Identifika l-mudell standard adattat għall-għan tiegħek

Hemm diversi mudelli standard ta 'rapport tal-email użati fin-negozju. L-għażla tal-format it-tajjeb ibbażat fuq l-iskop tar-rapport tiegħek hija essenzjali biex twassal il-messaġġ tiegħek b'mod ċar u effettiv.

Għal rapport ta 'monitoraġġ regolari bħal rapport ta' kull ġimgħa jew kull xahar, agħżel struttura ta 'tabella b'ċifri ewlenin (bejgħ, produzzjoni, eċċ.).

Għal talba għal baġit jew riżorsi, ikteb fajl strutturat f'partijiet b'introduzzjoni, il-bżonnijiet dettaljati tiegħek, argument u konklużjoni.

F'sitwazzjoni ta 'kriżi li teħtieġ reazzjoni urġenti, mħatri fuq stil dirett u qawwi billi elenka l-problemi, il-konsegwenzi, u l-azzjonijiet fi ftit sentenzi xokkanti.

Ikun xi jkun il-mudell, ħu ħsieb l-ifformattjar b'intertitoli, balal, tabelli biex tiffaċilita l-qari. L-eżempji konkreti hawn taħt jgħinuk tagħżel l-aħjar format għal kull sitwazzjoni għal rapporti bl-email professjonali u effettivi.

Ir-rapport ta 'monitoraġġ regolari fil-forma ta' tabelli

Ir-rapport ta’ monitoraġġ regolari, pereżempju kull xahar jew kull ġimgħa, jeħtieġ struttura ċara u sintetika li tenfasizza d-dejta ewlenija.

Il-format fit-tabelli jagħmilha possibbli li jiġu ppreżentati l-indikaturi importanti (bejgħ, produzzjoni, rata ta 'konverżjoni, eċċ.) b'mod organizzat u li jinqara, fi ftit sekondi.

Ittitola t-tabelli tiegħek b'mod preċiż, pereżempju "Evoluzzjoni tal-bejgħ onlajn (fatturat ta' kull xahar 2022)". Ftakar li ssemmi l-unitajiet.

Tista' tinkorpora elementi viżwali bħall-grafika biex issaħħaħ il-messaġġ. Kun żgur li d-data hija korretta u l-kalkoli korretti.

Akkumpanja kull tabella jew graff b'kummentarju qasir li janalizza t-tendenzi u l-konklużjonijiet ewlenin, f'2-3 sentenzi.

Il-format tal-mejda jagħmilha faċli għar-riċevitur tiegħek biex jaqra l-affarijiet essenzjali malajr. Huwa ideali għal rapporti ta' monitoraġġ regolari li jeħtieġu preżentazzjoni fil-qosor tad-dejta ewlenija.

L-e-mail ta' impatt f'każ ta' kriżi

F'sitwazzjoni ta' emerġenza li teħtieġ rispons rapidu, agħżel rapport fil-forma ta' sentenzi qosra u punchy.

Ħabbar il-problema mill-bidu nett: "Is-server tagħna huwa mwaqqaf wara attakk, aħna offline". Imbagħad iddettalja l-impatt: fatturat mitluf, klijenti affettwati, eċċ.

Imbagħad elenka l-azzjonijiet meħuda biex tillimita l-ħsara, u dawk li għandhom jiġu implimentati immedjatament. Tispiċċa b'mistoqsija jew talba urġenti: "Nistgħu noqogħdu fuq riżorsi addizzjonali biex nirrestawraw is-servizz fi żmien 48 siegħa?"

Fi kriżi, iċ-ċavetta hija li tinforma malajr dwar id-diffikultajiet, il-konsegwenzi, u t-tweġibiet fi ftit sentenzi diretti. Il-messaġġ tiegħek għandu jkun qasir u mobilizzat. L-istil punchy huwa l-aktar effettiv għal dan it-tip ta 'rapport tal-email ta' emerġenza.

 

Eżempju XNUMX: Rapport Dettaljat ta' Kull Xahar tal-Bejgħ

Sinjura,

Jekk jogħġbok sib hawn taħt ir-rapport dettaljat tal-bejgħ tagħna ta' Marzu:

  1. Bejgħ fil-maħżen

Il-bejgħ fil-ħwienet naqas b’5% mix-xahar li għadda għal €1. Hawnhekk hawn l-evoluzzjoni skont id-dipartiment:

  • Apparat tad-dar: fatturat ta’ €550, stabbli
  • Dipartiment DIY: fatturat ta' €350, tnaqqis ta' 000%
  • Sezzjoni tal-ġnien: fatturat ta' €300, tnaqqis ta' 000%
  • Dipartiment tal-kċina: fatturat ta' €50, żieda ta' 000%

It-tnaqqis fid-dipartiment tal-ġnien huwa spjegat mit-temp mhux favorevoli dan ix-xahar. Innota t-tkabbir inkoraġġanti fid-dipartiment tal-kċina.

