E-mel ialah alat komunikasi pilihan bagi kebanyakan kita. E-mel adalah hebat kerana anda tidak perlu berada pada masa yang sama dengan teman bicara anda untuk berkomunikasi. Ini membolehkan kami meneruskan isu yang sedang berjalan apabila rakan sekerja kami tidak tersedia atau di seberang dunia.

Walau bagaimanapun, kebanyakan daripada kita tenggelam dalam senarai e-mel yang tidak berkesudahan. Menurut laporan yang diterbitkan pada 2016, purata pengguna perniagaan menerima dan menghantar lebih daripada 100 e-mel setiap hari.

Di samping itu, e-mel terlalu mudah disalahpahami. Kajian Sendmail baru-baru ini mendapati bahawa 64% orang menghantar atau menerima e-mel yang menyebabkan kekeliruan atau kekeliruan yang tidak disengajakan.

Kerana jumlah e-mel yang kami hantar dan terima, dan kerana e-mel sering disalah tafsir, adalah penting untuk menulisnya secara jelas dan ringkas.

Bagaimana dengan betul menulis e-mel profesional

Menulis e-mel yang ringkas dan tepat akan mengurangkan masa yang dihabiskan untuk menguruskan e-mel dan menjadikan anda lebih produktif. Dengan memastikan e-mel anda pendek, anda mungkin akan menghabiskan lebih sedikit masa untuk e-mel dan lebih banyak masa untuk tugasan lain. Yang berkata, menulis dengan jelas adalah kemahiran. Seperti semua kemahiran, anda perlu melakukannya mengusahakan perkembangannya.

Pada mulanya, anda mungkin mengambil masa yang lama untuk menulis e-mel pendek berbanding menulis e-mel yang panjang. Walau bagaimanapun, walaupun ini berlaku, anda akan membantu rakan sekerja, pelanggan atau pekerja anda untuk menjadi lebih produktif, kerana anda akan menambah lebih sedikit kekacauan pada peti masuk mereka, yang akan membantu mereka bertindak balas kepada anda dengan lebih cepat.

Dengan menulis dengan jelas, anda akan dikenali sebagai seseorang yang tahu perkara yang mereka mahukan dan menyelesaikan sesuatu. Kedua-duanya bagus untuk prospek kerjaya anda.

Jadi apa yang diperlukan untuk menulis e-mel yang jelas, ringkas dan profesional?

Kenal pasti matlamat anda

Hapuskan e-mel sentiasa mempunyai tujuan yang jelas.

Setiap kali anda duduk untuk menulis e-mel, luangkan masa beberapa saat untuk bertanya kepada diri sendiri, “Mengapa saya menghantar ini? Apa yang saya harapkan daripada penerima?

Jika anda tidak dapat menjawab soalan-soalan ini, anda tidak perlu menghantar e-mel. Menulis e-mel tanpa mengetahui apa yang anda perlukan adalah membuang masa dan penerima anda. Jika anda tidak tahu dengan tepat apa yang anda mahukan, sukar untuk anda menyatakan diri dengan jelas dan ringkas.

Gunakan peraturan "Satu perkara pada satu masa"

E-mel bukan pengganti untuk mesyuarat. Dengan mesyuarat perniagaan, lebih banyak item agenda yang anda kerjakan, lebih produktif mesyuarat itu.

Dengan e-mel, sebaliknya adalah benar. Semakin rendah anda memasukkan topik yang berbeza dalam e-mel anda, lebih banyak perkara akan difahami untuk ahli saling anda.

Itulah sebabnya adalah idea yang baik untuk mengamalkan peraturan "satu perkara pada satu masa". Pastikan setiap e-mel yang anda hantar adalah mengenai satu perkara. Jika anda perlu berkomunikasi tentang projek lain, tulis e-mel lain.

Ia juga merupakan masa yang baik untuk bertanya kepada diri sendiri, "Adakah e-mel ini benar-benar perlu?" Sekali lagi, hanya e-mel yang benar-benar diperlukan untuk memberi penghormatan kepada orang yang anda hantar e-mel.

Amalan empati

Empati adalah keupayaan untuk melihat dunia melalui mata orang lain. Apabila anda melakukan ini, anda memahami fikiran dan perasaan mereka.

Apabila menulis e-mel, fikirkan kata-kata anda dari sudut pandangan pembaca. Dengan semua yang anda tulis, tanya diri anda:

  • Bagaimana saya boleh mentafsirkan ayat ini jika saya menerimanya?
  • Adakah ia termasuk istilah samar-samar untuk menentukan?

Ini adalah penyesuaian yang mudah tetapi berkesan untuk cara anda seharusnya menulis. Memikirkan orang yang akan membaca anda akan mengubah cara mereka bertindak balas terhadap anda.

Berikut adalah cara empati untuk melihat dunia untuk membantu anda memulakan. Kebanyakan orang:

  • Sedang sibuk. Mereka tidak mempunyai masa untuk meneka apa yang anda mahukan, dan mereka ingin dapat membaca e-mel anda dan membalasnya dengan cepat.
  • Nikmati pujian. Jika anda boleh mengatakan sesuatu yang positif tentang mereka atau kerja mereka, lakukannya. Kata-kata anda tidak akan sia-sia.
  • Suka berterima kasih. Jika penerima membantu anda dalam apa jua cara, jangan lupa untuk berterima kasih kepada mereka. Anda harus melakukan ini walaupun tugas mereka untuk membantu anda.

