നിങ്ങളുടെ പ്രൊഫഷണൽ ജീവിതത്തിൽ, നിങ്ങൾക്ക് പലപ്പോഴും ഒരു പ്രതിഷേധ ഇമെയിൽ എഴുതേണ്ടി വരും. ഇത് ഒരു സഹപ്രവർത്തകനോടോ പങ്കാളിയോടോ വിതരണക്കാരനോടോ അറിയിക്കാം. നിങ്ങളുടെ ഉദ്ദേശ്യം എന്തുതന്നെയായാലും, നിങ്ങളുടെ സംഭാഷകർ ഗൗരവമായി എടുക്കേണ്ട ചില ആവശ്യകതകൾ നിങ്ങൾ കണക്കിലെടുക്കണം. അതിനാൽ, ഇത്തരത്തിലുള്ള സന്ദേശങ്ങൾ എഴുതുന്നതിൽ വൈദഗ്ദ്ധ്യം നേടുന്നത് അത്യന്താപേക്ഷിതമാണ്. നിങ്ങളുടെ പ്രതിഷേധ ഇമെയിൽ എങ്ങനെ വിജയിപ്പിക്കാമെന്നത് ഇതാ.
വസ്തുതകളിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക
പ്രതിഷേധ ഇമെയിൽ എഴുതുമ്പോൾ, വസ്തുതകളെക്കുറിച്ച് കർശനമായിരിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. മറ്റൊരു വിധത്തിൽ പറഞ്ഞാൽ, വായനക്കാരന് സന്ദർഭം വേഗത്തിൽ ഗ്രഹിക്കാൻ കഴിയുന്ന തരത്തിൽ ഘടകങ്ങൾ വസ്തുതാപരമായ രീതിയിൽ അവതരിപ്പിക്കണം.
അതിനാൽ, വിശദാംശങ്ങളും അനാവശ്യ വാക്യങ്ങളും ഒഴിവാക്കുക, പകരം വസ്തുതകളും തീയതികളും പോലുള്ള അവശ്യ കാര്യങ്ങൾ വ്യക്തമാക്കുക. ഈ ഘടകങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് സ്വീകർത്താവിന് നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം മനസ്സിലാക്കാൻ കഴിയും. നിങ്ങൾ വ്യക്തവും കൃത്യവും തീയതിയുള്ളതുമായ വിവരങ്ങൾ നൽകണം.
സന്ദർഭം സൂചിപ്പിക്കുക, തുടർന്ന് ഇമെയിലിന്റെ വിഷയം
നിങ്ങൾ ഒരു പ്രതിഷേധ ഇമെയിൽ എഴുതുമ്പോൾ നേരിട്ട് പോയിന്റിലേക്ക് പോകുക. "ഞാൻ ഈ ഇമെയിൽ നിങ്ങൾക്ക് എഴുതുന്നു" എന്നതുപോലുള്ള വാക്കുകൾ നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമില്ല, കാരണം ഇവ ചൂണ്ടിക്കാണിക്കേണ്ട ആവശ്യമില്ലാത്ത വ്യക്തമായ കാര്യങ്ങളാണ്.
നിങ്ങളുടെ പരാതിക്ക് കാരണമായ വസ്തുതകൾ വ്യക്തമായി അവതരിപ്പിച്ച ശേഷം തീയതി മറക്കാതെ. അത് ഒരു മീറ്റിംഗ്, ഒരു സെമിനാർ, ഒരു ഇമെയിൽ എക്സ്ചേഞ്ച്, ഒരു റിപ്പോർട്ടിംഗ്, മെറ്റീരിയലുകൾ വാങ്ങൽ, ഒരു ഇൻവോയ്സ് രസീത് മുതലായവ ആകാം.
തുടരുക, നിങ്ങളുടെ പ്രതീക്ഷകൾ കഴിയുന്നത്ര വ്യക്തമായി പ്രസ്താവിക്കുക.
സ്വീകർത്താവിന് നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലിന്റെ ഉദ്ദേശ്യവും അതിൽ നിന്ന് നിങ്ങൾക്ക് എന്താണ് വേണ്ടതെന്നും പെട്ടെന്ന് മനസ്സിലാക്കാൻ കഴിയും എന്നതാണ് ആശയം.
നിങ്ങളുടെ സംസാരത്തിൽ ശാന്തതയിൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുക
ഒരു പ്രതിഷേധ ഇമെയിൽ എഴുതുന്നതിന് ശാന്തവും സംക്ഷിപ്തവുമായ ശൈലി ആവശ്യമാണ്. ഇതൊരു പ്രത്യേക സാഹചര്യമായതിനാൽ, നിങ്ങൾ വസ്തുതകളിലും നിങ്ങളുടെ പ്രതീക്ഷകളിലും ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഇത് ചെയ്യുന്നതിന്, നിങ്ങളുടെ വെല്ലുവിളിയുടെ സാരാംശം സംഗ്രഹിക്കുന്നതും ദൈനംദിന, മാന്യമായ ഭാഷയിൽ എഴുതിയതുമായ ചെറിയ വാക്യങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുക.
കൂടാതെ, സന്ദർഭത്തിന് അനുയോജ്യമായ ഒരു മര്യാദയുള്ള പദപ്രയോഗം ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക. ഇത്തരത്തിലുള്ള കൈമാറ്റത്തിൽ "ദയയുള്ള ആദരവുകൾ", "ആശംസകൾ" എന്നിവ ഒഴിവാക്കേണ്ടതാണ്.
പ്രൊഫഷണലായി തുടരുക
നിങ്ങൾ അങ്ങേയറ്റം അസന്തുഷ്ടനാണെങ്കിൽപ്പോലും, ഒരു പ്രതിഷേധ ഇമെയിൽ എഴുതുമ്പോൾ പ്രൊഫഷണലായി തുടരുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക. വികാരങ്ങൾ യഥാർത്ഥത്തിൽ പ്രൊഫഷണൽ എഴുത്തിൽ ഉൾപ്പെടാത്തതിനാൽ സ്വയം ഉൾക്കൊള്ളാൻ നിങ്ങൾ പരമാവധി ശ്രമിക്കേണ്ടതുണ്ട്.
അതിനാൽ, ഒരു തരത്തിൽ അല്ലെങ്കിൽ മറ്റൊരു വിധത്തിൽ നിങ്ങളുടെ വികാരങ്ങൾ പ്രകടിപ്പിക്കുന്ന വാക്കുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കുക. നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ വസ്തുതാപരമായിരിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്.
തെളിവുകൾ അറ്റാച്ചുചെയ്യുക
അവസാനമായി, ഒരു പ്രതിഷേധ ഇമെയിലിൽ വിജയിക്കുന്നതിന്, നിങ്ങളുടെ വാദങ്ങൾക്ക് തെളിവുകൾ ചേർക്കേണ്ടത് അത്യാവശ്യമാണ്. നിങ്ങൾ തർക്കിക്കുന്നത് ശരിയാണെന്ന് സ്വീകർത്താവിനെ നിങ്ങൾ തീർച്ചയായും കാണിക്കണം. അതിനാൽ നിങ്ങൾക്ക് തെളിവായി ഉപയോഗിക്കാവുന്ന ഏതെങ്കിലും രേഖ അറ്റാച്ച് ചെയ്ത് ഇമെയിലിൽ പ്രസ്താവിക്കുക.