  1. Bejgħ onlajn

Il-bejgħ fuq il-websajt tagħna huwa stabbli għal €900. Is-sehem tal-mobile tela' għal 000% tal-bejgħ onlajn. Il-bejgħ ta' għamara u dekorazzjoni żdied b'mod qawwi grazzi għall-ġbir il-ġdid tagħna tar-Rebbiegħa.

  1. Azzjonijiet ta' kummerċjalizzazzjoni

Il-kampanja bl-email tagħna għal Jum in-Nanniet iġġenerat fatturat addizzjonali ta’ €20 fid-dipartiment tal-kċina.

L-operazzjonijiet tagħna fuq in-netwerks soċjali madwar id-disinn interjuri taw ukoll spinta lill-bejgħ f'dan is-segment.

  1. konklużjoni

Minkejja tnaqqis żgħir fil-ħwienet, il-bejgħ tagħna għadu sod, immexxi mill-kummerċ elettroniku u operazzjonijiet ta 'kummerċjalizzazzjoni mmirati. Irridu nkomplu bl-isforzi tagħna fuq dekorazzjoni u għamara biex nikkumpensaw għat-tnaqqis staġjonali fid-dipartiment tal-ġnien.

Jien għad-dispożizzjoni tiegħek għal kull kjarifika.

cordialement Bien,

Jean Dupont Seller East settur

It-tieni eżempju: Talba ta' baġit addizzjonali għat-tnedija ta' linja ġdida ta' prodotti

 

Sinjura Direttur Ġenerali,

Għandi l-unur nitlob mingħandek baġit addizzjonali bħala parti mit-tnedija tal-firxa l-ġdida tagħna ta' prodotti skedata għal Ġunju 2024.

Dan il-proġett strateġiku għandu l-għan li jestendi l-offerta tagħna għas-segment qawwi tal-prodotti organiċi, fejn id-domanda qed tikber b'20% fis-sena, billi toffri 15-il referenza addizzjonali.

Biex jiġi ggarantit is-suċċess ta' din it-tnedija, huwa essenzjali li jiġu mobilizzati riżorsi addizzjonali. Hawn huma l-proposti numeriċi tiegħi:

  1. Tisħiħ temporanju tat-tim:
  • Reklutaġġ ta’ 2 żviluppaturi full-time fuq 6 xhur biex jiffinalizzaw l-ippakkjar u d-dokumentazzjoni teknika (ispiża: €12000)
  • Appoġġ ta' aġenzija ta' marketing diġitali għal 3 xhur għall-kampanja tal-web (8000€)
  1. Kampanja ta' marketing:
  • Baġit tal-midja biex tisponsorja l-pubblikazzjonijiet tagħna fuq in-netwerks soċjali (5000€)
  • Ħolqien u trażmissjoni ta' emails: disinn grafiku, spejjeż tat-tbaħħir għal 3 kampanji (7000€)
  1. Testijiet tal-konsumatur:
  • Organizzazzjoni ta' panels tal-konsumaturi biex jiġbru feedback dwar prodotti (4000€)

Dan huwa total ta’ €36 biex jintużaw ir-riżorsi umani u ta’ marketing meħtieġa għas-suċċess ta’ din it-tnedija strateġika.

Jien għad-dispożizzjoni tagħkom biex niddiskutuh waqt il-laqgħa tagħna li jmiss.

Sakemm terġa 'tirritorna,

Tislijiet,

John Dupont

Maniġer tal-proġett

 

It-tielet eżempju: Rapport ta 'attività ta' kull xahar tad-dipartiment tal-bejgħ

 

Għażiż Sinjura Durand,

Jekk jogħġbok sib hawn taħt ir-rapport ta’ attività tad-dipartiment tal-bejgħ tagħna għax-xahar ta’ Marzu:

  • Żjarat ta' prospett: Ir-rappreżentanti tal-bejgħ tagħna kkuntattjaw 25 prospetti identifikati fil-fajl tal-klijenti tagħna. Ġew iffissati 12-il ħatra.
  • Offerti mibgħuta: Bgħatna 10 offerti kummerċjali fuq prodotti ewlenin mill-katalgu tagħna, li 3 minnhom diġà ġew konvertiti.
  • Wirjiet tal-kummerċ: L-istand tagħna fil-wirja tal-Expopharm ġibed madwar 200 kuntatt. Konverjna 15 minnhom f’ħatriet futuri.
  • Taħriġ: Il-kollaboratur il-ġdid tagħna Lena segwiet ġimgħa ta’ taħriġ fuq il-post ma’ Marc biex tiffamiljarizza ruħha mal-prodotti u l-pitchs tal-bejgħ tagħna.
  • Għanijiet: L-għan kummerċjali tagħna ta' 20 kuntratt ġdid matul ix-xahar intlaħaq. Il-fatturat iġġenerat jammonta għal €30.

