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Un mail professionnel réussi : À quoi cela ressemble ?

Le mail garantit plus de célérité à la transmission des messages. Mais on ne rédige pas un mail professionnel comme on parle, encore moins de la même manière qu' on écrit une lettre ou un courrier. Il y a un juste milieu qu’il faudra rechercher. Trois critères permettent de repérer un mail professionnel réussi. Ce dernier doit être courtois, concis et convaincant. Nous nous intéressons uniquement aux codes de courtoisie comme il sied aux mails professionnels.

Un mail courtois : Qu’est-ce que c’est ?

Pour être abouti, le mail professionnel doit être courtois, c’est-à-dire un mail avec une formule d’appel au début et une formule de politesse à la fin. Chaque formule doit être choisie en fonction de l’identité ou du statut de la personne à qui l’on s’adresse. Cela dépend donc du lien ou du degré de connaissance existant entre l’émetteur et le destinataire.

Comme vous le savez, il existe des codes d’écriture dans toute entreprise. La formule de politesse sera soutenue à la mesure de la distance hiérarchique qui sépare les correspondants.

Les formules d’appel dans un mail professionnel

Il existe plusieurs formules d’appel dans un mail professionnel :

  • Bonjour

Son usage est parfois décrié. Mais cette formule s’utilise quelques fois lorsqu’on s’adresse aux personnes qu’on connait, mais avec lesquelles on n’a pas tissé des liens assez forts.

  • Bonjour à tous

On recourt à cette formule de politesse, sous deux conditions. La première est que le mail est adressé à plusieurs destinataires à la fois. La seconde est qu’il s’agit d’un mail informatif.

  • Bonjour suivi du prénom
LIRE  Des formules de politesse en fin de mail dans un contexte bien précis

Cette formule d’appel s’utilise lorsque le destinataire est soit un collègue, soit une personne connue.

  • Prénom du destinataire

Dans ce cas, il s’agit d’un individu que vous connaissez à titre personnel et avec qui vous échangez fréquemment.

  • Madame ou Monsieur

Il s’agit ici d’une relation formelle, lorsque le destinataire ne vous a pas révélé son identité.

  • Madame, Monsieur

Cette formule d’appel correspond aux situations dans lesquelles vous ne savez pas si votre destinataire est un homme ou une femme.

  • Monsieur le Directeur/Monsieur le Professeur…

On recourt à cette formule de politesse lorsque l’interlocuteur dispose d’un titre particulier.

Les formules de politesse à la fin d’un mail professionnel

Comme dans le cas précédent, il existe de nombreuses formules de politesse pour finir un mail professionnel, tout en tenant compte du profil du destinataire. On peut citer parmi celles-ci :

  • Cordialement
  • Bien à vous
  • Amitiés
  • Sincères salutations
  • Cordiales salutations
  • Salutations respectueuses
  • Salutations distinguées

Quoi qu’il en soit, la courtoisie c’est aussi savoir se relire. Vous ne le savez peut-être pas, mais pour la majorité des personnes dans le monde professionnel, un mail truffé de fautes témoigne d’un manque de considération à l’endroit du destinataire. Autant que faire se peut, vous devez donc vous relire pour vous assurer du respect des règles grammaticales et syntaxiques.

Autre point essentiel, l’abréviation. Elle est à bannir de vos mails professionnels, même lorsqu’il s’agit d’un mail échangé entre collègues.