Nella tua vita professionale, dovrai spesso scrivere un'e-mail di protesta. Questo può essere indirizzato a un collega, un partner o un fornitore. Qualunque sia la tua motivazione, devi tenere conto di alcuni requisiti per essere preso sul serio dai tuoi interlocutori. Pertanto, padroneggiare la scrittura di questo tipo di messaggio è imperativo. Ecco come ottenere l'e-mail di protesta corretta.
Concentrati sui fatti
Quando si scrive l'e-mail di protesta, è importante essere rigorosi sui fatti. In altre parole, gli elementi devono essere posti in maniera fattuale in modo che il lettore possa cogliere rapidamente il contesto.
Quindi, evita dettagli e frasi inutili e specifica invece cose essenziali come fatti e date. È infatti con questi elementi che il destinatario potrà comprendere lo scopo della tua email. Devi fornire informazioni chiare, precise e datate.
Indica il contesto e poi l'oggetto dell'email
Vai dritto al punto quando scrivi un'e-mail di protesta. Non hai bisogno di parole come "ti scrivo questa email" perché queste sono cose ovvie che non hanno bisogno di essere enfatizzate.
Dopo aver esposto chiaramente i fatti che hanno dato origine alla tua denuncia e senza dimenticare la data. Può essere una riunione, un seminario, uno scambio di email, un report, un acquisto di materiali, una ricevuta di fattura, ecc.
Continua, dichiarando le tue aspettative nel modo più esplicito possibile.
L'idea è che il destinatario possa capire rapidamente lo scopo della tua email e cosa vuoi da essa.
Concentrati sulla sobrietà nel tuo discorso
Scrivere un'e-mail di protesta richiede uno stile sobrio e conciso. In effetti, poiché questa è una situazione speciale, devi concentrarti sui fatti e sulle tue aspettative. Per fare ciò, usa frasi brevi che riassumono l'essenza della tua sfida e che sono scritte in un linguaggio quotidiano ed educato.
Inoltre, assicurati di usare una frase educata che sia appropriata per l'occasione. "Cordiali saluti" e "Cordiali saluti" dovrebbero essere evitati in questo tipo di scambio.
Rimani professionale
Assicurati di essere professionale quando scrivi un'e-mail di protesta, anche se sei estremamente infelice. Devi fare del tuo meglio per contenerti perché le emozioni non appartengono davvero alla scrittura professionale.
Quindi, evita di usare parole che potrebbero ostentare i tuoi sentimenti in un modo o nell'altro. È importante che la tua email rimanga reale.
Allega prove
Infine, per avere successo in un'e-mail di protesta, è essenziale allegare prove alle tue argomentazioni. Devi infatti dimostrare al destinatario che hai ragione a contestare. Quindi allega qualsiasi documento che puoi utilizzare come prova e indicalo nell'e-mail.
