Tölvupóstur er ákjósanlegt samskiptatæki fyrir flest okkar. Tölvupóstur er stórkostlegur vegna þess að þú þarft ekki að vera til staðar á sama tíma og viðmælandi þinn til að eiga samskipti. Þetta gerir okkur kleift að halda áfram í áframhaldandi málum þegar samstarfsmenn okkar eru ekki tiltækir eða hinum megin á hnettinum.

Hins vegar erum við flest að drukkna í endalausum lista af tölvupóstum. Samkvæmt skýrslu sem birt var árið 2016 fær og sendir meðalnotandi meira en 100 tölvupósta á dag.

Að auki eru tölvupósti of auðveldlega misskilið. Í nýlegri Sendmail rannsókn kom í ljós að 64% af fólki sendi eða fékk tölvupóst sem olli reiði eða óviljandi ruglingi.

Vegna þess hversu mikið tölvupóstur er sendur og móttekinn og vegna þess að tölvupóstur er oft túlkaður er mikilvægt að skrifa þau á skýran og nákvæman hátt.

Hvernig á að skrifa faglega tölvupóst á réttan hátt

Að skrifa stutta og markvissa tölvupósta mun draga úr þeim tíma sem fer í að stjórna tölvupósti og gera þig afkastameiri. Með því að hafa tölvupóstinn þinn stuttan muntu líklega eyða minni tíma í tölvupóst og meiri tíma í önnur verkefni. Sem sagt, það er greinilega kunnátta að skrifa. Eins og öll kunnátta þarftu að gera það vinna að þróun þess.

Í upphafi getur það tekið þig jafn langan tíma að skrifa stutta tölvupósta og að skrifa langan tölvupóst. Hins vegar, jafnvel þótt þetta sé raunin, munt þú hjálpa samstarfsfólki þínu, viðskiptavinum eða starfsmönnum að vera afkastameiri, vegna þess að þú bætir minna ringulreið í pósthólfið þeirra, sem mun hjálpa þeim að svara þér hraðar.

Með því að skrifa skýrt muntu vera þekktur sem einhver sem veit hvað hann vill og kemur hlutunum í verk. Hvort tveggja er gott fyrir starfsmöguleika þína.

Svo hvað tekur það til að skrifa skýr, nákvæm og fagleg tölvupóst?

Þekkja markmið þitt

Hreinsa tölvupósti hefur alltaf skýra tilgang.

Í hvert skipti sem þú sest niður til að skrifa tölvupóst skaltu taka nokkrar sekúndur til að spyrja sjálfan þig: „Af hverju er ég að senda þetta? Hvers vænti ég af viðtakanda?

Ef þú getur ekki svarað þessum spurningum ættir þú ekki að senda tölvupóst. Ritun tölvupósts án þess að vita hvað þú þarft er að sóa tíma þínum og því sem viðtakandinn þinn hefur. Ef þú veist ekki nákvæmlega hvað þú vilt, verður það erfitt fyrir þig að tjá þig skýrt og hnitmiðað.

Notaðu "einn hlut í einu" reglu

Tölvupóstur kemur ekki í staðinn fyrir fundi. Með viðskiptafundum, því fleiri dagskrárliðir sem þú vinnur að, því afkastameiri er fundurinn.

Með tölvupósti er hið gagnstæða satt. Því minna sem þú færð mismunandi efni í tölvupósti þínum, því fleiri hlutir verða skiljanlegar fyrir spjallþráð þinn.

Þess vegna er gott að iðka regluna „eitt í einu“. Gakktu úr skugga um að hver tölvupóstur sem þú sendir snýst um eitt. Ef þú þarft að hafa samskipti um annað verkefni skaltu skrifa annan tölvupóst.

Það er líka gott að spyrja sjálfan þig, "Er þetta tölvupóstur virkilega nauðsynlegt?" Aftur vitna aðeins algerlega nauðsynleg tölvupóst til að virða viðkomandi sem þú sendir tölvupóst á.

Æfðu samkennd

Samkennd er hæfileikinn til að sjá heiminn með augum annarra. Þegar þú gerir þetta skilurðu hugsanir þeirra og tilfinningar.

Þegar þú skrifar tölvupóst skaltu hugsa um orð þín frá sjónarhóli lesandans. Með öllu sem þú skrifar, spyrðu sjálfan þig:

  • Hvernig gat ég túlkað þessa setningu ef ég fékk það?
  • Er það með óljósum skilmálum að tilgreina?

Þetta er einföld en samt áhrifarík aðlögun að því hvernig þú ættir að skrifa. Að hugsa um fólkið sem mun lesa þig mun breyta því hvernig það bregst þér.

Hér er empathic leið til að líta á heiminn til að hjálpa þér að byrja. Flestir:

  • Eru uppteknir. Þeir hafa ekki tíma til að giska á hvað þú vilt og þeir vilja geta lesið tölvupóstinn þinn og svarað honum fljótt.
  • Njóttu hrós. Ef þú getur sagt eitthvað jákvætt um þá eða vinnu sína, gerðu það. Orð þín verða ekki sóa.
  • Eins gott að þakka. Ef viðtakandinn hjálpaði þér á einhvern hátt, mundu að þakka honum. Þú ættir að gera þetta jafnvel þegar það er hlutverk þeirra að hjálpa þér.

Skammstafanir kynningar

Þegar þú sendir einhvern tölvupóst fyrst þarftu að segja viðtakandanum hver þú ert. Þú getur venjulega gert það í einni setningu. Til dæmis: „Það var gaman að hitta þig á [Event X]. »

Ein leið til að stytta kynningar er að skrifa þær eins og þú værir að hittast augliti til auglitis. Þú myndir ekki vilja lenda í fimm mínútna einræðu þegar þú hittir einhvern í eigin persónu. Svo ekki gera það í tölvupósti.

