Gmail ഫോൾഡറുകളുള്ള കാര്യക്ഷമമായ ഓർഗനൈസേഷൻ
ഇ-മെയിലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിൽ കാര്യക്ഷമത അത്യാവശ്യമാണ്, പ്രത്യേകിച്ച് എ പ്രൊഫഷണൽ പരിസ്ഥിതി ഓരോ മിനിറ്റും വിലമതിക്കുന്നിടത്ത്. പ്രൊഫഷണൽ ലോകത്തെ ഒരു പ്രമുഖ ആശയവിനിമയ ഉപകരണമെന്ന നിലയിൽ Gmail, ഉപയോക്താക്കളെ അവരുടെ ഇമെയിലുകൾ മികച്ച രീതിയിൽ ക്രമീകരിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നതിന് വിപുലമായ ഫീച്ചറുകൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു. ഫലപ്രദമായ ഓർഗനൈസേഷന്റെ ആദ്യ ഘട്ടങ്ങളിലൊന്ന് ഫോൾഡറുകൾ ഉപയോഗിക്കുക എന്നതാണ്.
മറ്റ് ഇമെയിൽ സേവനങ്ങളിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി, Gmail യഥാർത്ഥത്തിൽ "ഫോൾഡറുകൾ" എന്ന പദം ഉപയോഗിക്കുന്നില്ല. പകരം, അത് "ലേബലുകൾ" വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, പ്രവർത്തനം സമാനമാണ്. നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ പ്രത്യേക ഫോൾഡറുകളിൽ സ്ഥാപിക്കുന്നത് പോലെ തരംതിരിക്കാൻ ലേബലുകൾ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. വ്യക്തിഗത ഇമെയിലുകളിൽ നിന്ന് വർക്ക് ഇമെയിലുകളെ വേർതിരിക്കുന്നതിനോ പ്രോജക്റ്റുകളോ വിഷയങ്ങളോ തമ്മിൽ വേർതിരിക്കാനോ ഉള്ള ലളിതവും ഫലപ്രദവുമായ മാർഗമാണിത്.
ഒരു ലേബൽ സൃഷ്ടിക്കുന്നത് കുട്ടികളുടെ കളിയാണ്. Gmail ഇന്റർഫേസിന്റെ ഇടത് പാളിയിൽ, "കൂടുതൽ" എന്നതിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക, തുടർന്ന് "ഒരു പുതിയ ലേബൽ സൃഷ്‌ടിക്കുക" എന്നതിൽ ക്ലിക്കുചെയ്യുക. നിങ്ങളുടെ ആവശ്യങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് പേര് നൽകുക, ഒപ്പം വോയില! നിങ്ങൾക്ക് ഇപ്പോൾ ഈ "ഫോൾഡറിലേക്ക്" ഇമെയിലുകൾ വലിച്ചിടുകയോ ഫിൽട്ടറുകൾ സജ്ജീകരിക്കുകയോ ചെയ്യാം, അതുവഴി ചില ഇമെയിലുകൾ സ്വയമേവ അതിലേക്ക് നയിക്കപ്പെടും.
ലേബലുകളുടെ യുക്തിസഹമായ ഉപയോഗത്തിന് നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്‌സിനെ ഒരു സംഘടിത വർക്ക്‌സ്‌പെയ്‌സാക്കി മാറ്റാൻ കഴിയും, അവിടെ എല്ലാ ഇമെയിലിനും അതിന്റേതായ സ്ഥാനമുണ്ട്. ഇത് അലങ്കോലപ്പെട്ട ഇൻബോക്സ് കാണുന്നതിന്റെ സമ്മർദ്ദം കുറയ്ക്കുക മാത്രമല്ല, പ്രധാനപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ കണ്ടെത്തുന്നതും വീണ്ടെടുക്കുന്നതും എളുപ്പമാക്കുന്നു.
Gmail ലേബലുകൾ ഉപയോഗിച്ച് കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുക
ലേബലുകൾക്കപ്പുറം, നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ ഓർഗനൈസുചെയ്യുന്നതിന് Gmail മറ്റൊരു ശക്തമായ സവിശേഷത വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു: ലേബലുകൾ. ലേബലുകൾക്ക് സമാനമാണെങ്കിലും, ഒരു ഇമെയിലിന് ഒന്നിലധികം ലേബലുകൾ അനുവദിക്കുന്നതിലൂടെ ലേബലുകൾ അധിക വഴക്കം നൽകുന്നു. ഓരോ ഇമെയിലും ഒന്നിലധികം വിഷയങ്ങളുമായോ വിഭാഗങ്ങളുമായോ ബന്ധപ്പെടുത്താവുന്ന ഒരു ടാഗിംഗ് സംവിധാനമായി ഇതിനെ കരുതുക.
ഒരു പ്രൊഫഷണൽ പശ്ചാത്തലത്തിൽ ലേബലുകൾ പ്രത്യേകിച്ചും ഉപയോഗപ്രദമാണ്. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട പ്രോജക്‌റ്റിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു ഇമെയിൽ "അടിയന്തിരം" അല്ലെങ്കിൽ "അവലോകനം" എന്നും ലേബൽ ചെയ്യാവുന്നതാണ്. പ്രസക്തിയും പ്രാധാന്യവും അടിസ്ഥാനമാക്കി ഇമെയിലുകൾക്ക് മുൻഗണന നൽകാനും അടുക്കാനും ഇത് സഹായിക്കുന്നു.
