Innleiða sterkar lykilorðastefnur
Öryggi Gmail reikninga fyrirtækisins þíns skiptir sköpum til að vernda viðkvæmar upplýsingar og tryggja samfellu í viðskiptum. Ein af bestu aðferðunum til að tryggja Gmail reikninga er að hafa sterkar lykilorðareglur til staðar.
Til að efla öryggi Gmail reikninga er nauðsynlegt að setja lágmarkskröfur um lengd og flókið lykilorð. Almennt er mælt með því að nota lykilorð sem eru að minnsta kosti 12 stafir, þar á meðal há- og lágstafir, tölustafir og sérstafir. Þessi samsetning gerir lykilorð erfiðara fyrir árásarmenn að giska á eða sprunga.
Endurnýja þarf lykilorð reglulega til að lágmarka hættu á þjófnaði eða afhjúpun fyrir slysni. Það er ráðlegt að koma á þeirri stefnu að endurnýja lykilorð á 60 til 90 daga fresti. Þetta tryggir að lykilorð séu örugg og uppfærð, en takmarkar áhættuna sem tengist lykilorðum sem eru í hættu.
Lykilorðsstjórar eru tæki til að geyma og stjórna lykilorðum á öruggan hátt. Þeir geta búið til flókin og einstök lykilorð fyrir hvern reikning og geymt þau dulkóðuð. Hvetjaðu starfsmenn þína til að nota lykilorðastjóra til að forðast notkun á veikum eða endurnotuðum lykilorðum, sem gætu sett öryggi Gmail reikninga fyrirtækisins í hættu.
Virkja tveggja þátta auðkenningu (2FA)
Tvíþætt auðkenning (2FA) er önnur áhrifarík leið til að auka öryggi Gmail reikninga fyrirtækisins þíns. Þessi aðferð bætir við auknu öryggislagi með því að krefjast viðbótarsönnunar á auðkenni þegar þú skráir þig inn á reikninginn.
Tveggja þátta auðkenning er ferli sem krefst tveggja aðskildra forma sannprófunar á auðkenni notenda. Til viðbótar við lykilorðið, biður 2FA notandann um að leggja fram viðbótarsönnun á auðkenni, venjulega í formi tímabundins kóða sem sendur er í traust tæki (eins og farsíma) eða búið til með appi.
2FA býður upp á nokkra kosti fyrir öryggi Gmail reikninga fyrirtækisins þíns:
- Það dregur verulega úr hættu á óviðkomandi aðgangi, jafnvel þótt lykilorðið sé í hættu.
- Það verndar reikninga gegn vefveiðatilraunum og árásum með grimmilegum krafti.
- Það hjálpar til við að bera kennsl á grunsamlegar innskráningartilraunir fljótt og grípa til viðeigandi aðgerða.
Til að virkja 2FA fyrir Gmail reikninga fyrirtækisins þíns, fylgdu þessum skrefum:
- Skráðu þig inn á stjórnborð Google Workspace.
- Farðu í hlutann „Öryggi“ og smelltu á „Tveggja þrepa auðkenning“.
- Virkjaðu valkostinn „Leyfa tveggja þrepa auðkenningu“ og stilltu stillingarnar í samræmi við óskir þínar.
Einnig er mælt með því að þú þjálfar starfsmenn þína í notkun 2FA og hvetur þá til að virkja þennan eiginleika fyrir Gmail vinnureikninginn sinn.
Með því að virkja tvíþætta auðkenningu fyrir Gmail reikninga fyrirtækisins þíns bætir þú við auka öryggislagi og dregur verulega úr hættu á óviðkomandi aðgangi að viðkvæmum upplýsingum.
Þjálfun starfsmanna og vitund um ógnir á netinu
Öryggi Gmail reikninga fyrirtækisins þíns byggir að miklu leyti á árvekni starfsmanna þinna. Þjálfun og fræðslu um ógnir á netinu og bestu starfsvenjur í öryggi er lykillinn að því að lágmarka hættuna á öryggisatvikum.
Vefveiðar eru algeng árásartækni sem miðar að því að blekkja notendur til að gefa upp innskráningarskilríki þeirra eða aðrar viðkvæmar upplýsingar. Vefveiðar geta verið mjög sannfærandi og líkja eftir opinberum tölvupósti frá Gmail eða annarri þjónustu. Það skiptir sköpum aðkenndu starfsmönnum þínum hvernig á að bera kennsl á merki um sviksamlega tölvupóst og hvað á að gera ef grunur leikur á vefveiðum.
Illgjarn tölvupóstur gæti innihaldið tengla eða viðhengi sem eru sýkt af spilliforritum. Starfsmenn ættu að fá þjálfun í að athuga tengla áður en þeir smella á þá og hlaða aðeins niður viðhengjum þegar þeir eru vissir hvaðan þeir koma. Einnig er mælt með því að þú notir verndarhugbúnað, eins og vírusvarnar- og ruslpóstsíur, til að vernda Gmail reikninga fyrirtækisins þíns fyrir þessum ógnum.
Viðvarandi þjálfun og vitund um bestu starfsvenjur í öryggi er nauðsynleg til að viðhalda háu verndarstigi fyrir Gmail reikninga fyrirtækisins þíns. Skipuleggðu reglulega þjálfun og vinnustofur fyrir starfsmenn þína til að halda þeim upplýstum um nýjustu ógnirnar og bestu starfsvenjur öryggis. Hvetjið þá líka til að tilkynna grunsamlega virkni og deila öryggisáhyggjum sínum með teyminu.
