Tarik pembaca anda dari pengenalan

Pengenalan adalah penting untuk menarik perhatian pembaca anda dan menggalakkan mereka membaca laporan anda yang lain. melalui emel.

Mulakan dengan ayat yang kuat yang menetapkan konteks atau menggariskan objektif utama, sebagai contoh: "Berikutan kegagalan pelancaran barisan produk baharu kami, adalah penting untuk menganalisis punca dan bertindak dengan cepat".

Susun pengenalan ringkas ini dalam 2-3 ayat utama: situasi semasa, isu utama, perspektif.

Bertaruh pada gaya langsung dan kata-kata yang kuat. Letakkan maklumat penting pada permulaan ayat.

Anda boleh memasukkan angka untuk menyokong pendapat anda.

Dalam beberapa baris yang disasarkan, pengenalan anda seharusnya membuatkan pembaca anda ingin terus membaca untuk mengetahui lebih lanjut. Dari saat pertama, kata-kata anda mesti ditangkap.

Dengan pengenalan yang bernas, laporan e-mel anda akan menarik perhatian dan mendorong pembaca anda untuk memahami analisis anda.

Tingkatkan laporan anda dengan visual yang berkaitan

Visual mempunyai kuasa menarik yang tidak dapat dinafikan dalam laporan e-mel. Mereka mengukuhkan mesej anda dengan cara yang berkuasa.

Jangan teragak-agak untuk menyepadukan graf, jadual, rajah, foto jika anda mempunyai data yang berkaitan untuk dikemukakan. Carta pai ringkas yang menggambarkan pengedaran jualan akan memberi lebih impak daripada perenggan yang panjang.

Walau bagaimanapun, berhati-hati untuk memilih visual yang jelas yang difahami dengan cepat. Elakkan grafik terlebih muatan. Sentiasa sebut sumber dan tambahkan kapsyen penjelasan jika perlu.

Juga pastikan bahawa visual anda kekal boleh dibaca pada mudah alih, dengan menyemak paparan. Jika perlu, buat versi yang sesuai untuk skrin kecil.

Variasikan visual dalam laporan anda untuk merangsang perhatian, dengan berhati-hati. E-mel yang berlebihan dengan imej akan kehilangan kejelasan. Teks dan visual ganti untuk laporan dinamik.

Dengan data berkaitan yang diserlahkan dengan baik, visual anda akan menarik perhatian dan menjadikan laporan e-mel anda lebih mudah difahami dengan cara yang menarik perhatian dan profesional.

Buat kesimpulan dengan membuka perspektif

Kesimpulan anda seharusnya memberi inspirasi kepada pembaca anda untuk mengambil tindakan terhadap laporan anda.

Pertama, ringkaskan perkara utama dan kesimpulan dalam 2-3 ayat ringkas.

Serlahkan maklumat yang anda mahu penerima anda ingat dahulu. Anda boleh menggunakan kata kunci tertentu daripada tajuk untuk mengingat semula struktur.

Kemudian, akhiri e-mel anda dengan pembukaan kepada perkara seterusnya: cadangan untuk mesyuarat susulan, permintaan untuk pengesahan pelan tindakan, susulan untuk mendapatkan respons pantas...

Kesimpulan anda dimaksudkan untuk menarik untuk menimbulkan reaksi daripada pembaca anda. Gaya afirmatif dengan kata kerja tindakan akan memudahkan matlamat ini.

Dengan membuat kesimpulan anda, anda akan memberikan perspektif kepada laporan anda dan mendorong penerima anda untuk bertindak balas atau mengambil tindakan.

 

Contoh laporan melalui e-mel untuk meningkatkan masalah teknikal dan mencadangkan pelan tindakan

 

Perkara: Laporan – Penambahbaikan yang perlu dibuat pada permohonan kami

Thomas yang dihormati,

Ulasan negatif baru-baru ini pada apl kami membuatkan saya bimbang dan memerlukan beberapa tweak pantas. Kita perlu bertindak balas sebelum kehilangan lebih ramai pengguna.

Isu semasa

  • Rating App Store turun kepada 2,5/5
  • Aduan pepijat yang kerap
  • Ciri terhad berbanding pesaing kami

Jejak Penambahbaikan

Saya cadangkan kita fokus sekarang pada:

  • Pembetulan pepijat utama yang dilaporkan
  • Menambah ciri baharu yang popular
  • Kempen untuk mempromosikan perkhidmatan pelanggan kami

Mari kita anjurkan mesyuarat minggu ini untuk menentukan dengan tepat penyelesaian teknikal dan komersial yang akan dilaksanakan. Adalah penting untuk bertindak dengan cepat untuk mendapatkan semula kepercayaan pengguna kami dan meningkatkan penilaian aplikasi.

Menunggu kepulangan awak, Jean