導入部分から読者を引きつける
導入は、読者の注意を引き、レポートの残りの部分を読むよう促すために重要です。 メールで.
文脈を設定したり、主な目的を強調したりする強力な文で始めます。たとえば、「新製品ラインの発売に失敗したため、原因を分析して迅速に行動することが不可欠です。」などです。
この短い紹介文は、現在の状況、主要な問題、展望などの 2 ～ 3 つの重要な文で構成してください。
直接的なスタイルと強い言葉に賭けてください。 重要な情報は文頭に配置します。
自分の主張を裏付ける数字を含めることができます。
対象を絞った数行の紹介文で、読者が続きを読んでさらに詳しく知りたくなるようにする必要があります。 最初の数秒から、あなたの言葉は理解されるはずです。
よく練られた導入部により、電子メール レポートは注目を集め、分析の核心に迫る読者の動機になります。
関連するビジュアルを使用してレポートを強化します
電子メール レポートにおいて、ビジュアルは紛れもなく人目を引く力を持っています。 メッセージは強力な方法で強化されます。
提示する関連データがある場合は、グラフ、表、図、写真を遠慮なく統合してください。 売上の分布を示す単純な円グラフは、長い段落よりも大きな影響力を持ちます。
ただし、すぐに理解できる明確なビジュアルを選択するように注意してください。 グラフィックスの過負荷を避けてください。 必ず出典を引用し、必要に応じて説明のキャプションを追加します。
また、ディスプレイをチェックして、ビジュアルがモバイルでも読みやすいことを確認してください。 必要に応じて、小さな画面に適したバージョンを作成します。
注意を刺激するために、レポート内のビジュアルを控えめに変化させます。 画像が多すぎる電子メールは、鮮明さを失います。 動的レポートの代替テキストとビジュアル。
関連データが強調表示されているビジュアルは目を引き、目を引くプロフェッショナルな方法で電子メール レポートを理解しやすくします。
視野を広げて結論を出す
結論は、読者にレポートに対する行動を促すものでなければなりません。
まず、重要なポイントと結論を 2 ～ 3 つの簡潔な文で素早く要約します。
受信者に最初に覚えておいてほしい情報を強調表示します。 タイトルから特定のキーワードを使用して、構造を思い出すことができます。
次に、フォローアップ会議の提案、行動計画の検証の要求、迅速な返答を得るためのフォローアップなど、次のことへの冒頭でメールを終了します。
結論は読者の反応を引き出すために魅力的なものにする必要があります。 動作動詞を含む肯定的なスタイルは、この目標を達成しやすくします。
結論に取り組むことで、レポートに視点を与え、受信者に応答や行動を促すことができます。
技術的な問題をエスカレーションし、アクションプランを提案するための電子メールによるレポートの例
親愛なるトーマス様
最近、私たちのアプリに対する否定的なレビューがあったので心配しており、簡単な調整が必要です。 これ以上ユーザーを失う前に対応する必要があります。
現在の問題
- App Storeの評価が2,5/5に低下
- 頻繁なバグの苦情
- 競合他社と比較して機能が制限されている
改善トラック
今は次のことに集中することをお勧めします。
- 報告されている主な不具合の修正
- 人気の新機能の追加
- カスタマーサービスを促進するキャンペーン
今週会議を開催して、実装する技術的および商業的ソリューションを正確に定義しましょう。 ユーザーの信頼を回復し、アプリケーションの評価を高めるには、迅速に行動することが重要です。
あなたの帰りを待っています、ジャン
