Gmail ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങളുടെ കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു: അടിസ്ഥാനകാര്യങ്ങൾ
ജിമെയിൽ ഒരു സന്ദേശമയയ്‌ക്കൽ പ്ലാറ്റ്‌ഫോം മാത്രമല്ല. ഇത് ഒരു ശക്തമായ ഉപകരണമാണ്, അതിന്റെ മുഴുവൻ സാധ്യതകളും ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് ആശയവിനിമയങ്ങൾ നിയന്ത്രിക്കുന്ന രീതിയെ പരിവർത്തനം ചെയ്യാൻ കഴിയും. തങ്ങളുടെ കമ്പനി മുൻകൂട്ടി കോൺഫിഗർ ചെയ്‌ത അക്കൗണ്ട് ജീവനക്കാർക്ക്, Gmail-ന്റെ ദൈനംദിന ഉപയോഗം ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുന്നതിന് ചില നുറുങ്ങുകൾ അറിഞ്ഞിരിക്കേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്.
ആദ്യം, കീബോർഡ് കുറുക്കുവഴികൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ പൊതുവായ ജോലികൾ വളരെയധികം വേഗത്തിലാക്കും. ഉദാഹരണത്തിന്, "c" അമർത്തിയാൽ, നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പുതിയ ഇമെയിൽ രചിക്കാം. ഈ കുറുക്കുവഴികളിൽ പ്രാവീണ്യം നേടുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങൾക്ക് ദിവസേന വിലയേറിയ സമയം ലാഭിക്കാം.
അടുത്തതായി, പ്രതിദിനം നിരവധി ഇമെയിലുകൾ ലഭിക്കുന്നവർക്ക് ജിമെയിലിന്റെ "നിർദ്ദേശിച്ച മറുപടി" സവിശേഷത ഒരു അത്ഭുതമാണ്. ആർട്ടിഫിഷ്യൽ ഇന്റലിജൻസിന് നന്ദി, Gmail നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾക്ക് ഹ്രസ്വവും പ്രസക്തവുമായ മറുപടികൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു, ഒറ്റ ക്ലിക്കിൽ പ്രതികരിക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.
കൂടാതെ, "അയയ്ക്കുന്നത് പഴയപടിയാക്കുക" ഫീച്ചർ ഒരു ലൈഫ് സേവർ ആണ്. പെട്ടെന്ന് ഒരു ഇ-മെയിൽ അയച്ചതിൽ ആരാണ് ഖേദിക്കാത്തത്? ഈ ഫംഗ്‌ഷൻ ഉപയോഗിച്ച്, “അയയ്‌ക്കുക” എന്നതിൽ ക്ലിക്കുചെയ്‌തതിന് ശേഷം ഒരു ഇ-മെയിൽ അയയ്ക്കുന്നത് റദ്ദാക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് കുറച്ച് നിമിഷങ്ങളുണ്ട്.
അവസാനമായി, നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്‌സ് വ്യക്തിഗതമാക്കുന്നത് നിങ്ങളുടെ കാര്യക്ഷമതയും മെച്ചപ്പെടുത്തും. വർണ്ണാഭമായ ലേബലുകൾ ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ ഓർഗനൈസുചെയ്യുന്നതിലൂടെയും "മുൻഗണന" സവിശേഷത ഉപയോഗിക്കുന്നതിലൂടെയും, പ്രധാനപ്പെട്ട ഇമെയിലുകളെ പ്രാധാന്യം കുറഞ്ഞവയിൽ നിന്ന് എളുപ്പത്തിൽ വേർതിരിച്ചറിയാൻ നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും.
മൊത്തത്തിൽ, ജ്ഞാനപൂർവം ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ അനുഭവം വളരെ സുഗമവും കൂടുതൽ കാര്യക്ഷമവുമാക്കാൻ കഴിയുന്ന നിരവധി സവിശേഷതകൾ Gmail വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു.
