മികച്ച വായനാക്ഷമതയ്ക്കായി നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ അടുക്കി ക്രമീകരിക്കുക
ആയിരക്കണക്കിന് ഇമെയിലുകൾ സമ്മർദ്ദരഹിതമായി കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ആദ്യപടി നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സ് നന്നായി ക്രമീകരിച്ചിട്ടുണ്ടെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക എന്നതാണ്. ഇത് ചെയ്യുന്നതിന്, ബിസിനസ്സിനായുള്ള Gmail ഇത് നേടാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കുന്ന നിരവധി സവിശേഷതകൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു.
ആദ്യം, ഇൻബോക്സ് ടാബുകൾ പ്രയോജനപ്പെടുത്തുക. Gmail "മെയിൻ", "പ്രമോഷനുകൾ", "സോഷ്യൽ നെറ്റ്‌വർക്കുകൾ" എന്നിവ പോലെ ഇഷ്ടാനുസൃതമാക്കാവുന്ന ടാബുകൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു. ഈ ടാബുകൾ സജീവമാക്കുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങൾക്ക് ഇ-മെയിലുകളെ അവയുടെ സ്വഭാവമനുസരിച്ച് വേർതിരിക്കാനും അതുവഴി അവയുടെ വായന സുഗമമാക്കാനും കഴിയും.
അടുത്തതായി, നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ തരംതിരിക്കാൻ ലേബലുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് പരിഗണിക്കുക. നിങ്ങളുടെ പ്രധാനപ്പെട്ട പ്രോജക്റ്റുകൾ, ക്ലയന്റുകൾ അല്ലെങ്കിൽ വിഷയങ്ങൾക്കായി നിങ്ങൾക്ക് ഇഷ്‌ടാനുസൃത ലേബലുകൾ സൃഷ്‌ടിക്കുകയും എളുപ്പത്തിൽ വീണ്ടെടുക്കുന്നതിന് അവ നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾക്ക് നൽകുകയും ചെയ്യാം. വ്യത്യസ്ത വിഭാഗങ്ങളെ വേഗത്തിൽ വേർതിരിച്ചറിയാൻ നിറങ്ങളും ഉപയോഗിക്കാം.
ചില പ്രവർത്തനങ്ങൾ ഓട്ടോമേറ്റ് ചെയ്യുന്നതിനും നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സ് കൂടുതൽ കാര്യക്ഷമമായി നിയന്ത്രിക്കുന്നതിനുമുള്ള മറ്റൊരു മികച്ച സവിശേഷതയാണ് Gmail ഫിൽട്ടറുകൾ. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു നിശ്ചിത വിലാസത്തിൽ നിന്നോ ഒരു പ്രത്യേക വിഷയത്തിൽ നിന്നോ ഇമെയിലുകൾ സ്വയമേവ ആർക്കൈവ് ചെയ്യുന്നതിനും ഒരു ലേബൽ പ്രയോഗിക്കുന്നതിനും അല്ലെങ്കിൽ വായിച്ചതായി അടയാളപ്പെടുത്തുന്നതിനും നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ഫിൽട്ടർ സൃഷ്‌ടിക്കാനാകും.
അവസാനമായി, പ്രധാനപ്പെട്ട ഇമെയിലുകൾ അടയാളപ്പെടുത്തുന്നതിനും പിന്നീട് അവ എളുപ്പത്തിൽ കണ്ടെത്തുന്നതിനും ഫ്ലാഗുകളും നക്ഷത്രങ്ങളും ഉപയോഗിക്കാൻ മറക്കരുത്. നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ മികച്ച രീതിയിൽ ഓർഗനൈസുചെയ്യുന്നതിന് Gmail ക്രമീകരണങ്ങളിൽ ലഭ്യമായ നക്ഷത്രങ്ങളുടെയും ഫ്ലാഗുകളുടെയും തരങ്ങൾ നിങ്ങൾക്ക് ഇഷ്ടാനുസൃതമാക്കാനാകും.
ഈ നുറുങ്ങുകൾ പിന്തുടരുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങളുടെ Gmail ഇൻബോക്സ് ഫലപ്രദമായി സംഘടിപ്പിക്കാനും ആയിരക്കണക്കിന് ഇമെയിലുകൾ സമ്മർദ്ദരഹിതമായി നിയന്ത്രിക്കാനും നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും.
നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സ് നിയന്ത്രിക്കുന്നതിന് സജീവമായ ഒരു സമീപനം സ്വീകരിക്കുക
സമ്മർദ്ദരഹിതമായ ആയിരക്കണക്കിന് ഇമെയിലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിന്, സന്ദേശങ്ങളുടെ നിരന്തരമായ കുത്തൊഴുക്കിൽ നിങ്ങൾ തളർന്നുപോകാതിരിക്കാൻ ഒരു സജീവമായ സമീപനവും ആവശ്യമാണ്. നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് Gmail ഇൻബോക്‌സിന്റെ നിയന്ത്രണം ഏറ്റെടുക്കാൻ സഹായിക്കുന്ന ചില തന്ത്രങ്ങൾ ഇതാ.
ആദ്യം, നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സ് പതിവായി പരിശോധിക്കുന്നതും കഴിയുന്നത്ര വേഗം ഇമെയിലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതും ശീലമാക്കുക. പ്രധാനപ്പെട്ട സന്ദേശങ്ങളോട് പെട്ടെന്ന് പ്രതികരിക്കാനും വായിക്കാത്ത ഇമെയിലുകളുടെ ബാക്ക്‌ലോഗ് ഒഴിവാക്കാനും ഇത് നിങ്ങളെ അനുവദിക്കും. നിങ്ങളുടെ ഇ-മെയിലുകൾ പരിശോധിക്കുന്നതിനും പ്രോസസ്സ് ചെയ്യുന്നതിനുമായി നിങ്ങൾക്ക് നിർദ്ദിഷ്ട സമയ സ്ലോട്ടുകൾ സജ്ജമാക്കാനും കഴിയും, അതുവഴി നിങ്ങളുടെ ജോലിയിൽ നിങ്ങൾക്ക് നിരന്തരം തടസ്സമുണ്ടാകില്ല.
അടുത്തതായി, അടിയന്തിര ഇമെയിലുകളും കാത്തിരിക്കാവുന്നവയും തമ്മിൽ വേർതിരിച്ചറിയാൻ പഠിക്കുക. ഉടനടി നടപടി ആവശ്യമുള്ള സന്ദേശങ്ങൾ വേഗത്തിൽ തിരിച്ചറിയുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങൾക്ക് അവയ്ക്ക് മുൻഗണന നൽകാനും പ്രാധാന്യം കുറഞ്ഞ ഇമെയിലുകളിൽ സമയം പാഴാക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കാനും കഴിയും.
നിങ്ങൾക്ക് ഉടനടി പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാൻ കഴിയാത്ത ഇമെയിലുകൾക്കായി റിമൈൻഡറുകൾ സജ്ജീകരിക്കാനുള്ള കഴിവും ബിസിനസ്സിനായുള്ള Gmail വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു. ഒരു റിമൈൻഡർ സജ്ജീകരിക്കാനും നിങ്ങൾക്ക് കൂടുതൽ സമയം ശേഷിക്കുമ്പോൾ പിന്നീട് പ്രോസസ്സ് ചെയ്യേണ്ട ഇമെയിൽ ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യാനും "ഹോൾഡ്" ഫീച്ചർ ഉപയോഗിക്കുക.
അവസാനമായി, കാലഹരണപ്പെട്ട ഇമെയിലുകൾ ഇല്ലാതാക്കുകയോ ആർക്കൈവ് ചെയ്യുകയോ ചെയ്തുകൊണ്ട് നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സ് പതിവായി വൃത്തിയാക്കാൻ ഓർക്കുക. ഒരു ഓർഗനൈസ്ഡ് ഇൻബോക്സ് സൂക്ഷിക്കാനും ഇപ്പോഴും പ്രാധാന്യമുള്ള സന്ദേശങ്ങളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കാനും ഇത് നിങ്ങളെ അനുവദിക്കും.
ഈ സജീവമായ തന്ത്രങ്ങൾ സ്വീകരിക്കുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങൾക്ക് ആയിരക്കണക്കിന് ഇമെയിലുകൾ ഫലപ്രദമായി കൈകാര്യം ചെയ്യാനും സമ്മർദരഹിതമായി നിങ്ങൾക്ക് ദിവസേന ലഭിക്കുന്ന സന്ദേശങ്ങളുടെ അളവിൽ ശാന്തത പാലിക്കാനും കഴിയും.
