पढ्न लेख्नुहोस्
एक सहकर्मीले भर्खरै तपाईलाई एक घण्टामा भएको बैठकको बारेमा इमेल गर्नुभयो। इमेलले महत्त्वपूर्ण परियोजनाको भागको रूपमा तपाईंले प्रस्तुत गर्न आवश्यक पर्ने मुख्य जानकारी समावेश गरेको मानिन्छ।
तर त्यहाँ एउटा समस्या छ: इमेल यति नराम्रो रूपमा लेखिएको छ कि तपाईंले आवश्यक डेटा फेला पार्न सक्नुहुन्न। त्यहाँ हिज्जे त्रुटिहरू र अपूर्ण वाक्यहरू छन्। अनुच्छेदहरू यति लामो र भ्रामक छन् कि यसले तपाइँलाई चाहानु भएको जानकारी फेला पार्न जति लामो समय लाग्छ तीन गुणा लाग्छ। नतिजाको रूपमा, तपाईंले बैठकको लागि कम तयारी गरिरहनुभएको छ र यो तपाईंले आशा गरेजस्तै हुन सकेको छैन।
के तपाईंले कहिल्यै यस्तो परिस्थितिको सामना गर्नुभएको छ? सूचनाले भरिएको संसारमा, स्पष्ट, संक्षिप्त र प्रभावकारी रूपमा सञ्चार गर्न आवश्यक छ। मानिसहरूसँग पुस्तक-लम्बाइ इमेलहरू पढ्नको लागि समय छैन, र तिनीहरूसँग इमेलहरू व्याख्या गर्न धैर्य छैन जुन खराब रूपमा निर्माण गरिएको छ र जहाँ उपयोगी जानकारी सबै ठाउँमा छरिएको छ।
साथै तपाईंको लेखन कौशल राम्रो छ, आफ्नो मालिक, सहकर्मी र ग्राहकहरू लगायतका वरपरका मानिसहरूमा तपाईंले जति राम्रो प्रभाव पार्नुहुनेछ। तपाईलाई थाहा छैन कि यी राम्रो प्रभावहरूले तपाईलाई कति टाढा लैजान्छ।
यस लेखमा, हामी कसरी हेर्दैछौं कि तपाईं आफ्नो लेखनको कौशल सुधार गर्न सक्नुहुनेछ र साधारण गल्तीहरूबाट बच्न सक्नुहुन्छ।
दर्शक र ढाँचा
स्पष्ट रूपमा लेख्नको लागि पहिलो चरण उपयुक्त ढाँचा छान्नु हो। के तपाईलाई अनौपचारिक इमेल पठाउन आवश्यक छ? विस्तृत रिपोर्ट लेख्नुहोस्? वा औपचारिक पत्र लेख्नुहोस्?
ढाँचा, तपाइँको श्रोताहरु संग, तपाइँको "लेखन आवाज" को परिभाषित गर्दछ, अर्थात् टोन कति औपचारिक वा आराम हुनुपर्छ। उदाहरणका लागि, यदि तपाइँ सम्भावित ग्राहकलाई ईमेल लेख्दै हुनुहुन्छ भने, के यो एक साथीलाई इमेलको रूपमा उस्तै टोन हुनुपर्छ?
निश्चित रूपमा होइन।
तपाईंको सन्देश कसले पढ्नेछ भनेर पहिचान गरेर सुरु गर्नुहोस्। के यो वरिष्ठ अधिकारीहरू, सम्पूर्ण टोली, वा एक विशेष फाइलमा काम गर्ने सानो समूहको लागि हो? तपाइँले लेख्नुहुने सबै कुरामा, तपाइँका पाठकहरू, वा प्राप्तकर्ताहरूले तपाइँको टोन र सामग्रीको पक्षहरू परिभाषित गर्न आवश्यक छ।
रचना र शैली
एकपटक तपाईलाई थाहा छ के तपाईं लेख्नु भएको छ र जसको लागि तपाई लेखन गर्दै हुनुहुन्छ, तपाईले लेखन सुरु गर्नुपर्छ।
एक खाली, सेतो कम्प्युटर स्क्रिन अक्सर डरलाग्दो छ। यो अडिग हुन सजिलो छ किनकि तपाईलाई थाहा छैन कसरी सुरु गर्ने। तपाईंको कागजात रचना र ढाँचाको लागि यी सुझावहरू प्रयास गर्नुहोस्:
- आफ्ना श्रोताहरूसँग सुरू गर्नुहोस्: याद गर्नुहोस् कि तपाईंका पाठकहरूलाई तपाईंले उनीहरूलाई के भन्नुहुन्छ भनेर केही थाहा नहुन सक्छ। तिनीहरूले पहिले के थाहा पाउनुपर्छ?
