तुमच्या उद्दिष्टाशी जुळवून घेतलेले मानक मॉडेल ओळखा
व्यवसायात वापरलेले विविध मानक ईमेल अहवाल टेम्पलेट आहेत. तुमचा संदेश स्पष्टपणे आणि प्रभावीपणे पोहोचवण्यासाठी तुमच्या अहवालाच्या उद्देशावर आधारित योग्य स्वरूप निवडणे आवश्यक आहे.
साप्ताहिक किंवा मासिक अहवालासारख्या नियमित देखरेख अहवालासाठी, मुख्य आकडे (विक्री, उत्पादन इ.) असलेली टेबल रचना निवडा.
बजेट किंवा संसाधनाच्या विनंतीसाठी, प्रस्तावना, तुमच्या तपशीलवार गरजा, युक्तिवाद आणि निष्कर्ष असलेल्या भागांमध्ये संरचित फाइल लिहा.
तातडीची प्रतिक्रिया आवश्यक असलेल्या संकटाच्या परिस्थितीत, काही धक्कादायक वाक्यांमध्ये समस्या, परिणाम आणि कृती सूचीबद्ध करून थेट आणि शक्तिशाली शैलीवर पैज लावा.
मॉडेल कोणतेही असो, वाचन सुलभ करण्यासाठी इंटरटायटल्स, बुलेट, टेबल्ससह फॉरमॅटिंगची काळजी घ्या. खालील ठोस उदाहरणे तुम्हाला व्यावसायिक आणि प्रभावी ईमेल अहवालांसाठी प्रत्येक परिस्थितीसाठी सर्वोत्तम स्वरूप निवडण्यात मदत करतील.
टेबलच्या स्वरूपात नियमित देखरेख अहवाल
नियमित देखरेख अहवाल, उदाहरणार्थ मासिक किंवा साप्ताहिक, मुख्य डेटा हायलाइट करणारी स्पष्ट आणि कृत्रिम रचना आवश्यक आहे.
सारण्यांमधील स्वरूप काही सेकंदात महत्त्वाचे निर्देशक (विक्री, उत्पादन, रूपांतरण दर इ.) व्यवस्थित आणि वाचनीय पद्धतीने सादर करणे शक्य करते.
तुमच्या टेबल्सला तंतोतंत शीर्षक द्या, उदाहरणार्थ "ऑनलाइन विक्रीची उत्क्रांती (मासिक उलाढाल 2022)". युनिट्सचा उल्लेख करणे लक्षात ठेवा.
संदेशाला मजबुती देण्यासाठी तुम्ही ग्राफिक्स सारखे दृश्य घटक समाविष्ट करू शकता. डेटा बरोबर आहे आणि गणना बरोबर आहे याची खात्री करा.
प्रत्येक सारणी किंवा आलेखासोबत 2-3 वाक्यांमध्ये प्रमुख ट्रेंड आणि निष्कर्षांचे विश्लेषण करणारी एक छोटी टिप्पणी द्या.
टेबल फॉरमॅट तुमच्या प्राप्तकर्त्यासाठी आवश्यक गोष्टी पटकन वाचणे सोपे करते. मुख्य डेटाचे सारांश सादरीकरण आवश्यक असलेल्या नियमित निरीक्षण अहवालांसाठी हे आदर्श आहे.
संकटाच्या वेळी प्रभावी ई-मेल
आपत्कालीन परिस्थितीत त्वरित प्रतिसाद आवश्यक असल्यास, लहान, ठोस वाक्यांच्या स्वरूपात अहवाल निवडा.
सुरुवातीपासूनच समस्येची घोषणा करा: “आमचा सर्व्हर हल्ल्यानंतर डाउन झाला आहे, आम्ही ऑफलाइन आहोत”. नंतर प्रभावाचा तपशील द्या: गमावलेली उलाढाल, प्रभावित ग्राहक इ.