Þú veist ekki hvort kynning er nauðsynleg. Kannski hefur þú þegar samband við viðtakandann, en þú veist ekki hvort hún muni muna þig. Þú getur skilið persónuskilríki þína í rafrænu undirskrift þinni.

Þannig er komið í veg fyrir misskilning. Að kynna þig aftur fyrir einhverjum sem þekkir þig þegar kemur að því að vera dónalegur. Ef hún er ekki viss hvort hún þekki þig geturðu bara látið hana athuga undirskriftina þína.

Takmarkaðu þig við fimm setningar

Í öllum tölvupósti sem þú skrifar þarftu að nota nóg setningar til að segja hvað þú þarft, ekki meira. Gagnlegt starf er að takmarka þig við fimm setningar.

Minna en fimm setningar eru oft grimmir og dónalegar, meira en fimm setningar eyða tíma.

Það verður stundum þegar það verður ómögulegt að halda tölvupósti sem inniheldur fimm setningar. En í flestum tilfellum eru fimm setningar nóg.

Samþykkja aga fimm setningar og þú munt finna sjálfan þig að skrifa tölvupóst hraðar. Þú munt einnig fá fleiri svör.

Notaðu stutt orð

Árið 1946 ráðlagði George Orwell rithöfundum að nota aldrei langt orð þar sem stutt mun duga.

Þetta ráð er enn meira viðeigandi í dag, sérstaklega þegar þú skrifar tölvupóst.

Stutt orð sýna virðingu fyrir lesandanum þínum. Með því að nota stutt orð gerðuðu skilaboðin þín auðvelt að skilja.

Hið sama gildir um stuttar setningar og málsgreinar. Forðastu að skrifa stórar blokkir af texta ef þú vilt að skilaboðin þín séu skýr og auðvelt að skilja.

Notaðu virkan rödd

Virka röddin er auðveldari að lesa. Það hvetur líka til aðgerða og ábyrgðar. Reyndar, í virku röddinni, einblína setningarnar á manneskjuna sem starfar. Í óvirku röddinni eru setningarnar beint að hlutnum sem maður bregst við. Í óvirkri rödd getur það hljómað eins og hlutirnir séu að gerast af sjálfu sér. Virkilega gerast hlutirnir aðeins þegar fólk bregst við.

Haltu þig við staðlaða uppbyggingu

Hver er lykillinn að því að halda tölvupósti þínum stutt? Notaðu stöðluðu uppbyggingu. Þetta er sniðmát sem þú getur fylgst með fyrir hvert netfang sem þú skrifar.

Auk þess að halda tölvupósti þínum stutt, fylgir staðlað uppbygging hjálpar þér einnig að skrifa fljótt.

Með tímanum verður þú að þróa uppbyggingu sem mun virka fyrir þig. Hér er einföld uppbygging til að byrja með:

  • Kveðjan
  • A hrós
  • Ástæðan fyrir tölvupóstinum þínum
  • Ákall til aðgerða
  • Lokaskilaboð (lokun)
  • Undirskrift

Skulum líta á hvert þeirra í dýpt.

  • Þetta er fyrsta línan í tölvupóstinum. „Halló, [Fornafn]“ er dæmigerð kveðja.

 

  • Þegar þú ert að senda einhverjum tölvupóst í fyrsta skipti er hrós frábær byrjun. Vel skrifað hrós getur einnig þjónað sem inngangur. Til dæmis :

 

„Ég hafði gaman af kynningu þinni um [efni] á [dagsetningu]. »

„Mér fannst bloggið þitt um [efni] mjög gagnlegt. »

„Það var ánægjulegt að hitta þig á [viðburði]. »

 

  • Ástæðan fyrir tölvupóstinum þínum. Í þessum hluta segirðu: "Ég ætla að senda tölvupóst til að spyrja um..." eða "ég var að spá í hvort þú gætir hjálpað með..." Stundum þarftu tvær setningar til að útskýra ástæður þínar fyrir því að skrifa.

 

  • Ákall til aðgerða. Þegar þú hefur útskýrt ástæðuna fyrir tölvupóstinum þínum skaltu ekki gera ráð fyrir að viðtakandinn muni vita hvað á að gera. Veita sérstakar leiðbeiningar. Til dæmis:

"Gætirðu sent mér þessar skrár fyrir fimmtudaginn?" »

"Gætirðu skrifað þetta á næstu tveimur vikum?" „

„Vinsamlegast skrifaðu Yann um það og láttu mig vita þegar þú hefur gert það. »

Með því að skipuleggja beiðni þína í formi spurningar er viðtakandanum boðið að svara. Einnig er hægt að nota: „láta mig vita þegar þú gerðir þetta“ eða „láta mig vita ef þetta er í lagi fyrir þig.“ „

 

  • lokun. Áður en þú sendir tölvupóstinn þinn, vertu viss um að láta lokaskilaboð fylgja með. Þetta þjónar þeim tvíþætta tilgangi að ítreka ákall þitt til aðgerða og láta viðtakanda líða vel.

 

Dæmi um góða lokunarlínur:

„Takk fyrir alla hjálpina þína við þetta. „

„Ég get ekki beðið eftir að heyra hvað þér finnst. »

„Láttu mig vita ef þú hefur einhverjar spurningar. „

  • Til að ljúka að hugsa um að bæta undirskriftina á undan með skilaboðum af kveðjum.

Það gæti verið "þitt virkilega", "Með kveðju", "Góða daginn" eða "Þakka þér".