- योजना सिर्जना गर्नुहोस्: यो विशेष गरी उपयोगी छ यदि तपाइँ लामो कागजात लेख्दै हुनुहुन्छ, जस्तै रिपोर्ट, प्रस्तुतीकरण वा भाषण। रूपरेखाहरूले तपाईंलाई कुन क्रममा पछ्याउने चरणहरू पहिचान गर्न र कार्यलाई व्यवस्थित जानकारीमा विभाजन गर्न मद्दत गर्दछ।
- थोरै समानुभूति प्रयास गर्नुहोस्: उदाहरणका लागि, यदि तपाइँ सम्भावित ग्राहकहरूको लागि बिक्री इमेल लेख्दै हुनुहुन्छ भने, उनीहरूले तपाइँको उत्पादन वा तपाइँको बिक्री पिचको बारेमा किन ख्याल राख्नुपर्छ? तिनीहरूलाई के फाइदा छ? आफ्ना श्रोताहरूको आवश्यकतालाई सधैं सम्झनुहोस्।
- बटुवा त्रिकोण प्रयोग गर्नुहोस्: यदि तपाइँ कसैलाई केहि गर्न मनाउन कोशिस गर्दै हुनुहुन्छ भने, मानिसहरूले तपाइँको कुरा किन सुन्नुपर्छ भनेर व्याख्या गर्न निश्चित हुनुहोस्, तपाइँको श्रोतालाई संलग्न गराउने तरिकामा तपाइँको बिन्दु बुझ्नुहोस्, र जानकारीलाई तर्कसंगत र सुसंगत तरिकामा प्रस्तुत गर्नुहोस्।
- तपाईंको मुख्य विषयवस्तु पहिचान गर्नुहोस्: यदि तपाइँलाई तपाइँको सन्देशको मुख्य विषयवस्तु परिभाषित गर्न कठिनाई छ भने, तपाइँसँग तपाइँको स्थिति व्याख्या गर्न 15 सेकेन्ड बाँकी छ भनी बहाना गर्नुहोस्। के भन्नुहुन्छ ? सायद यो तपाईको मुख्य विषयवस्तु हो।
- सादा भाषा प्रयोग गर्नुहोस्: जबसम्म तपाइँ एक वैज्ञानिक पेपर लेख्दै हुनुहुन्छ, यो सामान्यतया सरल, सीधा भाषा प्रयोग गर्न राम्रो छ। मानिसहरूलाई प्रभावित पार्न लामो शब्दहरू प्रयोग नगर्नुहोस्।
संरचना
तपाईंको कागजात प्रयोगकर्ताको रूपमा सम्भव मित्रको रूपमा हुनुपर्छ। पाठहरू, उपशीर्षकहरू, बुलेटहरू र पाठहरू अलग गर्न सकेसम्म सम्भव छ।
आखिर, के पढ्न सजिलो हुन सक्छ: लामो अनुच्छेदले भरिएको पृष्ठ वा खण्ड शीर्षकहरू र बुलेट पोइन्टहरूको साथ छोटो अनुच्छेदहरूमा टुक्रिएको पृष्ठ? स्क्यान गर्न सजिलो भएको कागजात लामो, घना अनुच्छेद भएको कागजात भन्दा धेरै पटक पढिनेछ।
शीर्षकले पाठकको ध्यान खिच्नु पर्छ। प्रश्नहरू प्रयोग गर्नु अक्सर राम्रो विचार हो, विशेष गरी विज्ञापन प्रतिलिपिमा, किनभने प्रश्नहरूले पाठकलाई चासो र जिज्ञासु राख्न मद्दत गर्दछ।
इ-मेलहरू र प्रस्तावहरूमा, छोटो, वास्तविक अक्षरहरू र उपशीर्षकहरू प्रयोग गर्नुहोस्, जस्तै यो लेखमा।
ग्राफिक्स थप्दै तपाईंको पाठ अलग गर्न एक स्मार्ट तरिका हो। यी भिजुअल एड्सले केवल पाठकलाई ध्यानमा राख्ने अनुमति नदिने, तर पाठ भन्दा महत्त्वपूर्ण जानकारी धेरै छिटो संचार गर्न पनि अनुमति दिन्छ।
व्याकरणीय त्रुटिहरू
तपाईलाई थाहा छ कि तपाईको इमेलमा गल्तीहरूले तपाईको कामलाई अव्यवसायिक बनाउनेछ। आफैलाई हिज्जे परीक्षक प्राप्त गरेर र सम्भव भएसम्म आफ्नो हिज्जे परिमार्जन गरेर सकल गल्तीहरूबाट बच्न आवश्यक छ।
यहाँ सामान्यतया प्रयोग गरिएका शब्दहरूको केहि उदाहरणहरू छन्:
- म पठाउ / पठाउनुहोस् / पठाउनुहोस्
