Þekkja staðlaða líkanið sem er aðlagað markmiði þínu

Það eru ýmis venjuleg sniðmát fyrir tölvupóstskýrslu sem notuð eru í viðskiptum. Að velja rétta sniðið út frá tilgangi skýrslunnar þinnar er nauðsynlegt til að koma skilaboðum þínum á framfæri á skýran og áhrifaríkan hátt.

Fyrir reglulega eftirlitsskýrslu eins og vikulega eða mánaðarlega skýrslu skaltu velja töfluskipulag með lykiltölum (sala, framleiðsla osfrv.).

Fyrir fjárhagsáætlun eða auðlindabeiðni, skrifaðu skrá sem er uppbyggð í hlutum með inngangi, nákvæmum þörfum þínum, rökum og niðurstöðu.

Í kreppuástandi sem krefst brýnna viðbragða skaltu veðja á beinan og kraftmikinn stíl með því að skrá vandamál, afleiðingar og aðgerðir í nokkrum átakanlegum setningum.

Hver sem líkanið er, sjáðu um sniðið með millititlum, byssukúlum, töflum til að auðvelda lestur. Áþreifanleg dæmi hér að neðan munu hjálpa þér að velja besta sniðið fyrir hverja aðstæður fyrir faglegar og árangursríkar tölvupóstskýrslur.

Regluleg eftirlitsskýrsla í formi töflur

Regluleg vöktunarskýrsla, til dæmis mánaðarlega eða vikulega, krefst skýrrar og tilbúinnar uppbyggingar sem undirstrikar lykilgögnin.

Snið í töflum gerir það mögulegt að setja fram mikilvægu vísbendingar (sala, framleiðslu, viðskiptahlutfall osfrv.) á skipulagðan og læsilegan hátt, á nokkrum sekúndum.

Nefndu töflurnar þínar nákvæmlega, til dæmis „Þróun netsölu (mánaðarvelta 2022)“. Mundu að nefna einingarnar.

Þú getur sett inn sjónræna þætti eins og grafík til að styrkja skilaboðin. Gakktu úr skugga um að gögnin séu rétt og útreikningarnir réttir.

Fylgdu hverri töflu eða línuriti stuttri skýringu þar sem helstu stefnur og ályktanir eru greindar, í 2-3 setningum.

Töflusniðið auðveldar viðtakanda þínum að lesa nauðsynleg atriði fljótt. Það er tilvalið fyrir reglubundnar vöktunarskýrslur sem krefjast yfirlits kynningar á lykilgögnum.

Áhrifamikill tölvupóstur ef kreppa kemur upp

Í neyðartilvikum sem krefjast skjótra viðbragða skaltu velja skýrslu í formi stuttra, þungra setninga.

Tilkynntu vandamálið frá upphafi: „þjónninn okkar liggur niðri í kjölfar árásar, við erum ótengd“. Gerðu síðan grein fyrir áhrifum: tapaðri veltu, viðskiptavinum sem verða fyrir áhrifum osfrv.

Skráðu síðan þær aðgerðir sem gripið hefur verið til til að takmarka tjónið og þær sem á að hrinda í framkvæmd strax. Enda með áleitinni spurningu eða beiðni: „Getum við treyst á frekari úrræði til að endurheimta þjónustu innan 48 klukkustunda?

Í kreppu er lykilatriði að upplýsa fljótt um erfiðleika, afleiðingar og svör í nokkrum beinum setningum. Skilaboð þín verða að vera stutt og virkja. Punchy stíllinn er áhrifaríkastur fyrir þessa tegund neyðarpóstskýrslu.

