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L'e-mail è lo strumento di comunicazione preferito per la maggior parte di noi. La posta elettronica è favolosa perché non devi essere disponibile contemporaneamente al tuo interlocutore per comunicare. Questo ci consente di andare avanti su questioni in corso quando i nostri colleghi non sono disponibili o dall'altra parte del mondo.

Tuttavia, la maggior parte di noi sta annegando in un elenco infinito di e-mail. Secondo un rapporto pubblicato nel 2016, l'utente aziendale medio riceve e invia più di 100 e-mail al giorno.

Inoltre, le e-mail sono troppo facilmente fraintese. Un recente studio di Sendmail ha rilevato che la percentuale di 64 di persone ha inviato o ricevuto un'email che ha causato rabbia o confusione involontaria.

A causa del volume di e-mail che inviamo e riceviamo, e poiché le e-mail sono spesso male interpretate, è importante scriverle in modo chiaro e conciso.

Come scrivere correttamente una e-mail professionale

Scrivere e-mail brevi e mirate ridurrà il tempo dedicato alla gestione delle e-mail e ti renderà più produttivo. Mantenendo brevi le tue e-mail, probabilmente trascorrerai meno tempo in e-mail e più tempo in altre attività. Detto questo, scrivere chiaramente è un'abilità. Come tutte le abilità, dovrai farlo lavorare sul suo sviluppo.

All'inizio, potresti impiegare tanto tempo per scrivere e-mail brevi quanto per scrivere e-mail lunghe. Tuttavia, anche in questo caso, aiuterai i tuoi colleghi, clienti o dipendenti a essere più produttivi, perché aggiungerai meno disordine alla loro casella di posta, il che li aiuterà a risponderti più rapidamente.

Scrivendo in modo chiaro, sarai conosciuto come qualcuno che sa cosa vuole e fa le cose. Entrambi sono buoni per le tue prospettive di carriera.

Quindi, cosa serve per scrivere e-mail chiare, concise e professionali?

Identifica il tuo obiettivo

Le e-mail chiare hanno sempre uno scopo chiaro.

Ogni volta che ti siedi per scrivere un'e-mail, prenditi qualche secondo per chiederti: "Perché sto inviando questo? Cosa mi aspetto dal destinatario?

Se non puoi rispondere a queste domande, non dovresti inviare email. Scrivere e-mail senza sapere quello che ti serve è sprecare il tuo tempo e quello del tuo destinatario. Se non sai esattamente cosa vuoi, sarà difficile per te esprimerti in modo chiaro e conciso.

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Utilizza la regola "Una cosa alla volta"

Le e-mail non sostituiscono le riunioni. Con le riunioni di lavoro, più argomenti dell'agenda su cui lavori, più produttivo è il meeting.

Con le e-mail, è vero il contrario. Meno includi diversi argomenti nelle tue e-mail, più le cose saranno comprensibili al tuo interlocutore.

Ecco perché è una buona idea praticare la regola "una cosa alla volta". Assicurati che ogni email che invii riguardi una cosa. Se hai bisogno di comunicare su un altro progetto, scrivi un'altra email.

È anche un buon momento per chiedersi: "Questa email è davvero necessaria?" Ancora una volta, solo le e-mail assolutamente necessarie testimoniano il rispetto della persona a cui si inviano e-mail.

Pratica dell'empatia

L'empatia è la capacità di vedere il mondo attraverso gli occhi degli altri. Quando lo fai, capisci i loro pensieri e sentimenti.

Quando scrivi e-mail, pensa alle tue parole dal punto di vista del lettore. Con tutto ciò che scrivi, chiediti:

  • Come potrei interpretare questa frase se l'ho ricevuta?
  • Include termini ambigui da specificare?

Questo è un aggiustamento semplice ma efficace al modo in cui dovresti scrivere. Pensare alle persone che ti leggeranno trasformerà il modo in cui ti rispondono.

Ecco un modo empatico di guardare il mondo per aiutarti a iniziare. La maggior parte delle persone:

  • Sono impegnati. Non hanno il tempo di indovinare cosa vuoi e vorrebbero essere in grado di leggere la tua e-mail e rispondere rapidamente.
  • Goditi un complimento Se puoi dire qualcosa di positivo su di loro o sul loro lavoro, fallo. Le tue parole non saranno sprecate.
  • Mi piace essere ringraziato. Se il destinatario ti ha aiutato in qualche modo, ricordati di ringraziarlo. Dovresti farlo anche quando è il loro lavoro ad aiutarti.