ഫിൽട്ടറുകളും നിയമങ്ങളും ഉപയോഗിച്ച് ഇമെയിൽ മാനേജ്മെന്റ് ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുക
ഇമെയിൽ മാനേജുമെന്റ് വളരെ പെട്ടെന്ന് ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള ഒരു ജോലിയായി മാറും, പ്രത്യേകിച്ചും നിങ്ങൾക്ക് ദിവസവും നൂറുകണക്കിന് സന്ദേശങ്ങൾ ലഭിക്കുമ്പോൾ. ഭാഗ്യവശാൽ, നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ കാര്യക്ഷമമായി അടുക്കാനും ഓർഗനൈസുചെയ്യാനും നിയന്ത്രിക്കാനും Gmail ശക്തമായ ടൂളുകൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു.
ഫിൽട്ടറുകൾ സൃഷ്ടിക്കാനുള്ള കഴിവാണ് Gmail-ന്റെ ഏറ്റവും ഉപയോഗപ്രദമായ സവിശേഷതകളിലൊന്ന്. നിങ്ങളുടെ സെയിൽസ് ടീമിൽ നിന്ന് നിങ്ങൾക്ക് സ്ഥിരമായി റിപ്പോർട്ടുകൾ ലഭിക്കുന്നുവെന്ന് കരുതുക. ഈ ഇമെയിലുകൾ സ്വമേധയാ അടുക്കുന്നതിനുപകരം, നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ഫിൽട്ടർ സജ്ജീകരിക്കാൻ കഴിയും, അതുവഴി "റിപ്പോർട്ട്" എന്ന വാക്ക് അടങ്ങിയ എല്ലാ ഇമെയിലുകളും ഒരു പ്രത്യേക ഫോൾഡറിൽ സ്വയമേവ സ്ഥാപിക്കപ്പെടും. നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്‌സ് വൃത്തിയായും ചിട്ടയായും സൂക്ഷിക്കാൻ ഇത് നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.
കൂടാതെ, ചില പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യാൻ Gmail നിയമങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കാം. ഉദാഹരണത്തിന്, വാർത്താക്കുറിപ്പുകളോ പ്രമോഷനുകളോ നിങ്ങളെ ശല്യപ്പെടുത്താൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ, അവ സ്വയമേവ ആർക്കൈവുചെയ്യുന്നതിനോ അവ വന്നയുടനെ വായിച്ചതായി അടയാളപ്പെടുത്തുന്നതിനോ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു നിയമം സൃഷ്‌ടിക്കാം.
"വിപുലമായ തിരയൽ" ഫീച്ചർ ഉപയോഗിക്കുന്നതാണ് വിലപ്പെട്ട മറ്റൊരു ടിപ്പ്. ഒരു നിർദ്ദിഷ്‌ട സന്ദേശം കണ്ടെത്താൻ ആയിരക്കണക്കിന് ഇമെയിലുകളിലൂടെ തിരയുന്നതിനുപകരം, നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ള ഇമെയിൽ വേഗത്തിൽ കണ്ടെത്തുന്നതിന് വിപുലമായ തിരയൽ മാനദണ്ഡം ഉപയോഗിക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് തീയതി പ്രകാരം, അയച്ചയാൾ മുഖേന, അല്ലെങ്കിൽ അറ്റാച്ച്മെന്റ് വഴി പോലും തിരയാനാകും.
ഈ ടൂളുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതിലൂടെ, താറുമാറായ ഇൻബോക്‌സിനെ ഒരു ഓർഗനൈസ്ഡ് വർക്ക്‌സ്‌പെയ്‌സാക്കി മാറ്റാൻ കഴിയും, ഇത് ഏറ്റവും പ്രാധാന്യമുള്ള ടാസ്‌ക്കുകളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാനും നിങ്ങളുടെ ദൈനംദിന ഉൽപ്പാദനക്ഷമത മെച്ചപ്പെടുത്താനും നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.