 

Dæmi XNUMX: Ítarleg mánaðarleg söluskýrsla

Madam,

Vinsamlegast finndu fyrir neðan ítarlega skýrslu um sölu okkar í mars:

  1. Útsala í verslun

Sala í verslun dróst saman um 5% frá síðasta mánuði í 1 evrur. Hér er þróunin eftir deildum:

  • Heimilistæki: velta 550 €, stöðugt
  • DIY deild: velta 350 evrur, samdráttur um 000%
  • Garðhluti: velta upp á 300 €, 000% samdráttur
  • Eldhúsdeild: velta upp á 50 evrur, upp 000%

Samdráttur í garðadeildinni skýrist af óhagstæðu veðri í þessum mánuði. Taktu eftir hvetjandi vexti í eldhúsdeildinni.

  1. Sala á netinu

Sala á vefsíðu okkar er stöðug í € 900. Hlutur Mobile hækkaði í 000% af sölu á netinu. Sala á húsgögnum og skreytingum hefur aukist mikið þökk sé nýju vorlínunni okkar.

  1. Markaðsaðgerðir

Tölvupóstherferðin okkar fyrir ömmudaginn skilaði 20 evra viðbótarveltu í eldhúsdeildinni.

Starfsemi okkar á samfélagsmiðlum í kringum innanhússhönnun jók einnig sölu í þessum flokki.

  1. Niðurstaða

Þrátt fyrir lítilsháttar samdrátt í verslunum er sala okkar áfram traust, knúin áfram af rafrænum viðskiptum og markvissum markaðsaðgerðum. Við verðum að halda áfram viðleitni okkar varðandi skreytingar og húsgögn til að vega upp á móti árstíðabundinni samdrætti í garðadeildinni.

Ég er til reiðu fyrir allar skýringar.

Með kveðju,

Jean Dupont Seller East geiri

Annað dæmi: Viðbótarbeiðni um fjárhagsáætlun fyrir kynningu á nýrri vörulínu

 

Frú forstjóri,

Ég hef þann heiður að biðja þig um aukafjárveitingu sem hluta af kynningu á nýju vöruúrvali okkar sem áætluð er í júní 2024.

Þetta stefnumótandi verkefni miðar að því að útvíkka tilboð okkar til lífrænnar afurða, þar sem eftirspurn eykst um 20% á ári, með því að bjóða upp á 15 tilvísanir til viðbótar.

Til að tryggja árangur þessarar sjósetningar er nauðsynlegt að virkja viðbótarúrræði. Hér eru tölulegar tillögur mínar:

  1. Tímabundin styrking liðsins:
  • Ráðning 2 þróunaraðila í fullu starfi yfir 6 mánuði til að ganga frá umbúðum og tækniskjölum (kostnaður: € 12000)
  • Stuðningur við stafræna markaðsstofu í 3 mánuði fyrir vefherferðina (8000€)
  1. Markaðsherferð:
  • Fjárhagsáætlun fjölmiðla til að styrkja útgáfur okkar á samfélagsnetum (5000€)
  • Búa til og senda tölvupósta: grafísk hönnun, sendingarkostnaður fyrir 3 herferðir (7000€)
  1. Neytendapróf:
  • Skipulag neytendahópa til að safna athugasemdum um vörur (4000€)

Þetta eru samtals 36 evrur til að beita þeim mannauði og markaðsaðstoð sem nauðsynleg er til að ná árangri í þessari stefnumótandi kynningu.

Ég er til reiðu til að ræða það á næsta fundi okkar.

Beðið er aftur.

Cordialement,

John Dupont

Verkefnastjóri

 

Þriðja dæmið: Mánaðarleg virkniskýrsla söludeildar

 

Kæri frú Durand,

Vinsamlegast finndu hér að neðan starfsemisskýrslu söludeildar okkar fyrir marsmánuð:

