Ja daži darbinieki ir prombūtnē dažādu iemeslu dēļ, nepaziņojot savam vadītājam vai vadītājam, viņi nezina, kā izteikt savu viedokli. Citiem arī ir grūti pieprasīt īsu atvaļinājumu, ja viņiem ir vairāki personīgie jautājumi jāmaksā.
Jūsu prombūtnes ietekme lielā mērā ir atkarīga no jūsu darba rakstura un jūsu darba vietā spēkā esošās politikas. Jūsu prombūtne, īpaši, ja tā nav iepriekš paziņota, var būt ļoti dārga jūsu organizācijai. Tāpēc, pirms pieņemat lēmumu, lai jūs būtu prom, domājiet par to. Ja tas notiek vai ir noticis, izmantojot e-pastu, lai atvainotos vai paskaidrotu vadītājam, ir lielisks veids, kā efektīvi un ātri sazināties.
Pirms pamatojuma e-pasta rakstīšanas
Šī raksta mērķis ir parādīt, kā darbinieks ar vienu vai vairākiem likumīgiem iemesliem var pamatot savu vajadzību būt prombūtnē vai iemeslu, kāpēc viņš nevarēja atrasties savā amatā. Kā darbiniekam ir svarīgi, lai jūs būtu pārliecināti par iespējamām sekām, ko varētu radīt prombūtne bez atvaļinājuma. Nav garantijas, ka jūsu atvainošanās e-pasts saņems labvēlīgu atbildi. Tāpat nav garantijas, ka, rakstot e-pastu, kurā lūgts atvaļinājums no darba, tas tiks saņemts pozitīvi.
Tomēr, ja jums steidzamu iemeslu dēļ ir jāatstāj prom un nevarat sazināties ar savu priekšnieku, ir svarīgi pēc iespējas drīzāk uzrakstīt e-pastu ar precīziem iemesliem, kāpēc šī prombūtne ir notikusi. Tāpat ir prātīgi, ja jūs jau iepriekš zināt, ka jums jārisina svarīgi personiski vai ģimenes jautājumi sastādīt e-pastu kurā ir jūsu atvainošanās par sagādātajām neērtībām un, ja iespējams, daži skaidrojumi. Jūs to darāt, cerot līdz minimumam samazināt personīgās dzīves ietekmi uz jūsu darbu.
Visbeidzot, pārliecinieties, ka esat iepazinies ar sava uzņēmuma politiku un protokolu par to, kā būt prom no savas grupas. Uzņēmums ārkārtas situācijā var piekāpties un nodrošināt veidu, kā tās pārvaldīt. Visticamāk, būs spēkā politika par dienu skaitu no pieteikuma iesniegšanas brīža līdz dienām, kad būsiet prom.
Norādījumi par e-pasta rakstīšanu
Izmantojiet formālu stilu
Šis e-pasts ir oficiāls. Tas jāraksta formālā stilā. No tēmas rindiņas līdz secinājumam visam jābūt profesionālam. Jūsu vadītājs, tāpat kā visi pārējie, sagaida, ka jūs savā e-pastā paudīsit situācijas nopietnību. Jūsu lieta, visticamāk, tiks izskatīta, rakstot šādu e-pastu formālā stilā.
Nosūtiet e-pastu agri
Mēs jau esam uzsvēruši, cik svarīgi ir ievērot uzņēmuma politiku. Ņemiet vērā arī to, ka, ja jums ir nepieciešams uzrakstīt e-pastu ar profesionālu attaisnojumu, ir svarīgi to darīt pēc iespējas ātrāk. Tas ir īpaši svarīgi, ja esat neveiksmīgs, un jūs neesat ieradušies strādāt bez atļaujas. Paziņojums par savu priekšnieku jau pirms nepamatotas prombūtnes var izvairīties no brīdinājuma. Labā laikā iepriekš paziņojot par force majeure gadījumu, kurā jūs atrodaties, jūs palīdzēsiet uzņēmumam izvēlēties piemērotu aizvietotāju vai veikt pasākumus.
Esiet kodolīgi ar detaļām
Esiet īsi. Jums nav jāiedziļinās notikušā detaļās, kas noveda pie tā, ka jūs neesat tur vai drīz esat prom. Vienkārši piemini svarīgos faktus. Ja iepriekš lūdzat atļauju, norādiet dienu(-as), kuru(-as) plānojat kavēties. Esiet precīzs ar datumiem, nesniedziet tāmi.
Piedāvāt palīdzību
Rakstot attaisnojuma e-pasta ziņojumu par prombūtni, noteikti parādiet, ka jums rūp uzņēmuma produktivitāte. Nav pareizi vienkārši teikt, ka būsiet prom, piedāvājiet kaut ko tādu, kas mazinās jūsu prombūtnes sekas. Piemēram, varat to izdarīt, kad atgriežaties vai sarunājaties ar kolēģi, lai tas jūs aizstātu. Dažiem uzņēmumiem var būt politikas, piemēram, atskaitījumi no algas dienām, kas pavadītas prombūtnē. Tāpēc mēģiniet pilnībā izprast uzņēmuma politiku un to, kā ar to strādāt.
1. e-pasta piemērs: kā uzrakstīt atvainošanās e-pasta ziņojumu (pēc tam, kad esat nokavējis kādu darba dienu)
Temats: prombūtnes apliecinājums no 19
Sveiki, Guillou kungs!
Lūdzu, pieņemiet šo e-pastu kā oficiālu paziņojumu, ka 19. gada 2018. novembrī nevarēju ierasties darbā saaukstēšanās dēļ. Liams un Arturs ieņēma manu vietu manas prombūtnes laikā. Viņi paveica visus man uzticētos uzdevumus tai dienā.
Es atvainojos, ka nevarēju ar jums sazināties pirms aiziešanas no darba. Atvainojiet, ja uzņēmējdarbībai ir radušās neērtības.
Šim e-pasta ziņojumam esmu pievienojis savu medicīnisko izziņu.
Lūdzu, dariet man zināmu, ja jums nepieciešama papildu informācija.
Paldies par sapratni.
Ar cieņu,
Ethan Gaudin
2. e-pasta piemērs: kā uzrakstīt atvainošanās e-pasta ziņojumu par turpmāku prombūtni no darba
Temats: Manas prombūtnes dienas pārvaldīšana 17 / 12 / 2018
Cienījamie kundze Pascal!
Lūdzu, pieņemiet šo e-pasta ziņojumu kā oficiālu paziņojumu, ka 17. gada 2018. decembrī būšu prombūtnē no darba. Tajā dienā es stāšos tiesā kā profesionāls liecinieks. Es jūs informēju par savu pavēsti uz tiesu pagājušajā nedēļā un par to, ka man obligāti jābūt klāt.
Es noslēdzu vienošanos ar Gabinu Tibo no IT nodaļas, kurš šobrīd ir atvaļinājumā, lai aizstātu mani. Tiesas pārtraukumos es piezvanīšu, vai viņam nav vajadzīga palīdzība.
Je vous remercie.
Ar cieņu,
Emma Vallee