नंतर नुकसान मर्यादित करण्यासाठी केलेल्या कृतींची यादी करा आणि त्या त्वरित लागू करा. एका महत्त्वाच्या प्रश्नासह किंवा विनंतीसह समाप्त करा: "आम्ही 48 तासांच्या आत सेवा पुनर्संचयित करण्यासाठी अतिरिक्त संसाधनांवर विश्वास ठेवू शकतो?"
संकटात, काही थेट वाक्यांमध्ये अडचणी, परिणाम आणि उत्तरे याविषयी त्वरीत माहिती देणे ही मुख्य गोष्ट आहे. तुमचा संदेश संक्षिप्त आणि गतिशील असणे आवश्यक आहे. या प्रकारच्या आपत्कालीन ईमेल अहवालासाठी पंची शैली सर्वात प्रभावी आहे.
उदाहरण XNUMX: तपशीलवार मासिक विक्री अहवाल
कृपया आमच्या मार्च विक्रीचा तपशीलवार अहवाल खाली शोधा:
- स्टोअरमध्ये विक्री
गेल्या महिन्याच्या तुलनेत स्टोअरमधील विक्री 5% कमी होऊन €1 झाली. विभागानुसार उत्क्रांती येथे आहे:
- घरगुती उपकरणे: €550 ची उलाढाल, स्थिर
- DIY विभाग: €350 ची उलाढाल, 000% खाली
- गार्डन विभाग: €300 ची उलाढाल, 000% खाली
- किचन विभाग: €50 ची उलाढाल, 000% वर
या महिन्यातील प्रतिकूल हवामानामुळे उद्यान विभागातील घसरण स्पष्ट होते. स्वयंपाकघर विभागातील उत्साहवर्धक वाढ लक्षात घ्या.
- ऑनलाइन विक्री
आमच्या वेबसाइटवरील विक्री €900 वर स्थिर आहे. ऑनलाइन विक्रीत मोबाइलचा हिस्सा 000% पर्यंत वाढला आहे. आमच्या नवीन स्प्रिंग कलेक्शनमुळे फर्निचर आणि सजावटीच्या विक्रीत झपाट्याने वाढ झाली आहे.
- विपणन क्रिया
ग्रँडमदर्स डे साठी आमच्या ईमेल मोहिमेने किचन विभागात €20 ची अतिरिक्त उलाढाल केली.
इंटीरियर डिझाइनच्या आसपासच्या सोशल नेटवर्कवरील आमच्या ऑपरेशन्समुळे या विभागातील विक्रीलाही चालना मिळाली.
- निष्कर्ष
स्टोअरमध्ये किंचित घट असूनही, आमची विक्री मजबूत आहे, ई-कॉमर्स आणि लक्ष्यित विपणन ऑपरेशन्सद्वारे चालविली जाते. उद्यान विभागातील हंगामी घट भरून काढण्यासाठी आम्ही सजावट आणि फर्निचरसाठी आमचे प्रयत्न चालू ठेवले पाहिजेत.
कोणत्याही स्पष्टीकरणासाठी मी तुमच्या विल्हेवाटीत आहे.
विनम्रपणे,
जीन डुपोंट विक्रेता पूर्व सेक्टर
दुसरे उदाहरण: नवीन उत्पादन लाइन लाँच करण्यासाठी अतिरिक्त बजेट विनंती
जून 2024 मध्ये शेड्यूल केलेल्या उत्पादनांच्या आमच्या नवीन श्रेणीच्या लॉन्चचा भाग म्हणून तुमच्याकडून अतिरिक्त बजेटची विनंती करण्याचा मला सन्मान आहे.
या धोरणात्मक प्रकल्पाचे उद्दिष्ट सेंद्रिय उत्पादनांच्या उत्कृष्ठ विभागापर्यंत आमची ऑफर विस्तारित करणे आहे, जिथे मागणी 20 अतिरिक्त संदर्भ देऊन दरवर्षी 15% ने वाढत आहे.
