Hvernig á að skipuleggja tölvupóstskýrslur þínar á áhrifaríkan hátt

Öflug kynning, skýr þróun og grípandi niðurstaða

Uppbygging er lykillinn að árangursríkri og áhrifaríkri tölvupóstskýrslu. Áður en skrifað er, gefðu þér tíma til að skipuleggja efnið þitt í kringum þriggja hluta ramma: kynning, þróun, niðurstaða.

Byrjaðu á stuttum, hnitmiðuðum inngangi, helst tökuorð sem útlistar megintilgang skýrslunnar þinnar. Til dæmis: „Sýning á nýju vörunni okkar í síðasta mánuði sýnir misjafnar niðurstöður sem brýnt er að rannsaka“.

Haltu áfram með þróun sem er skipulögð í 2 eða 3 hlutum, með undirtitil fyrir hvern hluta. Hver hluti þróar ákveðinn þátt í skýrslunni þinni: lýsing á vandamálum sem upp komu, lausnir til úrbóta, næstu skref osfrv.

Skrifaðu stuttar og loftgóðar málsgreinar, komdu að efninu. Leggðu fram tölulegar sannanir, áþreifanleg dæmi. Beinn, óþægilegur stíll mun gera tölvupóstskýrsluna þína auðveldari að lesa.

Veðjaðu á grípandi niðurstöðu sem dregur saman lykilatriðin og opnar sjónarhorn með því að leggja til framtíðaraðgerðir eða hvetja til viðbragða frá viðtakanda þínum.

Þessi þriggja þrepa uppbygging – inngangur, meginmál, niðurstaða – er skilvirkasta sniðið fyrir faglegar og áhrifaríkar tölvupóstskýrslur. Með því að fylgja þessum bestu starfsvenjum munu skrif þín töfra lesandann frá upphafi til enda.

Notaðu lýsandi fyrirsagnir til að skipuleggja skýrsluna þína

Textar eru nauðsynlegir til að sundurgreina mismunandi hluta tölvupóstskýrslunnar þinnar sjónrænt. Þeir gera lesandanum þínum kleift að fletta auðveldlega að lykilatriðum.

Skrifaðu stuttar fyrirsagnir (minna en 60 stafir), nákvæmar og áhrifaríkar, svo sem „Ársfjórðungslegar söluniðurstöður“ eða „Tilmæli til að bæta ferla okkar“.

Breyttu lengd millifyrirsagnanna þinna til að ýta undir lestur. Þú getur notað jákvætt eða spurnarform eftir þörfum.

Skildu eftir auða línu fyrir og eftir hverja fyrirsögn til að gera þær áberandi í tölvupóstinum þínum. Notaðu feitletrað eða skáletrað snið til að greina þau sjónrænt frá megintexta.

Gakktu úr skugga um að fyrirsagnir þínar endurspegli nákvæmlega innihaldið sem fjallað er um í hverjum hluta. Lesandinn þinn ætti að geta fengið hugmynd um efnið með því að lesa millititilinn.

Með því að skipuleggja tölvupóstskýrsluna þína með snyrtilegum fyrirsögnum verða skilaboðin þín skýrari og skilvirkari. Lesandinn þinn mun geta farið beint að þeim atriðum sem vekja áhuga hans án þess að sóa tíma.

Ljúktu með grípandi samantekt

Niðurstöðu þinni er ætlað að taka saman lykilatriðin og hvetja lesandann til að grípa til aðgerða eftir skýrsluna þína.

Dragðu stuttlega saman í 2-3 setningum mikilvægu atriðin og ályktanir í meginmáli tölvupóstsins. Leggðu áherslu á upplýsingarnar sem þú vilt að lesandinn muni fyrst.

Þú getur notað ákveðin lykilorð eða orðasambönd úr millifyrirsögnum þínum til að minna á uppbygginguna. Til dæmis: "Eins og getið er um í kaflanum um ársfjórðungsuppgjör lendir nýja vöruúrvalið okkar í erfiðleikum sem þarf að leysa fljótt".

Enda með opnun á því sem er næst: beiðni um staðfestingu, boðun til fundar, eftirfylgni eftir svari... Niðurstaða þín ætti að örva lesandann til að bregðast við.

Ákveðinn stíll og innihaldsríkar setningar eins og „Nú verðum við...“ gefa tilfinningu fyrir skuldbindingu. Niðurstaða þín er stefnumótandi til að gefa skýrslu þinni yfirsýn.

Með því að sjá um inngang þinn og niðurstöðu, og með því að skipuleggja þróun þína með öflugum millititlum, tryggir þú faglega og skilvirka skýrslu í tölvupósti, sem mun vita hvernig á að fanga athygli lesenda þinna frá upphafi til enda.

Hér er skáldað dæmi um tölvupóstskýrslu byggða á ritstjórnarráðunum sem fjallað er um í greininni:

[/ kassi]