പരമാവധി കാര്യക്ഷമതയ്ക്കായി മറ്റ് Google ആപ്പുകളുമായുള്ള സംയോജനം
മറ്റ് Google ആപ്പുകളുമായി തടസ്സമില്ലാതെ സംയോജിപ്പിക്കാനുള്ള കഴിവാണ് Gmail-ന്റെ ഏറ്റവും വലിയ നേട്ടങ്ങളിലൊന്ന്. ഉപകരണങ്ങൾ തമ്മിലുള്ള ഈ സമന്വയം ഉപയോക്താക്കളെ അവരുടെ കാര്യക്ഷമത വർദ്ധിപ്പിക്കാനും അവരുടെ ദൈനംദിന ജോലികളിൽ വിലപ്പെട്ട സമയം ലാഭിക്കാനും അനുവദിക്കുന്നു.
Google കലണ്ടറിന്റെ ഉദാഹരണം എടുക്കുക. അപ്പോയിന്റ്മെന്റ് വിശദാംശങ്ങളോ വരാനിരിക്കുന്ന ഇവന്റുകളോ അടങ്ങിയ ഒരു ഇമെയിൽ നിങ്ങൾക്ക് ലഭിക്കുകയാണെങ്കിൽ, ആ ഇവന്റ് നിങ്ങളുടെ Google കലണ്ടറിലേക്ക് ചേർക്കാൻ Gmail സ്വയമേവ നിർദ്ദേശിച്ചേക്കാം. ഒറ്റ ക്ലിക്കിലൂടെ, ഇവന്റ് സംരക്ഷിച്ചു, വിശദാംശങ്ങൾ സ്വമേധയാ നൽകുന്നതിനുള്ള ബുദ്ധിമുട്ട് നിങ്ങളെ സംരക്ഷിക്കുന്നു.
അതുപോലെ, Google ഡ്രൈവുമായുള്ള സംയോജനം ഒരു പ്രധാന പ്ലസ് ആണ്. ഒരു അറ്റാച്ച്‌മെന്റുള്ള ഒരു ഇമെയിൽ നിങ്ങൾക്ക് ലഭിക്കുമ്പോൾ, അത് നേരിട്ട് നിങ്ങളുടെ ഡ്രൈവിൽ സംരക്ഷിക്കാനാകും. ഇത് നിങ്ങളുടെ പ്രമാണങ്ങൾ ഓർഗനൈസുചെയ്യുന്നത് എളുപ്പമാക്കുക മാത്രമല്ല, ഏത് ഉപകരണത്തിൽ നിന്നും വേഗത്തിലും എളുപ്പത്തിലും ആക്‌സസ് ചെയ്യാനും അനുവദിക്കുന്നു.
അവസാനമായി, Gmail-ന്റെ ടാസ്‌ക് ഫീച്ചർ നിങ്ങളുടെ ചെയ്യേണ്ടവയുടെ ലിസ്റ്റ് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ഒരു ശക്തമായ ഉപകരണമാണ്. ഒരു ക്ലിക്കിലൂടെ, ഒരു ഇമെയിൽ ചെയ്യേണ്ട കാര്യമാക്കി മാറ്റുക. നിങ്ങൾക്ക് സമയപരിധി സജ്ജീകരിക്കാനും ഉപ ടാസ്‌ക്കുകൾ ചേർക്കാനും മറ്റ് Google ആപ്പുകളുമായി നിങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ് സമന്വയിപ്പിക്കാനും കഴിയും.
ഈ സംയോജനങ്ങൾ പ്രയോജനപ്പെടുത്തുന്നതിലൂടെ, ഉപയോക്താക്കൾക്ക് തടസ്സങ്ങളില്ലാത്ത വർക്ക് ഇക്കോസിസ്റ്റം സൃഷ്ടിക്കാൻ കഴിയും, അവിടെ ഓരോ ഉപകരണവും മറ്റുള്ളവരുമായി തടസ്സമില്ലാതെ ആശയവിനിമയം നടത്തുകയും ഇമെയിലുകളും അനുബന്ധ ജോലികളും കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നത് എളുപ്പവും കാര്യക്ഷമവുമാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.
