Кәсіби қолтаңбалардың маңыздылығын назардан тыс қалдырмаңыз
Пайдалану кезінде жиі кездесетін қателік Бизнеске арналған Gmail кәсіби қолтаңбаның маңыздылығын елемеу болып табылады. Жақсы ойластырылған және толық қолтаңба сіздің сұхбаттасушыларыңызға деген сенімділікті нығайтып, компанияңыздың имиджін жақсартуға ықпал етеді.
Кәсіби қолтаңбаны жасау үшін атыңыз бен тегіңізді, лауазымыңызды, компанияңыздың атын, байланыс ақпаратын (телефон, электрондық пошта) және мүмкін LinkedIn профиліне сілтеме қосуды ұмытпаңыз. Сіздің компанияңыздың көрнекі сәйкестігін нығайту үшін логотип сияқты графикалық жанасуды қосуға болады.
Сондай-ақ, алушыларға сәйкес қолтаңбаңызды жекелендіруді ұмытпаңыз. Мысалы, халықаралық тұтынушылармен электрондық хат алмассаңыз, қарым-қатынасты жеңілдету және түсініспеушіліктерді болдырмау үшін қолтаңбаның ағылшын тіліндегі нұсқасын қосуға болады.
Тым ұзақ электрондық хаттар мен көлемді тіркемелерден аулақ болыңыз
Бизнеске арналған Gmail-ді пайдаланудағы тағы бір жиі кездесетін қателік - тым ұзын электрондық хаттарды немесе үлкен тіркемелерді жіберу. Бұл әңгімелесушілеріңізді хабарларыңызды оқуға кедергі келтіріп қана қоймайды, сонымен қатар олардың кіріс жәшіктерін толтырып, сақтау орнын тұтынуы мүмкін.
Бұған жол бермеу үшін сақтауға тырысыңыз қысқа және құрылымдық электрондық пошталарыңыз қысқа абзацтар мен түсінікті тақырыптарды пайдалану. Үлкен файлдарды ортақ пайдалану қажет болса, оларды тікелей электрондық пошталарға тіркемей, құжаттарға сілтеме жасау үшін Google Drive немесе Dropbox сияқты құралдарды пайдаланыңыз.
Соңында, файлдарды жібермес бұрын, әсіресе оларда кескіндер немесе бейнелер болса, сығуды ұмытпаңыз. Бұл олардың өлшемін азайтады және алушыларға жүктеп алуды жеңілдетеді.
Электрондық хаттардың құпиялылығы мен қауіпсіздігіне назар аударыңыз
Қауіпсіздік пен құпиялылық кәсіби әлемде маңызды. Бизнесте Gmail арқылы жіберілген қате сіздің мансабыңыз бен компанияңыздың беделіне елеулі әсер етуі мүмкін. Бұл мәселелерді болдырмау үшін мына негізгі кеңестерді орындаңыз қауіпсіздігіне кепілдік береді электрондық пошта арқылы хабарламаларыңыз:
- Gmail тіркелгіңіз үшін әрқашан күшті және бірегей құпия сөздерді пайдаланыңыз. Оларды үнемі өзгертіп отырыңыз және әртүрлі онлайн қызметтер үшін бірдей құпия сөзді пайдаланбаңыз.
- Тіркелгі қауіпсіздігін жақсарту үшін екі факторлы аутентификацияны (2FA) қосыңыз. Бұл жүйеге кірген кезде телефоныңызға жіберілетін растау кодын талап ету арқылы қосымша қорғаныс қабатын қосады.
- Фишингтік электрондық пошталар мен алаяқтық әрекеттері үшін сақ болыңыз. Күдікті сілтемелерді баспаңыз және ешқашан жеке немесе іскери ақпаратыңызды электрондық пошта арқылы бермеңіз.
- Жіберу үшін Gmail-дің «Құпия режим» мүмкіндігін пайдаланыңыз сезімтал электрондық пошталар. Бұл хабарларыңыздың жарамдылық мерзімін орнатуға және оларды құпия сөзбен қорғауға мүмкіндік береді.
Осы кеңестерді орындау арқылы сіз бизнесте Gmail-де жиі кездесетін қателерден аулақ боласыз және кәсіби табысқа қол жеткізесіз.