Presentazioni abbreviate

Quando invii un'e-mail a qualcuno per la prima volta, devi dire al destinatario chi sei. Di solito puoi farlo in una frase. Ad esempio: “È stato un piacere incontrarti all'[Event X]. »

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Un modo per abbreviare le presentazioni è scriverle come se ci si incontrasse faccia a faccia. Non vorresti entrare in un monologo di cinque minuti quando incontri qualcuno di persona. Quindi non farlo tramite e-mail.

Non sai se è necessaria un'introduzione. Forse hai già contattato il destinatario, ma non sai se si ricorderà di te. Puoi lasciare le tue credenziali nella tua firma elettronica.

Questo evita malintesi. Reintrodurre te stesso a qualcuno che già ti conosce sembra scortese. Se non è sicura di conoscerti, puoi farle controllare la tua firma.

Limiti te stesso a cinque frasi

In ogni email che scrivi, devi usare abbastanza frasi per dire quello che ti serve, non di più. Una pratica utile è limitarsi a cinque frasi.

Meno di cinque frasi sono spesso brutali e maleducate, più di cinque frasi perdono tempo.

Ci saranno momenti in cui sarà impossibile tenere una mail contenente cinque frasi. Ma nella maggior parte dei casi, bastano cinque frasi.

Adotta la disciplina delle cinque frasi e ti ritroverai a scrivere e-mail più velocemente. Riceverai anche più risposte.

Usa parole brevi

Nel 1946, George Orwell consigliò agli scrittori di non usare mai una parola lunga dove va bene una breve.

Questo consiglio è ancora più rilevante oggi, soprattutto quando si scrivono e-mail.

Le parole brevi mostrano rispetto per il tuo lettore. Usando parole brevi, hai reso il tuo messaggio facile da capire.

Lo stesso vale per frasi e paragrafi brevi. Evita di scrivere grandi blocchi di testo se vuoi che il tuo messaggio sia chiaro e facile da capire.

Usa la voce attiva

La voce attiva è più facile da leggere. Incoraggia anche l'azione e la responsabilità. Infatti, nella voce attiva, le frasi si concentrano sulla persona che agisce. Nella voce passiva, le frasi si concentrano sull'oggetto su cui si agisce. Nella voce passiva, può sembrare che le cose stiano accadendo da sole. Attivamente, le cose accadono solo quando le persone agiscono.

Attenersi a una struttura standard

Qual è la chiave per mantenere le tue e-mail brevi? Usa una struttura standard. Questo è un modello che puoi seguire per ogni email che scrivi.

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Oltre a mantenere le tue e-mail brevi, seguire una struttura standard ti aiuta anche a scrivere velocemente.

Col tempo, svilupperai una struttura che funzionerà per te. Ecco una struttura semplice per iniziare:

  • Saluto
  • Un complimento
  • Il motivo della tua email
  • Un invito all'azione
  • Un messaggio di chiusura (chiusura)
  • Firma

Diamo un'occhiata a ciascuno di questi in profondità.

  • Questa è la prima riga dell'e-mail. "Ciao, [Nome]" è un tipico saluto.

 

  • Quando invii un'e-mail a qualcuno per la prima volta, un complimento è un ottimo inizio. Un complimento ben scritto può anche servire come introduzione. Per esempio :

 

“Mi è piaciuta la tua presentazione su [soggetto] il [data]. »

“Ho trovato il tuo blog su [argomento] davvero utile. »

“È stato un piacere incontrarti a [evento]. »

 

  • Il motivo della tua email In questa sezione, dici: "Sto per inviare un'e-mail per chiedere informazioni su..." o "Mi chiedevo se potresti aiutarmi con..." A volte avrai bisogno di due frasi per spiegare i motivi per cui scrivi.

 

  • Un invito all'azione. Una volta spiegato il motivo della tua email, non dare per scontato che il destinatario saprà cosa fare. Fornire istruzioni specifiche. Ad esempio:

"Potresti mandarmi quei file entro giovedì?" »

"Potresti scrivere questo nelle prossime due settimane?" "

“Per favore, scrivi a Yann a riguardo e fammi sapere quando l'hai fatto. »

Strutturando la tua richiesta sotto forma di domanda, il destinatario è invitato a rispondere. In alternativa, puoi anche usare: "fammi sapere quando l'hai fatto" o "fammi sapere se va bene per te". "

 

  • chiusura. Prima di inviare la tua email, assicurati di includere un messaggio di chiusura. Questo serve al duplice scopo di ribadire il tuo invito all'azione e far sentire bene il destinatario.

 

Esempi di buone linee di chiusura:

"Grazie per tutto il tuo aiuto con questo. "

“Non vedo l'ora di sentire cosa ne pensi. »

"Fatemi sapere se avete domande. "

  • Per finire di pensare di aggiungere la tua firma preceduta da un messaggio di auguri.

Potrebbe essere "Distinti saluti", "Cordiali saluti", "Buona giornata" o "Grazie".