क्रिया "पठाउन" पहिलो समूहको क्रिया हुनु, एक सँधै "म" लाई "ई" पठाउने एकल को पहिलो व्यक्तिमा लेख्नेछ। "ढुवानी" बिना "ई" नाम हो ("एक ढुवानी") र बहुवचन हुन सक्छ: "जहाज"।
- म तपाईसँग सामेल हुनेछु / म तपाईसँग सामेल हुनेछु
एकले सँधै "मसँग तपाईँलाई सामेल" लेख्नेछ। "संयुक्त" एक "टी" संग तेस्रो व्यक्ति एकल "को संयोजन" हो।
- म्याद / म्यादलाइन
यद्यपि यदि "बम्पर" स्त्री स्त्रीको नाममा चिनिएको छ भने प्रलोभनमा नदिनुहोस् र "ई" बिना "बम्पर" लेख्नुहोस्।
- सिफारिस / सिफारिश
यदि अङ्ग्रेजीमा हामी "ई" सँग "सिफारिस" लेख्छौं, फ्रान्सेलीमा हामी "एक" सँग "सिफारिस" लेख्दछौं।
- त्यहाँ छ / त्यहाँ छ / त्यहाँ छ
हामी उच्चारणलाई सुधार्न र उत्तराधिकारमा दुई स्वरहरू रोक्नको लागि सोधपुछ सूत्रहरूमा एक euphonic "t" थप्छौं। त्यसकारण हामी "त्यहाँ छ" लेख्नेछौं।
- को शर्तहरु / को शर्तहरु मा
कसैले "बिना" को बिना "को शर्त" मा लेख्दैन। त्यहाँ साँच्चै यस अभिव्यक्तिको प्रयोगमा धेरै "सर्तहरू" छन्।
- बाट / बीच
सावधान रहनुहोस् शब्द "बाहेक" द्वारा गलत गरिएको छैन जुन एक "s" सँग अन्त्य हुन्छ। एक "कभी" को बीच "कभी" नहीं लेखछन। यो एक उपदेश हो र यो अदृश्य छ।
- सहमति / सहमतिको रूपमा
यहां सम्म कि स्त्री स्त्री नाम को रूप मा, "सहमति को रूप मा" संधै अनियमित छ र कभी "ई" लिन्छ।
- रखरखाव / सेवा
नाम र क्रियालाई भ्रमित नगर्नुहोस्। नाम "साक्षात्कार" को बिना "टी" एक्सचेंज वा "नौकरी साक्षात्कार" को वर्णन गर्दछ। जबरजस्ती क्रियाकलाप "निरन्तर" को तेस्रो व्यक्ति मा प्रयोग गरिन्छ जब यो केहि बनाए राखन को लागी कार्य गर्दछ।
तपाईंका केही पाठकहरू हिज्जे र व्याकरणमा सही हुनेछैनन्। यदि तपाईं यी गल्तीहरू बनाउनुहुन्छ भने उनीहरूले ध्यान दिदैनन्। तर यो बहानाको रूपमा प्रयोग नगर्नुहोस्: सामान्यतया मानिसहरू हुनेछ, विशेषगरी वरिष्ठ कार्यकारीहरू, जसले नोटिस गर्नेछ!
यस कारणले, तपाईंले लेख्नुहुने सबै पाठकहरूको लागि स्वीकार्य गुणस्तरको हुनुपर्छ।
प्रमाणिकरण
राम्रो प्रूफरीडिङको शत्रु गति हो। धेरै मानिसहरू आफ्नो इमेलहरू मार्फत हतार गर्छन्, तर यसरी तपाईंले त्रुटिहरू छुटाउनुहुन्छ। तपाईंले लेख्नु भएको कुरा प्रमाणित गर्न यी निर्देशनहरू पालना गर्नुहोस्:
- आफ्नो हेडर र फुटरहरू जाँच्नुहोस्: पाठमा मात्र ध्यान केन्द्रित गर्न मानिसहरू प्रायः तिनीहरूलाई बेवास्ता गर्छन्। हेडरहरू ठूला र बोल्ड भएकाले तिनीहरू त्रुटिरहित छन् भन्ने होइन!
- अउल ई-मेल पढ्नुहोस्: यो तपाईलाई धीमी हुन जान्छ, जसको अर्थ तपाई त्रुटिहरू पत्ता लगाउन अधिक सम्भावित हुनुहुन्छ।
- पाठ पढ्नको लागी आफ्नो औंला प्रयोग गर्नुहोस्: यो अर्को कुरा हो जुन तपाईंलाई ढिलो गर्न सहयोग गर्दछ।
- तपाईंको पाठको अन्त्यमा सुरू गर्नुहोस्: सुरूमा अन्त्यबाट वाक्य पुन: पढ्नुहोस्, यसले तपाईंलाई त्रुटिहरूमा ध्यान दिदैन र सामाग्रीमा मद्दत गर्दछ।
