Pikat pembaca Anda dari pendahuluan
Pendahuluan sangat penting untuk menarik perhatian pembaca Anda dan mendorong mereka untuk membaca sisa laporan Anda. melalui email.
Mulailah dengan kalimat yang kuat yang menetapkan konteks atau menggarisbawahi tujuan utama, misalnya: “Menyusul kegagalan peluncuran lini produk baru kami, sangat penting untuk menganalisis penyebabnya dan bertindak cepat”.
Struktur pengantar singkat ini dalam 2-3 kalimat kunci: situasi saat ini, masalah utama, perspektif.
Bertaruh pada gaya langsung dan kata-kata yang kuat. Posisikan informasi penting di awal kalimat.
Anda dapat menyertakan angka untuk mendukung pendapat Anda.
Dalam beberapa baris yang ditargetkan, pengantar Anda harus membuat pembaca Anda ingin terus membaca untuk mengetahui lebih lanjut. Dari detik pertama, kata-kata Anda harus dipahami.
Dengan pengantar yang dibuat dengan baik, laporan email Anda akan menarik perhatian dan memotivasi pembaca untuk memahami inti analisis Anda.
Tingkatkan laporan Anda dengan visual yang relevan
Visual memiliki kekuatan eye-catching yang tak terbantahkan dalam laporan email. Mereka memperkuat pesan Anda dengan cara yang ampuh.
Jangan ragu untuk mengintegrasikan grafik, tabel, diagram, foto jika Anda memiliki data yang relevan untuk ditampilkan. Bagan pai sederhana yang mengilustrasikan distribusi penjualan akan lebih berdampak daripada paragraf panjang.
Namun berhati-hatilah untuk memilih visual yang jelas yang cepat dipahami. Hindari grafik yang kelebihan beban. Selalu kutip sumbernya dan tambahkan keterangan penjelasan jika perlu.
Pastikan juga visual Anda tetap terbaca di perangkat seluler, dengan memeriksa tampilan. Jika perlu, buat versi yang cocok untuk layar kecil.
Variasikan visual dalam laporan Anda untuk merangsang perhatian, hemat. Email yang penuh dengan gambar akan kehilangan kejelasan. Teks dan visual alternatif untuk laporan dinamis.
Dengan data yang relevan disorot dengan baik, visual Anda akan menarik perhatian dan membuat laporan email Anda lebih mudah dipahami dengan cara yang menarik dan profesional.
Akhiri dengan membuka perspektif
Kesimpulan Anda harus menginspirasi pembaca Anda untuk mengambil tindakan atas laporan Anda.
Pertama, rangkum poin-poin utama dan kesimpulan dengan cepat dalam 2-3 kalimat singkat.
Soroti informasi yang ingin diingat oleh penerima terlebih dahulu. Anda dapat menggunakan kata kunci tertentu dari judul untuk mengingat strukturnya.
Kemudian, akhiri email Anda dengan pembukaan untuk selanjutnya: proposal untuk pertemuan lanjutan, permintaan validasi rencana tindakan, tindak lanjut untuk mendapatkan tanggapan cepat...
Kesimpulan Anda dimaksudkan untuk menarik untuk mendapatkan reaksi dari pembaca Anda. Gaya afirmatif dengan kata kerja tindakan akan memfasilitasi tujuan ini.
Dengan mengerjakan kesimpulan Anda, Anda akan memberikan perspektif pada laporan Anda dan memotivasi penerima Anda untuk merespons atau mengambil tindakan.
Contoh laporan melalui email untuk mengeskalasi masalah teknis dan mengusulkan rencana tindakan
Thomas yang terhormat,
Ulasan negatif baru-baru ini pada aplikasi kami membuat saya khawatir dan membutuhkan penyesuaian cepat. Kami perlu bereaksi sebelum kehilangan lebih banyak pengguna.
Isu saat ini
- Peringkat App Store turun menjadi 2,5/5
- Keluhan bug yang sering
- Fitur terbatas dibandingkan dengan pesaing kami
Jalur Perbaikan
Saya menyarankan agar kita fokus sekarang pada:
- Koreksi bug utama yang dilaporkan
- Menambahkan fitur baru yang populer
- Kampanye untuk mempromosikan layanan pelanggan kami
Mari kita atur pertemuan minggu ini untuk secara tepat menentukan solusi teknis dan komersial yang akan diterapkan. Sangat penting untuk bertindak cepat untuk mendapatkan kembali kepercayaan pengguna kami dan meningkatkan peringkat aplikasi.
Menunggu Anda kembali, Jean
