mungkin bukan waktu terbaik untuk menulis pesan Anda.
Apa gunanya mengonfigurasi pesan ketidakhadiran otomatis?
Absen dari pesan kerja penting dalam banyak hal. Ini digunakan untuk memberi tahu semua karyawan Anda tentang ketidakhadiran Anda. Ini juga berfungsi untuk memberikan informasi yang memungkinkan mereka untuk melanjutkan aktivitasnya sambil menunggu Anda kembali. Informasi ini terutama tanggal pemulihan Anda, rincian kontak darurat untuk menghubungi Anda atau rincian kontak rekan kerja untuk dihubungi dalam keadaan darurat. Mengingat semua ini, pesan ketidakhadiran adalah tindakan komunikasi yang penting bagi setiap profesional.
Manakah kesalahan yang harus dihindari?
Mengingat pentingnya pesan ketidakhadiran, beberapa parameter harus diperhitungkan agar tidak mengejutkan atau tidak menghormati lawan bicara Anda. Lebih baik terdengar terlalu hormat daripada tidak sopan. Jadi Anda tidak dapat menggunakan ekspresi seperti OUPS, pff, dll. Anda perlu mempertimbangkan profil semua pemangku kepentingan. Jadi, hindari menulis seolah-olah Anda hanya berbicara dengan rekan kerja ketika atasan atau klien, pemasok, atau bahkan otoritas publik Anda mungkin mengirimi Anda pesan.
Untuk menghindari ketidaknyamanan ini, Outlook mungkin memiliki pesan ketidakhadiran untuk email internal perusahaan dan pesan lain untuk email eksternal. Bagaimanapun, Anda harus memperhitungkan semua profil untuk menghasilkan pesan ketidakhadiran yang terstruktur dengan baik.
Selain itu, informasi tersebut harus berguna dan tepat. Hindari pesan ambigu seperti "Saya akan absen mulai besok" mengetahui bahwa siapa pun yang menerima informasi ini tidak akan dapat mengetahui tanggal "besok" ini.
Terakhir, hindari menggunakan nada yang akrab dan santai. Memang, euforia liburan di depan mata dapat menyebabkan Anda menggunakan nada yang terlalu akrab. Ingatlah untuk tetap profesional sampai akhir. Secara lisan dengan rekan kerja, ini bisa terjadi, tetapi terutama tidak dalam konteks kertas kerja.
Jenis pesan absen apa yang harus dipilih?
Untuk menghindari semua jebakan ini, pilihlah gaya konvensional. Ini termasuk nama depan dan belakang Anda, informasi tentang kapan Anda dapat memproses pesan yang diterima dan orang yang harus dihubungi jika terjadi keadaan darurat.
