הדפסה, PDF & דוא"ל

דוא"ל כבר מזמן כלי חיוני לתקשורת עסקית, אבל סקר שנערך על ידי Sendmail. חשף שזה גרם למתח, בלבול או השלכות שליליות אחרות עבור 64% מאנשי המקצוע.

אז, איך אתה יכול למנוע את זה עם מיילים שלך? ואיך אתה יכול לכתוב מיילים שנותנים את התוצאות הרצויות? במאמר זה, אנו בודקים את האסטרטגיות שבהן תוכל להשתמש כדי לוודא שהשימוש שלך בדוא"ל הוא ברור, יעיל ומוצלח.

עובד ממוצע במשרד מקבל על הודעות דוא"ל של 80 ביום. עם נפח זה של דואר, הודעות בודדות יכול בקלות להישכח. בצע את הכללים פשוטים, כך הודעות הדוא"ל שלך הם הבחינו בשימוש.

  1. אל תקשר יותר מדי בדוא"ל.
  2. לעשות שימוש טוב של אובייקטים.
  3. בצע מסרים ברורים וקצרים.
  4. להיות מנומס.
  5. בדוק את הטון שלך.
  6. וקראתי.

אל תקשר יותר מדי בדוא"ל

אחד המקורות הגדולים ביותר ללחץ בעבודה הוא הכמות העצומה של מיילים שאנשים מקבלים. אז לפני שתתחיל לכתוב מייל, שאל את עצמך: "האם זה באמת נחוץ?"

בהקשר זה, עליך להשתמש בטלפון או בהודעות מיידיות כדי להתמודד עם שאלות שעשויות להיות נושא לדיונים חוזרים. השתמש בכלי תכנון תקשורת וזיהוי הערוצים הטובים ביותר עבור סוגים שונים של מסרים.

במידת האפשר, לתת את החדשות הרעות באופן אישי. זה עוזר לך לתקשר עם אמפתיה, חמלה והבנה לגאול את עצמך אם ההודעה שלך נלקחה בטעות.

לעשות שימוש טוב של אובייקטים

כותרת בעיתון עושה שני דברים: היא מושכת את תשומת לבך ומסכמת את הכתבה כך שתוכל להחליט אם לקרוא אותה או לא. שורת הנושא של הדוא"ל שלך אמורה לעשות את אותו הדבר.

חפץ חלל ריק סביר יותר להתעלם או לדחות כ"ספאם". אז השתמש תמיד בכמה מילים שנבחרו היטב כדי לספר לנמען על מה הדוא"ל.

ייתכן שתרצה לכלול את התאריך בשורת הנושא אם ההודעה שלך היא חלק מסדרת דוא"ל רגילה, כגון דוח פרויקט שבועי. להודעה הדורשת תגובה, ניתן לכלול גם קריאה לפעולה, כגון "נא עד ה-7 בנובמבר".

READ  הכינו תוכנית כתיבה טובה בעבודה

שורת נושא כתובה היטב, כמו זו למטה, מספקת את המידע החשוב ביותר מבלי שהנמען יצטרך אפילו לפתוח את המייל. זה משמש כהנחיה שמזכירה לנמענים את הפגישה שלך בכל פעם שהם בודקים את תיבת הדואר הנכנס שלהם.

 

דוגמא גרועה דוגמא טובה
 
נושא: מפגש נושא: פגישה בתהליך GATEWAY - 09h 25 בפברואר 2018

 

שמור על הודעות ברורות וקצרות

אימיילים, כמו מכתבים עסקיים מסורתיים, חייבים להיות ברורים ותמציתיים. שמור על משפטים קצרים ומדויקים. גוף האימייל חייב להיות ישיר ואינפורמטיבי, והוא מכיל את כל המידע הרלוונטי.

שלא כמו מכתבים מסורתיים, שליחת מיילים מרובים אינה עולה יותר משליחת אחד. אז אם אתה צריך לתקשר עם מישהו על מספר נושאים שונים, שקול לכתוב מייל נפרד לכל אחד מהם. זה מבהיר את ההודעה ומאפשר לכתב שלך להגיב לנושא אחד בכל פעם.

 

דוגמה רעה דוגמה טובה
נושא: שינויים בדוח המכירות

 

היי מישלן,

 

תודה ששלחת דוח זה בשבוע שעבר. קראתי אותו אתמול ומרגישה שפרק 2 דורש מידע ספציפי יותר על נתוני המכירות שלנו. אני גם חושב שהטון יכול להיות רשמי יותר.

 

בנוסף, רציתי להודיע ​​לכם שקבעתי פגישה עם מחלקת יחסי הציבור על קמפיין הפרסום החדש ביום שישי הקרוב. היא ב-11:00 בבוקר ותהיה בחדר הישיבות הקטן.

 

אנא עדכן אותי אם אתה פנוי.

 

תודה,

 

קמיל

נושא: שינויים בדוח המכירות

 

היי מישלן,

 

תודה ששלחת דוח זה בשבוע שעבר. קראתי אותו אתמול ומרגישה שפרק 2 דורש מידע ספציפי יותר על נתוני המכירות שלנו.