या प्रक्षेपणाच्या यशाची हमी देण्यासाठी, अतिरिक्त संसाधने एकत्रित करणे आवश्यक आहे. माझे संख्यात्मक प्रस्ताव येथे आहेत:
- संघाचे तात्पुरते मजबुतीकरण:
- पॅकेजिंग आणि तांत्रिक दस्तऐवजीकरण अंतिम करण्यासाठी 2 महिन्यांत 6 पूर्ण-वेळ विकसकांची भरती (किंमत: €12000)
- वेब मोहिमेसाठी 3 महिन्यांसाठी डिजिटल मार्केटिंग एजन्सीचे समर्थन (8000€)
- विपणन मोहीम:
- सोशल नेटवर्क्सवर आमची प्रकाशने प्रायोजित करण्यासाठी मीडिया बजेट (5000€)
- ईमेल तयार करणे आणि पाठवणे: ग्राफिक डिझाइन, 3 मोहिमांसाठी शिपिंग खर्च (7000€)
- ग्राहक चाचण्या:
- उत्पादनांवर फीडबॅक गोळा करण्यासाठी ग्राहक पॅनेलची संघटना (4000€)
या धोरणात्मक प्रक्षेपणाच्या यशस्वीतेसाठी आवश्यक मानवी आणि विपणन संसाधने तैनात करण्यासाठी एकूण €36 आहे.
आमच्या पुढील मीटिंग दरम्यान यावर चर्चा करण्यासाठी मी तुमच्याकडे आहे.
आपल्या परतीसाठी प्रलंबित
विनम्र,
जॉन ड्युपॉन्ट
प्रकल्प व्यवस्थापक
तिसरे उदाहरण: विक्री विभागाचा मासिक क्रियाकलाप अहवाल
कृपया मार्च महिन्यासाठी आमच्या विक्री विभागाचा क्रियाकलाप अहवाल खाली शोधा:
- संभाव्य भेटी: आमच्या विक्री प्रतिनिधींनी आमच्या ग्राहक फाइलमध्ये ओळखल्या गेलेल्या 25 संभाव्यांशी संपर्क साधला. 12 नियुक्त्या निश्चित करण्यात आल्या आहेत.
- ऑफर पाठवल्या: आम्ही आमच्या कॅटलॉगमधून प्रमुख उत्पादनांवर 10 व्यावसायिक ऑफर पाठवल्या आहेत, त्यापैकी 3 आधीच रूपांतरित केल्या गेल्या आहेत.
- ट्रेड शो: एक्सपोफार्म शोमध्ये आमच्या स्टँडने सुमारे 200 संपर्क आकर्षित केले. आम्ही त्यापैकी 15 भविष्यातील नियुक्त्यांमध्ये रूपांतरित केले आहेत.
- प्रशिक्षण: आमची नवीन कोलॅबोरेटर लीना हिने आमची उत्पादने आणि विक्री खेळपट्ट्यांशी परिचित होण्यासाठी मार्कसोबत फील्ड ट्रेनिंगचा एक आठवडा घेतला.
- उद्दिष्टे: महिन्याभरात 20 नवीन करारांचे आमचे व्यावसायिक उद्दिष्ट साध्य झाले आहे. उलाढाल €30 इतकी झाली.
आमची क्लायंट यादी विकसित करण्यासाठी आम्ही आमचे प्रयत्न सुरू ठेवत आहोत, मला तुमच्या शिफारसी पाठवण्यास अजिबात संकोच करू नका.
विनम्रपणे,
जीन ड्युपॉन्ट विक्री व्यवस्थापक
उदाहरण चार: तपशीलवार साप्ताहिक क्रियाकलाप अहवाल – सुपरमार्केट बेकरी
कृपया आमच्या बेकरीचा 1-7 मार्च या आठवड्यातील तपशीलवार क्रियाकलाप अहवाल खाली पहा:
उत्पादनः
- आम्ही दररोज सरासरी 350 पारंपारिक बॅगेट्सचे उत्पादन केले, आठवड्यातून एकूण 2100.
