Rūšiuokite ir tvarkykite el. laiškus, kad juos būtų lengviau skaityti

Pirmas žingsnis siekiant be streso valdyti tūkstančius el. laiškų – įsitikinti, kad gautieji yra gerai sutvarkyti. Norėdami tai padaryti, „Gmail“ verslui siūlo keletą funkcijų, kurios padės tai pasiekti.

Pirmiausia pasinaudokite gautųjų skirtukų pranašumais. „Gmail“ siūlo tinkinamus skirtukus, pvz., „Pagrindinis“, „Reklamos“ ir „Socialiniai tinklai“. Suaktyvinę šiuos skirtukus galėsite atskirti el. laiškus pagal jų pobūdį ir taip palengvinti jų skaitymą.

Tada apsvarstykite galimybę naudoti etiketes el. laiškams suskirstyti į kategorijas. Galite sukurti priskirtas etiketes savo svarbiems projektams, klientams ar temoms ir priskirti jas el. laiškams, kad juos būtų lengva gauti. Spalvos taip pat gali būti naudojamos norint greitai atskirti skirtingas kategorijas.

„Gmail“ filtrai yra dar viena puiki funkcija, leidžianti automatizuoti tam tikrus veiksmus ir efektyviau valdyti gautuosius. Pavyzdžiui, galite sukurti filtrą, skirtą automatiškai archyvuoti el. laiškus iš tam tikro adreso arba su konkrečia tema, pritaikyti etiketę arba pažymėti juos kaip skaitytus.

Galiausiai nepamirškite naudoti vėliavėlių ir žvaigždučių, kad pažymėtumėte svarbius el. laiškus ir vėliau juos lengvai rastumėte. Galite tinkinti „Gmail“ nustatymuose pasiekiamų žvaigždučių ir vėliavėlių tipus, kad geriau tvarkytumėte el. laiškus.

Vadovaudamiesi šiais patarimais galite efektyviai tvarkyti „Gmail“ gautuosius ir valdyti tūkstančius el. laiškų be streso.

Tvarkykite gautuosius aktyviai

Tvarkant tūkstančius streso nekeliančių el. laiškų, taip pat reikia imtis iniciatyvių veiksmų, kad neleistumėte priblokšti nuolatinio pranešimų antplūdžio. Štai keletas strategijų, padėsiančių jums valdyti savo verslo „Gmail“ gautuosius.

Pirma, įpraskite reguliariai tikrinti gautuosius ir kuo greičiau tvarkyti el. Tai leis greitai atsakyti į svarbius pranešimus ir išvengti neskaitytų el. laiškų kaupimosi. Taip pat galite nustatyti konkrečius el. laiškų tikrinimo ir apdorojimo laiko tarpus, kad jūsų darbas nuolat netrukdytų.

Tada išmokite atskirti skubius el. laiškus nuo tų, kurie gali palaukti. Greitai identifikuodami pranešimus, kuriems reikia nedelsiant imtis veiksmų, galite nustatyti jiems pirmenybę ir negaišdami laiko ne tokiems svarbiems el. laiškams.

„Gmail“ verslui taip pat siūlo galimybę nustatyti priminimus el. laiškams, kurių negalite iš karto apdoroti. Naudokite funkciją „Sulaikyti“, kad nustatytumėte priminimą ir suplanuokite, kad el. laiškas būtų apdorotas vėliau, kai turėsite daugiau laiko.

Galiausiai nepamirškite reguliariai išvalyti gautųjų, ištrindami arba archyvuodami pasenusius el. laiškus. Tai leis jums išlaikyti tvarkingą gautuosius ir sutelkti dėmesį į pranešimus, kurie vis dar svarbūs.

Taikydami šias iniciatyvias strategijas galėsite efektyviai valdyti tūkstančius el. laiškų be streso ir išlikti ramūs dėl kasdien gaunamų pranešimų kiekio.

Optimizuokite savo bendravimą, kad sumažintumėte el. laiškų skaičių

Kitas būdas valdyti tūkstančius el. laiškų be streso – optimizuoti bendravimą, kad sumažintumėte gaunamų ir siunčiamų el. laiškų skaičių. Štai keletas patarimų, kaip pagerinti bendravimą su „Gmail“ versle.

Pradėkite rašydami aiškius, glaustus el. laiškus, kad jūsų pranešimai būtų lengviau suprantami ir sumažintumėte papildomų pokalbių poreikį. Būtinai struktūrizuokite savo el. laiškus trumpomis pastraipomis, antraštėmis ir sąrašais su ženkleliais, kad jie būtų lengviau skaitomi ir patrauklūs.

Naudokite „Gmail“ įrankius, kad bendradarbiautumėte ir išvengtumėte nereikalingo apsikeitimo el. paštu. Pavyzdžiui, naudokite „Google“ dokumentus, Skaičiuokles ar Skaidres, norėdami bendrinti dokumentus ir bendradarbiauti realiuoju laiku, o ne siųsti priedus el. paštu.

Be to, neformalioms diskusijoms ar greitiems klausimams spręsti apsvarstykite galimybę naudoti kitas komunikacijos priemones, pvz "Google" pokalbiai arba „Google Meet“, o ne siųsti el. laišką. Taip sutaupysite laiko ir sumažinsite el. laiškų skaičių gautuosiuose.

Galiausiai, nedvejodami atsisakykite nesusijusių naujienlaiškių ar pranešimų prenumeratos, kad sumažintumėte gaunamų el. laiškų skaičių. „Gmail“ verslui leidžia lengvai tvarkyti prenumeratas, kiekvieno reklaminio el. laiško viršuje pateikiant prenumeratos atsisakymo nuorodą.

Optimizuodami bendravimą ir sumažinę el. pašto apimtį galėsite geriau tvarkyti savo verslo Gmail gautuosius ir išvengti streso tvarkydami tūkstančius el. laiškų.