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Vous avez reçu un mail d’invitation à une réunion et vous souhaitez confirmer votre présence. Dans cet article, nous vous indiquons pourquoi il est important de répondre à l’invitation pour confirmer votre présence, et comment le faire en bonne et due forme.

Annoncer sa participation à une réunion

Lorsque vous recevez une invitation à une réunion, il se peut que la personne qui vous l’a envoyée vous demande une confirmation écrite de votre présence lors de cette réunion. Si dans certains cas, confirmer votre présence n’est pas demandée, il est recommandé de le faire quand même.

En effet, une réunion peut être complexe à organiser, surtout quand on ne sait pas précisément combien de personnes y assisteront. En confirmant votre présence, non seulement vous faciliterez le travail de préparation de l’organisateur, mais vous vous assurerez également que la réunion est efficace, pas trop longue et adaptée au nombre de participants. Ce n’est jamais agréable de perdre 10 minutes au début d’une réunion pour rajouter des chaises ou aller réimprimer des dossiers !

Pensez également à ne pas trop tarder avant de répondre, même s’il est vrai que vous ne pourrez pas toujours confirmer immédiatement votre disponibilité. Plus la confirmation intervient en amont, plus cela facilite l’organisation de la réunion (une réunion ne s’organise pas au dernier moment !).

Que doit contenir un email de confirmation de présence à une réunion ?

Dans un email de confirmation de présence à une réunion, il est important d’inclure les éléments suivants :

  • Remercier la personne pour son invitation
  • Annoncer clairement votre présence
  • Montrer votre implication en demandant s’il y a des éléments à préparer avant la réunion
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Voici un modèle d’email à suivre pour annoncer votre participation à une réunion.

Objet : Confirmation de ma participation à la réunion du [date]

Madame/Monsieur,

Je vous remercie pour votre invitation à la réunion sur [objet de la réunion] et vous confirme avec plaisir ma présence le [date] à [heure].

Merci de m’indiquer s’il y a des éléments à préparer pour cette réunion. Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire à ce sujet.

Bien cordialement,

[Signature]