  • Leitarheimsóknir: Sölufulltrúar okkar höfðu samband við 25 viðskiptavini sem tilgreindir eru í viðskiptavinaskránni okkar. Búið er að ákveða 12 tíma.
  • Sendt tilboð: Við höfum sent 10 auglýsingatilboð á lykilvörum úr vörulistanum okkar, 3 þeirra hafa þegar verið breytt.
  • Viðskiptasýningar: Básinn okkar á Expopharm sýningunni laðaði að sér um 200 tengiliði. Við höfum breytt 15 þeirra í framtíðarráðningar.
  • Þjálfun: Nýi samstarfsaðilinn okkar Lena fylgdi viku af vettvangsþjálfun með Marc til að kynna sér vörur okkar og sölutilboð.
  • Markmið: Viðskiptamarkmið okkar um 20 nýja samninga yfir mánuðinn hefur náðst. Veltan sem myndast nemur 30 €.

Við höldum áfram viðleitni okkar til að þróa viðskiptavinalistann okkar, ekki hika við að senda mér tillögur þínar.

Með kveðju,

Jean Dupont sölustjóri

 

Dæmi fjögur: Ítarleg vikuleg athafnaskýrsla – Bakarí í matvörubúð

 

Chers samstarfsmenn,

Vinsamlegast finndu fyrir neðan ítarlega starfsemisskýrslu bakarísins okkar fyrir vikuna 1.-7. mars:

Framleiðsla:

  • Við framleiddum að meðaltali 350 hefðbundnar baguette á dag, samtals 2100 yfir vikuna.
  • Heildarmagnið eykst um 5% þökk sé nýja ofninum okkar, sem gerir okkur kleift að mæta vaxandi eftirspurn.
  • Fjölbreytileikinn í úrvali okkar af sérstökum brauðum (sveitabrauð, heilhveiti, morgunkorn) er að bera ávöxt. Við bökuðum 750 í vikunni.

Sala:

  • Heildarveltan er 2500€, stöðug miðað við síðustu viku.
  • Vínarbakaðar eru áfram söluhæstu okkar (680 evrur), þar á eftir koma hádegismatur (550 evrur) og hefðbundið brauð (430 evrur).
  • Sala á sunnudagsmorgni var sérstaklega mikil (velta upp á 1200 evrur) þökk sé sérstöku brunchtilboði.

Framboð:

  • Tekið á móti 50 kg af hveiti og 25 kg af smjöri. Birgðir eru fullnægjandi.
  • Er að spá í að panta egg og ger fyrir næstu viku.

Starfsfólk:

  • Julie verður í fríi í næstu viku, ég mun endurskipuleggja dagskrána.
  • Þökk sé Bastien sem útvegar yfirvinnu til sölu.

Vandamál:

  • Bilun í myntkerfi á þriðjudagsmorgun, lagfært á daginn af rafvirkjanum.

Með kveðju,

Jean Dupont framkvæmdastjóri

 

Fimmta dæmið: Brýnt vandamál - Bilun í bókhaldshugbúnaði

 

Halló allir,

Í morgun er bókhaldshugbúnaðurinn okkar með villur sem koma í veg fyrir færslu reikninga og eftirlit með fjárhag.

Þjónustuveitan okkar, sem ég hafði samband við, staðfestir að um nýlega uppfærslu sé að ræða. Þeir eru að vinna að lagfæringu.

Í millitíðinni er okkur ómögulegt að skrá viðskipti og eftirlit með reiðufé er truflað. Við eigum á hættu að lenda mjög hratt.

Til að laga vandamálið tímabundið:

  • Skrifaðu niður reikninga/kostnað á neyðar excel skjal sem ég mun sækja
  • Fyrir fyrirspurnir viðskiptavina, hringdu í mig til að staðfesta reikninga í beinni
  • Ég geri mitt besta til að halda þér upplýstum um framfarir.

Þjónustuaðili okkar er að fullu virkjaður og vonast til að leysa þetta vandamál innan 48 klukkustunda að hámarki. Ég veit að þessi bilun er slæm, takk fyrir skilninginn. Vinsamlegast láttu mig vita af brýnum vandamálum.

Cordialement,

Jean Dupont endurskoðandi