ഒരു ഇമെയിലിലേക്ക് ഒരു ലേബൽ ചേർക്കുന്നതിന്, അത് തിരഞ്ഞെടുത്ത് പേജിന്റെ മുകളിലുള്ള ലേബൽ ഐക്കണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. തുടർന്ന് നിങ്ങൾക്ക് നിലവിലുള്ള ലേബലുകളിൽ നിന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കാം അല്ലെങ്കിൽ പുതിയതൊന്ന് സൃഷ്‌ടിക്കാം. ലേബൽ ചെയ്‌ത ഇമെയിലുകൾ പ്രധാന ഇൻബോക്‌സിൽ ദൃശ്യമാകും, എന്നാൽ ഇടത് പാളിയിലെ പ്രത്യേക ലേബലിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്‌ത് കാണാനും കഴിയും.
നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകളുടെ വ്യക്തമായ അവലോകനം നൽകാനുള്ള കഴിവാണ് ലേബലുകളുടെ പ്രയോജനം. ഏതാനും ക്ലിക്കുകളിലൂടെ, ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട പ്രോജക്റ്റ്, ടീം അല്ലെങ്കിൽ വിഷയവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ ഇമെയിലുകളും നിങ്ങൾക്ക് കാണാൻ കഴിയും. വിവരങ്ങൾ രാജാവായിരിക്കുന്ന ഒരു പ്രൊഫഷണൽ ലോകത്ത്, ചിട്ടയോടെയും കാര്യക്ഷമതയോടെയും തുടരുന്നതിനുള്ള വിലപ്പെട്ട ഒരു അസറ്റാണ് Gmail ലേബലുകൾ.
Gmail ടാബുകൾ ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സ് ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുക
നമ്മുടെ ഇൻബോക്സുമായി ഇടപഴകുന്ന രീതിയെ മാറ്റിമറിച്ച ഒരു നവീകരണമാണ് Gmail ടാബുകൾ. ഒരൊറ്റ ഇമെയിൽ ലിസ്റ്റിന് പകരം, Gmail ഇപ്പോൾ നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്‌സിനെ "മെയിൻ", "പ്രമോഷനുകൾ", "സോഷ്യൽ", "അപ്‌ഡേറ്റുകൾ" എന്നിങ്ങനെ നിരവധി ടാബുകളായി വിഭജിക്കുന്നു. കുറഞ്ഞ മുൻഗണനയുള്ള അറിയിപ്പുകളിൽ നിന്ന് പ്രധാനപ്പെട്ട ഇമെയിലുകളെ വേർതിരിക്കാൻ ഈ ഡിവിഷൻ സഹായിക്കുന്നു.
ഒരു പ്രൊഫഷണൽ പശ്ചാത്തലത്തിൽ, ഈ പ്രവർത്തനം അത്യാവശ്യമാണ്. ക്ലയന്റുകളിൽ നിന്നോ സഹപ്രവർത്തകരിൽ നിന്നോ മേലുദ്യോഗസ്ഥരിൽ നിന്നോ ഉള്ള ഇമെയിലുകൾ “മെയിൻ” ടാബിൽ ഇറങ്ങുന്നു, അവ പ്രാധാന്യം കുറഞ്ഞ അറിയിപ്പുകളുടെ കടലിൽ മുങ്ങിപ്പോകുന്നില്ലെന്ന് ഉറപ്പാക്കുന്നു. അടിയന്തിര ഇമെയിലുകളോട് പെട്ടെന്ന് പ്രതികരിക്കാനും മുൻഗണനകൾ കാര്യക്ഷമമായി കൈകാര്യം ചെയ്യാനും ഇത് സാധ്യമാക്കുന്നു.
നിങ്ങൾക്ക് പതിവായി വാർത്താക്കുറിപ്പുകളോ റിപ്പോർട്ടുകളോ ലഭിക്കുകയാണെങ്കിൽ, അവ സ്വയമേവ "അപ്‌ഡേറ്റുകൾ" ടാബിലേക്ക് നയിക്കപ്പെടാം. അതുപോലെ, ലിങ്ക്ഡ്ഇൻ പോലുള്ള പ്രൊഫഷണൽ സോഷ്യൽ നെറ്റ്‌വർക്കുകളിൽ നിന്നുള്ള അറിയിപ്പുകൾ "സോഷ്യൽ നെറ്റ്‌വർക്കുകൾ" ടാബിലേക്ക് റീഡയറക്‌ടുചെയ്യാനാകും. ഈ സ്ഥാപനം നിങ്ങളുടെ പ്രധാന ഇൻബോക്സ് വ്യക്തമായി സൂക്ഷിക്കുന്നു.
നിങ്ങളുടെ ആവശ്യങ്ങൾക്കനുസരിച്ച് ഈ ടാബുകൾ ഇഷ്ടാനുസൃതമാക്കാനും സാധിക്കും. ഒരു ഇമെയിൽ തെറ്റായി തരംതിരിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് അത് ഉചിതമായ ടാബിലേക്ക് വലിച്ചിടാം. കാലക്രമേണ, Gmail നിങ്ങളുടെ മുൻഗണനകൾ പഠിക്കുകയും അതനുസരിച്ച് ഇമെയിലുകളെ സ്വയമേവ തരംതിരിക്കുകയും ചെയ്യും.
ഉപസംഹാരമായി, Gmail ടാബുകൾ നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് ഇമെയിലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനും ക്രമീകരിക്കുന്നതിനുമുള്ള ഒരു ശക്തമായ ഉപകരണമാണ്. നിർണായക വിവരങ്ങൾ ഒരിക്കലും ശബ്ദത്തിൽ നഷ്‌ടപ്പെടുന്നില്ലെന്ന് അവർ ഉറപ്പാക്കുകയും കൂടുതൽ ഘടനാപരമായതും കാര്യക്ഷമവുമായ രീതിയിൽ പ്രവർത്തിക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
