L-email huwa wieħed mill-mezzi ewlenin ta’ komunikazzjoni fuq il-post tax-xogħol. Madankollu, xi wħud għandhom it-tendenza li jinsew ir-regoli. Dan għaliex l-email hija meqjusa inqas formali minn ittra. Huwa importanti li tkun taf li madankollu jibqa' dokument ta' ħidma, anke jekk ikollu stil eħfef jew aktar konvivenzjali. Kif tirnexxi f'email professjonali? Skopri l-prattiki li tadotta għall-kitba fir-regoli tal-arti.

Is-suġġett tal-email għandu jkun qasir

L-ewwel ħaġa li se jaqra r-riċevitur tiegħek hija ovvjament is-suġġett tal-email tiegħek. Din hija fil-fatt l-unika linja li tidher fl-inbox. Din hija r-raġuni għaliex għandha tkun qasira, preċiża u pulita. Bl-istess mod, għandu jkollu rabta mal-għan tal-email tiegħek (avża, tinforma, tistieden ...). Fi kliem ieħor, ir-riċevitur għandu jifhem malajr x'inhu, sempliċement billi jaqra s-suġġett.

Is-suġġett tal-email jista ’jiġi fformulat f’sentenza nominali, sentenza mingħajr kelma ta’ rabta, sentenza ta ’5 sa 7 kelmiet, sentenza mingħajr artiklu. Hawn huma xi eżempji: "talba għal informazzjoni", "applikazzjoni għall-pożizzjoni ta '...", "kanċellazzjoni tat-taħriġ CSE tal-25 ta' Jannar", "stedina għall-10 snin tal-kumpanija X", "rapport tal-laqgħa minn ... ”, eċċ.

Innota wkoll li n-nuqqas ta 'suġġett jista' jagħmel l-email mhux mixtieqa.

Il-formula tal-bidu

Imsejħa wkoll formula ta 'sejħa, din tinnomina l-ewwel kliem tal-email. Fi kliem ieħor, huma l-kliem li jiżguraw kuntatt mal-interlokutur.

Din il-formula ta 'appell tiddependi b'mod partikolari fuq il-fatturi li ġejjin:

  • Ir-relazzjoni tiegħek mar-riċevitur: taf ir-riċevitur? Jekk iva f'liema punt?
  • Il-kuntest tal-komunikazzjoni: formali jew informali?

Għalhekk huwa ovvju li m'intix ser tindirizza superjur bl-istess mod li int ser tindirizza lil kollega. Bl-istess mod, hija formula differenti li ser tuża meta tindirizza barrani.

Wara l-formula tal-appell tiġi l-ewwel sentenza tal-email li trid tkun marbuta mas-suġġett tal-kitba professjonali.

Il-korp tal-email

Ikkunsidra li tuża t-teknika tal-piramida maqluba biex tikteb il-korp tal-email tiegħek. Dan jikkonsisti fil-bidu mill-informazzjoni ewlenija tal-email li ħafna drabi hija t-tkomplija tas-suġġett tal-email. Wara dan, ikollok tevoka l-informazzjoni l-oħra b'mod li jonqos, jiġifieri mill-aktar importanti għall-inqas essenzjali.

Ir-raġuni għaliex għandek tmur għal dan il-metodu hija li l-ewwel parti ta 'sentenza hija l-aħjar moqrija u l-iktar waħda mfakkra. F’sentenza ta ’40 kelma, ġeneralment tiftakar biss 30% tal-ewwel parti.

L-email tiegħek għandha tinkiteb b’sentenzi qosra u b’lingwa professjonali u ta ’kuljum. F'dan is-sens, evita termini tekniċi u kun żgur li hemm kliem ta 'konnessjoni bejn is-sentenzi.

Fl-aħħarnett, tinsiex il-formula edukata biex tispiċċa l-email tiegħek. Imbagħad uża kortesija qasira fl-aħħar waqt li tadattaha għall-kuntest tal-iskambju iżda wkoll għar-relazzjoni tiegħek mar-riċevitur.