- आमच्या नवीन ओव्हनमुळे एकूण व्हॉल्यूम 5% वाढला आहे, ज्यामुळे आम्हाला वाढती मागणी पूर्ण करता येते.
- आमच्या विशेष ब्रेड्सच्या श्रेणीतील वैविध्यपूर्णता (ग्रामीण भाग, संपूर्ण अन्नधान्य) फळ देत आहे. आम्ही या आठवड्यात 750 बेक केले.
विक्री:
- एकूण उलाढाल 2500€ आहे, गेल्या आठवड्याच्या तुलनेत स्थिर आहे.
- व्हिएनीज पेस्ट्री आमच्या सर्वोत्कृष्ट विकल्या जातात (€680), त्यानंतर लंच फॉर्म्युला (€550) आणि पारंपारिक ब्रेड (€430).
- विशेष ब्रंच ऑफरमुळे रविवारी सकाळची विक्री विशेषतः मजबूत होती (€1200 ची उलाढाल).
पुरवठा :
- 50 किलो पीठ आणि 25 किलो लोणीचे स्वागत. साठा पुरेसा आहे.
- पुढील आठवड्यासाठी अंडी आणि यीस्ट ऑर्डर करण्याचा विचार करत आहे.
कर्मचारी :
- ज्युली पुढच्या आठवड्यात सुट्टीवर जाईल, मी वेळापत्रकांची पुनर्रचना करेन.
- विक्रीसाठी ओव्हरटाइम प्रदान करणार्‍या बॅस्टिनचे आभार.
अडचणी :
- मंगळवारी सकाळी नाणे यंत्रणा बिघडली, इलेक्ट्रिशियनने दिवसभरात दुरुस्ती केली.
विनम्रपणे,
जीन ड्युपॉन्ट व्यवस्थापक
पाचवे उदाहरण: तातडीची समस्या – अकाउंटिंग सॉफ्टवेअर खराब होणे
आज सकाळी, आमच्या अकाऊंटिंग सॉफ्टवेअरमध्ये इनव्हॉइसची एन्ट्री आणि सामान्य लेजरचे निरीक्षण करण्यास प्रतिबंध करणारे बग आहेत.
आमचा IT सेवा प्रदाता, ज्यांच्याशी मी संपर्क साधला आहे, ते पुष्टी करतो की अलीकडील अपडेट प्रश्नात आहे. ते दुरुस्त करण्याचे काम करत आहेत.
दरम्यान, आम्हाला व्यवहार रेकॉर्ड करणे अशक्य आहे आणि रोख देखरेख विस्कळीत आहे. आपण खूप लवकर मागे पडण्याचा धोका पत्करतो.
समस्येचे तात्पुरते निराकरण करण्यासाठी:
- मी पुनर्प्राप्त करीन अशा आणीबाणीच्या एक्सेल फाइलवर तुमचे इनव्हॉइस/खर्च लिहा
- ग्राहकांच्या चौकशीसाठी, खाती थेट सत्यापित करण्यासाठी मला कॉल करा
- मी तुम्हाला प्रगतीची माहिती ठेवण्यासाठी सर्वतोपरी प्रयत्न करतो.
आमचा सेवा प्रदाता पूर्णपणे एकत्रित आहे आणि जास्तीत जास्त ४८ तासांच्या आत या समस्येचे निराकरण करण्याची आशा आहे. मला माहित आहे की ही खराबी वाईट आहे, तुमच्या समजून घेतल्याबद्दल धन्यवाद. कृपया मला कोणत्याही तातडीच्या समस्यांबद्दल कळवा.
विनम्र,
जीन ड्युपॉन्ट अकाउंटंट
