Stampa Friendly, PDF & Email

L-email hija waħda mill-mezzi ewlenin ta’ komunikazzjoni fl-ambjent professjonali. Madankollu, xi wħud għandhom it-tendenza li jinsew ir-regoli. Dan peress li l-email jitqies li huwa inqas formali mill-ittra. Huwa importanti li tkun taf li din xorta waħda tibqa' kitba ta' ħidma, anke jekk għandha stil eħfef jew aktar faċli għall-utent. Kif tirnexxi f'email professjonali? Skopri l-prattiki li tadotta għal abbozzar fir-regoli tal-arti.

Is-suġġett tal-email għandu jkun qasir

L-ewwel ħaġa li se jaqra r-riċevitur tiegħek hija ovvjament is-suġġett tal-email tiegħek. Din hija fil-fatt l-unika linja li tidher fl-inbox. Din hija r-raġuni għaliex għandha tkun qasira, preċiża u pulita. Bl-istess mod, għandu jkollu rabta mal-għan tal-email tiegħek (avża, tinforma, tistieden ...). Fi kliem ieħor, ir-riċevitur għandu jifhem malajr x'inhu, sempliċement billi jaqra s-suġġett.

Is-suġġett tal-email jista ’jiġi fformulat f’sentenza nominali, sentenza mingħajr kelma ta’ rabta, sentenza ta ’5 sa 7 kelmiet, sentenza mingħajr artiklu. Hawn huma xi eżempji: "talba għal informazzjoni", "applikazzjoni għall-pożizzjoni ta '...", "kanċellazzjoni tat-taħriġ CSE tal-25 ta' Jannar", "stedina għall-10 snin tal-kumpanija X", "rapport tal-laqgħa minn ... ”, eċċ.

Innota wkoll li n-nuqqas ta 'suġġett jista' jagħmel l-email mhux mixtieqa.

Il-formula tal-bidu

Imsejħa wkoll formula ta 'sejħa, din tinnomina l-ewwel kliem tal-email. Fi kliem ieħor, huma l-kliem li jiżguraw kuntatt mal-interlokutur.

Din il-formula ta 'appell tiddependi b'mod partikolari fuq il-fatturi li ġejjin:

  • Ir-relazzjoni tiegħek mar-riċevitur: taf ir-riċevitur? Jekk iva f'liema punt?
  • Il-kuntest tal-komunikazzjoni: formali jew informali?
AQRA  Espressjonijiet edukati biex jiġu evitati f'email professjonali

Għalhekk huwa ovvju li m'intix ser tindirizza superjur bl-istess mod li int ser tindirizza lil kollega. Bl-istess mod, hija formula differenti li ser tuża meta tindirizza barrani.

Wara l-formula tal-appell tiġi l-ewwel sentenza tal-email li trid tkun marbuta mas-suġġett tal-kitba professjonali.

Il-korp tal-email

Ikkunsidra li tuża t-teknika tal-piramida maqluba biex tikteb il-korp tal-email tiegħek. Dan jikkonsisti fil-bidu mill-informazzjoni ewlenija tal-email li ħafna drabi hija t-tkomplija tas-suġġett tal-email. Wara dan, ikollok tevoka l-informazzjoni l-oħra b'mod li jonqos, jiġifieri mill-aktar importanti għall-inqas essenzjali.

Ir-raġuni għaliex għandek tmur għal dan il-metodu hija li l-ewwel parti ta 'sentenza hija l-aħjar moqrija u l-iktar waħda mfakkra. F’sentenza ta ’40 kelma, ġeneralment tiftakar biss 30% tal-ewwel parti.

L-email tiegħek għandha tinkiteb b’sentenzi qosra u b’lingwa professjonali u ta ’kuljum. F'dan is-sens, evita termini tekniċi u kun żgur li hemm kliem ta 'konnessjoni bejn is-sentenzi.

Fl-aħħarnett, tinsiex il-formula edukata biex tispiċċa l-email tiegħek. Imbagħad uża kortesija qasira fl-aħħar waqt li tadattaha għall-kuntest tal-iskambju iżda wkoll għar-relazzjoni tiegħek mar-riċevitur.