ഇമെയിലുകളുടെ അളവ് കുറയ്ക്കാൻ നിങ്ങളുടെ ആശയവിനിമയം ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുക
സമ്മർദ്ദമില്ലാതെ ആയിരക്കണക്കിന് ഇമെയിലുകൾ മാനേജ് ചെയ്യാനുള്ള മറ്റൊരു മാർഗ്ഗം, നിങ്ങൾ സ്വീകരിക്കുകയും അയയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്ന ഇമെയിലുകളുടെ അളവ് കുറയ്ക്കുന്നതിന് നിങ്ങളുടെ ആശയവിനിമയം ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുക എന്നതാണ്. ബിസിനസ്സിൽ ജിമെയിലുമായുള്ള നിങ്ങളുടെ ആശയവിനിമയം മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള ചില നുറുങ്ങുകൾ ഇതാ.
നിങ്ങളുടെ സന്ദേശങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കുന്നത് എളുപ്പമാക്കുന്നതിനും അധിക സംഭാഷണങ്ങളുടെ ആവശ്യകത കുറയ്ക്കുന്നതിനും വ്യക്തവും സംക്ഷിപ്തവുമായ ഇമെയിലുകൾ എഴുതി ആരംഭിക്കുക. നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലുകൾ കൂടുതൽ വായിക്കാവുന്നതും ആകർഷകവുമാക്കുന്നതിന് ചെറിയ ഖണ്ഡികകൾ, തലക്കെട്ടുകൾ, ബുള്ളറ്റഡ് ലിസ്റ്റുകൾ എന്നിവ ഉപയോഗിച്ച് അവ ക്രമീകരിക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക.
സഹകരിച്ച് പ്രവർത്തിക്കാനും അനാവശ്യ ഇമെയിൽ കൈമാറ്റങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാനും Gmail-ന്റെ ടൂളുകൾ ഉപയോഗിക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന്, ഇമെയിൽ വഴി അറ്റാച്ച്‌മെന്റുകൾ അയയ്‌ക്കുന്നതിനുപകരം, പ്രമാണങ്ങൾ പങ്കിടുന്നതിനും തത്സമയം സഹകരിക്കുന്നതിനും Google ഡോക്‌സ്, ഷീറ്റുകൾ അല്ലെങ്കിൽ സ്ലൈഡുകൾ ഉപയോഗിക്കുക.
കൂടാതെ, അനൗപചാരിക ചർച്ചകൾക്കോ പെട്ടെന്നുള്ള ചോദ്യങ്ങൾക്കോ വേണ്ടി, മറ്റ് ആശയവിനിമയ ഉപകരണങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് പരിഗണിക്കുക Google ചാറ്റ് അല്ലെങ്കിൽ ഒരു ഇമെയിൽ അയയ്‌ക്കുന്നതിന് പകരം Google Meet. ഇത് നിങ്ങളുടെ സമയം ലാഭിക്കുകയും നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സിലെ ഇമെയിലുകളുടെ എണ്ണം കുറയ്ക്കുകയും ചെയ്യും.
അവസാനമായി, ഇൻകമിംഗ് ഇമെയിലുകളുടെ അളവ് കുറയ്ക്കുന്നതിന് അപ്രസക്തമായ വാർത്താക്കുറിപ്പുകളിൽ നിന്നോ അറിയിപ്പുകളിൽ നിന്നോ അൺസബ്‌സ്‌ക്രൈബ് ചെയ്യാൻ മടിക്കേണ്ടതില്ല. എല്ലാ പ്രമോഷണൽ ഇമെയിലുകളുടെയും മുകളിൽ ഒരു അൺസബ്‌സ്‌ക്രൈബ് ലിങ്ക് നൽകിക്കൊണ്ട് ബിസിനസ്സിനായുള്ള Gmail സബ്‌സ്‌ക്രിപ്‌ഷനുകൾ നിയന്ത്രിക്കുന്നത് എളുപ്പമാക്കുന്നു.
നിങ്ങളുടെ ആശയവിനിമയം ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുന്നതിലൂടെയും ഇമെയിൽ വോളിയം കുറയ്ക്കുന്നതിലൂടെയും, നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് Gmail ഇൻബോക്സ് മികച്ച രീതിയിൽ നിയന്ത്രിക്കാനും ആയിരക്കണക്കിന് ഇമെയിലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള സമ്മർദ്ദം ഒഴിവാക്കാനും നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും.
