Prentvæn, PDF og tölvupóstur

 

L 'Tölvupóst eða er ákjósanlegt samskiptatæki fyrir flest okkar. Tölvupóstur er frábær vegna þess að við þurfum ekki að vera til staðar á sama tíma og viðmælandi okkar til að eiga samskipti. Þetta gerir okkur kleift að halda áfram í málefnum líðandi stundar þegar samstarfsmenn okkar eru ekki til staðar eða hinum megin á hnettinum.

Samt sem áður drukkna við flest í endalausum tölvupóstlista. Samkvæmt skýrslu sem gefin var út árið 2016 fær meðalnotandi fyrirtækis og sendir meira en 100 tölvupóst á dag.

Að auki eru tölvupósti of auðveldlega misskilið. Í nýlegri Sendmail rannsókn kom í ljós að 64% af fólki sendi eða fékk tölvupóst sem olli reiði eða óviljandi ruglingi.

Vegna þess hversu mikið tölvupóstur er sendur og móttekinn og vegna þess að tölvupóstur er oft túlkaður er mikilvægt að skrifa þau á skýran og nákvæman hátt.

Hvernig á að skrifa faglega tölvupóst á réttan hátt

Að skrifa stutt, nákvæmar tölvupóstar mun draga úr þeim tíma sem þú hefur í tölvupósti stjórnun og gera þér meira afkastamikill. Ef þú geymir tölvupóstinn þinn stutt þýðir þú að þú munt sennilega eyða minni tíma í tölvupósti og meiri tíma í öðrum verkefnum. Það sem sagt er að skrifa greinilega er kunnátta. Eins og alla hæfileika þarftu að vinna að þróun þess.

Upphaflega gætirðu þurft eins mikinn tíma til að skrifa stutt tölvupóst og skrifa langan tölvupóst. Þó, jafnvel þótt þetta sé raunin, munuð þið hjálpa samstarfsmönnum þínum, viðskiptavinum eða starfsmönnum til að vera meira afkastamikill vegna þess að þú munt bæta við minna plássi í pósthólfinu, sem mun hjálpa þeim að bregðast hraðar.

Með því að skrifa greinilega verður þú þekktur sem einhver sem veit hvað hann vill og gerir það að gerast. Báðir eru góðir fyrir framtíðarhorfur þínar.

Svo hvað tekur það til að skrifa skýr, nákvæm og fagleg tölvupóst?

Þekkja markmið þitt

Hreinsa tölvupósti hefur alltaf skýra tilgang.

Í hvert skipti sem þú setur þig niður til að skrifa tölvupóst skaltu taka nokkrar sekúndur til að spyrja sjálfan þig: "Afhverju sendi ég þetta? Hvað býst ég við af viðtakanda?

Ef þú getur ekki svarað þessum spurningum ættir þú ekki að senda tölvupóst. Ritun tölvupósts án þess að vita hvað þú þarft er að sóa tíma þínum og því sem viðtakandinn þinn hefur. Ef þú veist ekki nákvæmlega hvað þú vilt, verður það erfitt fyrir þig að tjá þig skýrt og hnitmiðað.

LESA  Yfirlit um árangursríka tölvupóstskrifa

Notaðu "einn hlut í einu" reglu

Tölvupóstur er ekki gerður til að skipta um fundi. Með vinnusamkomum, því meira sem þú vinnur fyrir dagskráareiningum, því meira afkastamikill fundurinn er.

Með tölvupósti er hið gagnstæða satt. Því minna sem þú færð mismunandi efni í tölvupósti þínum, því fleiri hlutir verða skiljanlegar fyrir spjallþráð þinn.

Þess vegna er það góð hugmynd að æfa "eitt í einu" reglu. Gakktu úr skugga um að hvert email sem þú sendir er um eitt. Ef þú þarft að hafa samskipti við annað verkefni skaltu skrifa annað netfang.

Það er líka gott að spyrja sjálfan þig, "Er þetta tölvupóstur virkilega nauðsynlegt?" Aftur vitna aðeins algerlega nauðsynleg tölvupóst til að virða viðkomandi sem þú sendir tölvupóst á.

Practice of empathy

Empathy er hæfni til að sjá heiminn með augum annarra. Þegar þú gerir þetta skilur þú hugsanir þínar og tilfinningar.

Þegar þú skrifar tölvupóst skaltu hugsa um orð þín frá sjónarhóli lesandans. Með öllu sem þú skrifar, spyrðu sjálfan þig:

  • Hvernig gat ég túlkað þessa setningu ef ég fékk það?
  • Er það með óljósum skilmálum að tilgreina?

Þetta er einföld en samt áhrifarík aðlögun að því hvernig þú ættir að skrifa. Að hugsa um fólkið sem mun lesa þig mun breyta því hvernig það bregst þér.

Hér er empathic leið til að líta á heiminn til að hjálpa þér að byrja. Flestir:

  • Er upptekinn. Þeir hafa ekki tíma til að giska á það sem þú vilt, og þeir vilja lesa tölvupóstinn þinn og bregðast hratt við.
  • Njóttu hrós. Ef þú getur sagt eitthvað jákvætt um þá eða vinnu sína, gerðu það. Orð þín verða ekki sóa.
  • Eins og þakka þér. Ef viðtakandinn hefur hjálpað þér á nokkurn hátt, mundu að þakka honum. Þú ættir að gera það jafnvel þegar það er starf þeirra til að hjálpa þér.

Skammstafanir kynningar

Þegar þú sendir tölvupóst til einhvers í fyrsta skipti þarftu að segja viðtakandanum hver þú ert. Þú getur venjulega gert þetta í einni setningu. Til dæmis: „Það var ánægjulegt að hitta þig á [Event X]. „

LESA  Bréfasniðmát: óskaðu eftir greiðslu fyrir ónotað greitt orlof þitt

Ein leið til að stytta kynningarnar er að skrifa þau eins og þú hittir augliti til auglitis. Þú vilt ekki fara í fimm mínútna einliða þegar þú hittir einhvern í eigin persónu. Svo skaltu ekki gera það í tölvupósti.