 

אני גם חושב שהטון יכול להיות רשמי יותר.

 

האם אתה יכול לשנות את זה עם הערות אלה בראש?

 

תודה על העבודה הקשה שלך!

 

קמיל

 

(Camille ואז שולח דוא"ל נוסף על מפגש יחסי ציבור.)

 

חשוב למצוא כאן איזון. אתה לא רוצה להפציץ מישהו באימיילים, וזה הגיוני לשלב כמה נקודות קשורות לפוסט אחד. כשזה קורה, שמור על פשטות עם פסקאות ממוספרות או תבליטים, ושקול "לחתוך" את המידע ליחידות קטנות ומאורגנות היטב כדי להקל על העיכול.

שימו לב גם שבדוגמה הטובה למעלה, קמיל פירטה מה היא רצתה שמישלין תעשה (במקרה זה, שנה את הדוח). אם אתה עוזר לאנשים לדעת מה אתה רוצה, סביר יותר שהם יתנו לך את זה.

להיות מנומס

אנשים חושבים לעתים קרובות כי הודעות דוא"ל יכול להיות פחות רשמי מאשר אותיות מסורתיות. אבל המסרים שאתה שולח הם השתקפות של המקצועיות שלך, ערכים ותשומת לב לפרטים חשובים, ולכן נדרשת רמה מסוימת של פורמליות.

אלא אם כן אתה ביחסים טובים עם מישהו, הימנע משפה לא רשמית, סלנג, ז'רגון וקיצורים לא הולמים. אמוטיקונים יכולים להועיל להבהרת כוונתך, אך עדיף להשתמש בהם רק עם אנשים שאתה מכיר היטב.

סגור את ההודעה שלך "בכבוד רב", "יום טוב / ערב לך" או "טוב לך", בהתאם למצב.

הנמענים עשויים לבחור להדפיס הודעות דוא"ל ולשתף אותם עם אחרים, אז היו תמיד מנומסים.

בדוק את הצליל

כאשר אנו פוגשים אנשים פנים אל פנים, אנו משתמשים שפת הגוף שלהם, גוונים קוליים, הבעות פנים כדי להעריך איך הם מרגישים. דואר אלקטרוני שולל מאיתנו מידע זה, ופירוש הדבר שאיננו יכולים לדעת מתי אנשים לא הבינו את המסרים שלנו.

בחירת המילים, אורך המשפט, הפיסוק והאותיות רישיות יכולים בקלות להתפרש בצורה שגויה ללא רמזים חזותיים ושמיעתיים. בדוגמה הראשונה למטה, לואיז עשויה לחשוב שיאן מתוסכל או כועס, אבל במציאות, הוא מרגיש טוב.

 

דוגמה רעה דוגמה טובה
לואיז,

 

אני צריך את הדו"ח שלך עד השעה 17:XNUMX היום, אחרת אפספס את המועד האחרון שלי.

 

יאן

היי לואיז,

 

תודה על העבודה הקשה שלך בדוח זה. האם תוכל לספק לי את הגירסה שלך לפני 17 שעות, כך שאני לא מתגעגע תאריך היעד שלי?

 

תודה מראש,

 

יאן

 

תחשוב על "הרגשה" של הדוא"ל שלך מבחינה רגשית. אם הכוונות או הרגשות שלך עלול להיות misunderstood, למצוא דרך מעורפלת פחות לגבש את המילים שלך.

גהה

לבסוף, לפני שתלחץ על "שלח", הקדש רגע כדי לבדוק את הדוא"ל שלך אם יש שגיאות כתיב, דקדוק וסימני פיסוק. המיילים שלך הם חלק מהתדמית המקצועית שלך כמו הבגדים שאתה לובש. לכן, לא ניתן לשלוח הודעה המכילה שגיאות בסדרה.

במהלך הגהה, שים לב לאורך הדוא"ל שלך. אנשים נוטים יותר לקרוא הודעות דוא"ל קצרות ומתמצאות מאשר הודעות אימייל ארוכות ומנותקות, לכן ודא שהודעות האימייל שלך קצרות ככל האפשר, מבלי לכלול את המידע הדרוש.

נקודות מפתח

רובנו מבלים חלק לא מבוטל מהיום שלנו לקרוא ולהלחין דוא"ל. אבל ההודעות שאנו שולחים יכולות להיות מבלבלות עבור אחרים.

כדי לכתוב הודעות דוא"ל יעילות, שאל את עצמך תחילה אם אתה באמת צריך להשתמש בערוץ זה. לפעמים זה יכול להיות טוב יותר לקחת את הטלפון.

הפוך את הדוא"ל שלך תמציתית ומדויקת. שלח אותם רק לאנשים שבאמת צריך לראות אותם וברור לציין מה אתה רוצה הנמען לעשות הבא.

זכור שהמיילים שלך הם שיקוף של המקצועיות שלך, הערכים שלך ותשומת הלב שלך לפרטים. נסה לדמיין כיצד אחרים עשויים לפרש את הטון של ההודעה שלך. היה מנומס ותמיד בדוק שוב את מה שכתבת לפני שתלחץ על "שלח".