Aħna qed inkomplu bl-isforzi tagħna biex niżviluppaw il-lista tal-klijenti tagħna, toqgħodx lura milli tibgħatli r-rakkomandazzjonijiet tiegħek.

cordialement Bien,

Jean Dupont Sales Manager

 

Eżempju Erba’: Rapport ta’ Attività Dettaljat ta’ Kull Ġimgħa – Supermarket Bakery

 

Chers collegues,

Jekk jogħġbok sib hawn taħt ir-rapport dettaljat tal-attività tal-forn tagħna għall-ġimgħa tal-1 sas-7 ta’ Marzu:

Produzzjoni:

  • Aħna pproduċejna medja ta’ 350 baguette tradizzjonali kuljum, għal total ta’ 2100 matul il-ġimgħa.
  • Il-volum ġenerali żdied b'5% grazzi għall-forn il-ġdid tagħna, li jippermettilna nilħqu d-domanda dejjem tikber.
  • Id-diversifikazzjoni tal-firxa tagħna ta' ħobż speċjali (tal-kampanja, sħaħ, ċereali) qed tagħti l-frott. Inħejna 750 din il-ġimgħa.

Bejgħ:

  • Il-fatturat globali huwa ta' 2500 €, stabbli meta mqabbel mal-ġimgħa li għaddiet.
  • Il-pasti Vjeneżi jibqgħu l-aqwa bejjiegħa tagħna (€680), segwiti minn formuli tal-ikla (€550) u ħobż tradizzjonali (€430).
  • Il-bejgħ tal-Ħadd filgħodu kien partikolarment qawwi (fatturat ta’ €1200) grazzi għall-offerta speċjali tal-brunch.

Provvista:

  • Akkoljenza ta '50kg ta' dqiq u 25kg ta 'butir. L-istokks huma adegwati.
  • Naħsbu biex tordna bajd u ħmira għall-ġimgħa d-dieħla.

Persunal:

  • Julie se tkun fuq vaganza l-ġimgħa d-dieħla, se norganizza mill-ġdid l-iskedi.
  • Grazzi lil Bastien li jipprovdi overtime għall-bejgħ.

Problemi:

  • Tkissir tal-mekkaniżmu tal-muniti nhar it-Tlieta filgħodu, imsewwi matul il-ġurnata mill-elettriku.

cordialement Bien,

Jean Dupont Manager

 

Il-ħames eżempju: Problema urġenti – Malfunzjoni tas-softwer tal-kontabilità

 

Bonjour tous à,

Dalgħodu, is-softwer tal-kontabilità tagħna għandu bugs li jipprevjenu d-dħul tal-fatturi u l-monitoraġġ tar-reġistru ġenerali.

Il-fornitur tas-servizz tal-IT tagħna, li kkuntattjajtu, jikkonferma li hemm dubju dwar aġġornament reċenti. Qed jaħdmu fuq soluzzjoni.

Sadanittant, huwa impossibbli għalina li nirreġistraw it-tranżazzjonijiet u l-monitoraġġ tal-flus kontanti jiġi mfixkel. Aħna nirriskjaw li naqgħu lura malajr ħafna.

Biex issolvi l-problema temporanjament:

  • Ikteb il-fatturi/spejjeż tiegħek fuq fajl excel ta’ emerġenza li se nirkupra
  • Għal mistoqsijiet tal-klijenti, ċempelni biex tivverifika l-kontijiet live
  • Nagħmel minn kollox biex inżommok infurmat bil-progress.

Il-fornitur tas-servizz tagħna huwa mobilizzat bis-sħiħ u jittama li jsolvi din il-problema fi żmien massimu ta' 48 siegħa. Naf li din il-ħsara hija ħażina, grazzi tal-fehim tiegħek. Jekk jogħġbok għarrafni bi kwalunkwe kwistjoni urġenti.

Tislijiet,

Jean Dupont Accountant