Þú veist ekki hvort kynning er nauðsynleg. Kannski hefur þú þegar samband við viðtakandann, en þú veist ekki hvort hún muni muna þig. Þú getur skilið persónuskilríki þína í rafrænu undirskrift þinni.

Þetta forðast misskilning. Þú kynnir aftur fyrir einhvern sem þegar veit að þú ert dónalegur. Ef hún veit ekki hvort hún þekkir þig geturðu bara látið hana athuga undirskriftina þína.

Takmarkaðu þig við fimm setningar

Í öllum tölvupósti sem þú skrifar þarftu að nota nóg setningar til að segja hvað þú þarft, ekki meira. Gagnlegt starf er að takmarka þig við fimm setningar.

Minna en fimm setningar eru oft grimmir og dónalegar, meira en fimm setningar eyða tíma.

Það verður stundum þegar það verður ómögulegt að halda tölvupósti sem inniheldur fimm setningar. En í flestum tilfellum eru fimm setningar nóg.

Samþykkja aga fimm setningar og þú munt finna sjálfan þig að skrifa tölvupóst hraðar. Þú munt einnig fá fleiri svör.

Notaðu stutt orð

Í 1946, George Orwell ráðlagt rithöfundum að aldrei nota langan orð þar sem stutt mun gera.

Þetta ráð er jafnvel meira viðeigandi í dag, sérstaklega þegar þú skrifar tölvupóst.

Stutt orð sýna virðingu fyrir lesandanum þínum. Með því að nota stutt orð gerðuðu skilaboðin þín auðvelt að skilja.

Hið sama gildir um stuttar setningar og málsgreinar. Forðastu að skrifa stórar blokkir af texta ef þú vilt að skilaboðin þín séu skýr og auðvelt að skilja.

Notaðu virkan rödd

Virkur rödd er auðveldara að lesa. Það hvetur einnig til aðgerða og ábyrgð. Reyndar, í virku röddinni, beinast setningarin með þeim sem virka. Í óbeinum röddinni leggur setningin áherslu á hlutinn sem maðurinn starfar á. Í aðgerðalausri rödd kann að virðast að hlutirnir gerist einir. Á virkan hátt verða hlutirnir aðeins þegar fólk bregst við.

Haltu stöðluðu uppbyggingu

Hver er lykillinn að því að halda tölvupósti þínum stutt? Notaðu stöðluðu uppbyggingu. Þetta er sniðmát sem þú getur fylgst með fyrir hvert netfang sem þú skrifar.

LESA  Fundur samantekt tölvupóst sniðmát

Auk þess að halda tölvupósti þínum stutt, fylgir staðlað uppbygging hjálpar þér einnig að skrifa fljótt.

Með tímanum verður þú að þróa uppbyggingu sem mun virka fyrir þig. Hér er einföld uppbygging til að byrja með:

  • Kveðjan
  • A hrós
  • Ástæðan fyrir tölvupóstinum þínum
  • A kall til aðgerða
  • Lokaskilaboð (lokun)
  • Undirskrift

Skulum líta á hvert þeirra í dýpt.

  • Þetta er fyrsta línan í tölvupósti. "Halló, [Fornafn]" er dæmigerð kveðja.

 

  • Þegar þú sendir einhverjum tölvupóst í fyrsta skipti er hrós góð byrjun. Vel skrifuð hrós getur einnig þjónað sem kynning. Til dæmis:

 

„Ég naut kynningar þinnar um [umræðu] þann [dagsetningu]. „

„Mér fannst bloggið þitt um [umræðu] virkilega gagnlegt. „

„Það var ánægjulegt að hitta þig á [viðburðinum]. „

 

  • Ástæðan fyrir tölvupóstinum þínum. Í þeim kafla segir þú: „Ég sendi tölvupóst til að spyrja um ...“ eða „Ég var að spá í hvort þú gætir hjálpað til við ...“ Stundum þarftu tvær setningar til að útskýra ástæður þínar fyrir skrifum.

 

  • A kall til aðgerða. Þegar þú hefur útskýrt ástæðuna fyrir tölvupóstinum þínum skaltu ekki gera ráð fyrir að viðtakandinn muni vita hvað á að gera. Veita sérstakar leiðbeiningar. Til dæmis:

"Gætirðu sent mér þessar skrár fyrir fimmtudaginn?" „

"Gætirðu skrifað þetta á næstu tveimur vikum?" „

"Vinsamlegast skrifaðu Yann um það og láttu mig vita þegar þú hefur gert það." „

Með því að skipuleggja beiðni þína í formi spurningar er viðtakandanum boðið að svara. Einnig er hægt að nota: „láta mig vita þegar þú gerðir þetta“ eða „láta mig vita ef þetta er í lagi fyrir þig.“ „

 

  • lokun. Áður en þú sendir tölvupóstinn þinn skaltu vera viss um að innihalda lokunarskilaboð. Þetta hefur tvískiptur tilgangur að endurreisa símtalið þitt og gera viðtakandann vel.

 

Dæmi um góða lokunarlínur:

„Takk fyrir alla hjálpina þína við þetta. „

„Ég get ekki beðið eftir að heyra hvað þér finnst. „

„Láttu mig vita ef þú hefur einhverjar spurningar. „

  • Til að ljúka að hugsa um að bæta undirskriftina á undan með skilaboðum af kveðjum.

Það gæti verið "þitt virkilega", "Með kveðju", "Góða daginn" eða "Þakka þér".