Sediakan persembahan

Apabila anda mula-mula menghantar e-mel kepada seseorang, anda perlu memberitahu penerima siapa anda. Anda biasanya boleh melakukannya dalam satu ayat. Contohnya: “Seronok bertemu anda di [Acara X]. »

Satu cara untuk memendekkan pengenalan adalah dengan menulisnya seolah-olah anda sedang bertemu muka. Anda tidak mahu bermonolog selama lima minit apabila bertemu seseorang secara peribadi. Jadi jangan buat dalam e-mel.

Anda tidak tahu jika pengenalan diperlukan. Mungkin anda telah menghubungi penerima, tetapi anda tidak tahu sama ada dia akan mengingati anda. Anda boleh meninggalkan kelayakan anda dalam tandatangan elektronik anda.

Ini mengelakkan salah faham. Memperkenalkan semula diri anda kepada seseorang yang sudah mengenali anda kelihatan kurang ajar. Jika dia tidak pasti sama ada dia mengenali anda, anda boleh biarkan dia menyemak tandatangan anda.

Hadkan diri anda kepada lima ayat

Dalam setiap e-mel yang anda tulis, anda mesti menggunakan ayat yang cukup untuk mengatakan apa yang anda perlukan, tidak lebih lagi. Amalan yang berguna adalah untuk menghadkan diri kepada lima ayat.

Kurang daripada lima ayat sering kejam dan kasar, lebih daripada lima ayat membuang masa.

Akan ada masa apabila tidak mungkin untuk menyimpan email yang mengandungi lima ayat. Tetapi dalam kebanyakan kes, lima kalimat sudah cukup.

Mengamalkan disiplin lima kalimat dan anda akan mendapati diri anda menulis e-mel lebih cepat. Anda juga akan mendapat lebih banyak jawapan.

Gunakan perkataan pendek

Pada tahun 1946, George Orwell menasihatkan para penulis untuk tidak menggunakan perkataan yang panjang di mana perkataan yang pendek akan dilakukan.

Nasihat ini lebih relevan hari ini, terutamanya semasa menulis e-mel.

Perkataan pendek menunjukkan penghormatan untuk pembaca anda. Dengan menggunakan kata-kata pendek, anda membuat mesej anda mudah difahami.

Begitu juga ayat dan perenggan yang pendek. Elakkan menulis teks besar jika anda mahu mesej anda jelas dan mudah difahami.

Gunakan suara aktif

Suara aktif lebih mudah dibaca. Ia juga menggalakkan tindakan dan tanggungjawab. Sememangnya, dalam suara aktif, ayat-ayat itu tertumpu kepada orang yang bertindak. Dalam suara pasif, ayat memfokuskan pada objek yang seseorang itu bertindak. Dalam suara pasif, ia mungkin terdengar seperti perkara yang berlaku dengan sendirinya. Secara aktif, perkara hanya berlaku apabila orang bertindak.

Berpegang kepada struktur standard

Apakah kunci untuk memastikan e-mel anda pendek? Gunakan struktur piawai. Ini adalah templat yang boleh anda ikuti untuk setiap e-mel yang anda tulis.

Di samping mengekalkan e-mel anda pendek, mengikut struktur standard juga membantu anda menulis dengan cepat.

Lama kelamaan, anda akan membangunkan struktur yang akan berfungsi untuk anda. Berikut adalah struktur mudah untuk membuat anda bermula:

  • Salutation
  • Pujian
  • Alasan untuk e-mel anda
  • Seruan untuk bertindak
  • Mesej tutup (Tutup)
  • Tandatangan

Mari lihat setiap ini secara mendalam.

  • Ini adalah baris pertama e-mel. “Helo, [Nama Pertama]” ialah sapaan biasa.

 

  • Apabila anda menghantar e-mel kepada seseorang buat kali pertama, pujian adalah permulaan yang baik. Pujian yang ditulis dengan baik juga boleh berfungsi sebagai pengenalan. Sebagai contoh:

 

“Saya menikmati pembentangan anda pada [subjek] pada [tarikh]. »

“Saya dapati blog anda tentang [topik] sangat membantu. »

“Sukar untuk bertemu anda di [acara]. »

 

  • Alasan untuk e-mel anda. Dalam bahagian ini, anda berkata, "Saya akan menghantar e-mel untuk bertanya tentang..." atau "Saya tertanya-tanya sama ada anda boleh membantu..." Kadangkala anda memerlukan dua ayat untuk menerangkan sebab anda menulis.

 

  • Seruan untuk bertindak. Sebaik sahaja anda menjelaskan sebab e-mel anda, jangan mengandaikan bahawa penerima akan tahu apa yang perlu dilakukan. Berikan arahan khusus. Sebagai contoh:

"Bolehkah anda menghantar fail itu kepada saya pada hari Khamis?" »

"Bolehkah anda menulis ini dalam dua minggu ke depan?" "

“Sila tulis Yann mengenainya, dan beritahu saya apabila anda telah melakukannya. »

Dengan menyusun permintaan anda dalam bentuk pertanyaan, penerima dijemput untuk memberi respons. Sebagai alternatif, anda juga boleh menggunakan: "beritahu saya ketika anda melakukan ini" atau "beritahu saya jika ini sesuai untuk anda." "

 

  • tutup. Sebelum menghantar e-mel anda, pastikan anda memasukkan mesej penutup. Ini mempunyai dua tujuan untuk mengulangi seruan bertindak anda dan membuatkan penerima berasa gembira.

 

Contoh garis penutup yang baik:

"Terima kasih atas semua bantuan anda dalam hal ini. "

“Saya tak sabar nak dengar pendapat awak. »

"Beritahu saya jika anda mempunyai sebarang pertanyaan. "

  • Untuk menyelesaikan pemikiran untuk menambah tandatangan anda didahului oleh mesej salam.

Ia boleh menjadi "Yours", "Sincerely", "Have a nice day" atau "Thank you".