Vi introduserer Gmail for Business (Google Workspace)

Gmail Enterprise, er applikasjonen inkludert i Google Workspace mye mer enn en enkel e-posttjeneste. Det er et komplett verktøy som tilbyr en rekke funksjoner designet for å lette kommunikasjon, samarbeid og tidsstyring i din bedrift. Men for å dra full nytte av disse funksjonene, må kollegene dine forstå hvordan de fungerer og hvordan de kan bruke dem effektivt. Som intern trener er det der du kommer inn.

Denne første delen av vår komplette guide til Gmail Enterprise vil gi deg en oversikt over hovedfunksjonene til Gmail Enterprise og deres nytte i en profesjonell sammenheng.

meldinger : I hjertet av Gmail Enterprise er e-posttjenesten. Den lar deg sende og motta e-poster, men tilbyr også mange andre funksjoner, for eksempel muligheten til å lage etiketter for å organisere e-postene dine, bruke filtre for å automatisere visse handlinger og konfigurere automatiske svar.

Kalender : Gmail Enterprises innebygde kalender lar deg planlegge møter, angi påminnelser for deg selv og se når kollegene dine er tilgjengelige. Du kan til og med lage flere kalendere for ulike aspekter av arbeidet ditt.

Google Disk : Google Disk, en del av Google Workspace, lar deg lagre, dele og samarbeide om dokumenter, regneark og presentasjoner. Du kan dele filer eller hele mapper med kollegene dine, og jobbe sammen om dokumenter i sanntid.

Chat og Møt : Gmail for Business inkluderer også Google Chat og Google Meet, som lar deg kommunisere med kollegene dine via direktemeldinger, taleanrop eller videokonferanse.

Alle disse funksjonene er tilgjengelige fra Gmail-kontoen din, noe som gjør Gmail for Business både kraftig og praktisk. I de neste delene av denne veiledningen vil vi se på hver av disse funksjonene i detalj, og gi deg praktiske tips for å bruke dem effektivt i treningen.

Avanserte funksjoner for Gmail for Business

Etter å ha dekket det grunnleggende om Gmail Enterprise, er det på tide å gå videre til noen av de avanserte funksjonene som gjør dette verktøyet så kraftig. Å mestre dem kan hjelpe kollegene dine til å jobbe mer effektivt og spare tid hver dag.

1. Tastatursnarveier : Gmail Enterprise tilbyr en serie med tastatursnarveier som lar deg raskt navigere i innboksen og utføre ulike handlinger uten å måtte bruke musen. For eksempel, ved å trykke "c" kan du skrive en ny e-post, mens du trykker på "e" kan du arkivere den valgte e-posten. Du finner hele listen over hurtigtaster i Gmail Hjelp.

2. Foreslåtte svar og smart skriving : Disse funksjonene, drevet av Googles kunstige intelligens, kan bidra til å skrive e-poster raskere. Foreslåtte svar tilbyr korte svar på e-poster, mens Smart Compose tilbyr setninger for fullfør de du skriver.

3. Delegeringsfunksjonalitet : Med denne funksjonen kan du gi en annen person tillatelse til å administrere innboksen din. Dette kan være spesielt nyttig for folk som mottar mange e-poster og trenger hjelp til å administrere dem.

4. Integrasjoner : Gmail for Business kan integreres med mange andre programmer, inkludert ikke-Google. Du kan for eksempel integrere Gmail med oppgavebehandling eller CRM for å spore e-poster relatert til spesifikke prosjekter eller klienter.

Ved å lære opp kollegene dine i disse avanserte funksjonene, hjelper du dem å få mest mulig ut av Gmail for Business og øke produktiviteten. I den neste delen vil vi diskutere noen beste fremgangsmåter for opplæring i Gmail Enterprise.

Strategier for effektiv Gmail Enterprise-opplæring

Nå som du har en solid forståelse av de grunnleggende og avanserte funksjonene i Gmail Enterprise, er det på tide å tenke på hvordan du effektivt kan gi den kunnskapen videre til kollegene dine. Her er noen strategier du kan bruke:

1. Praktisk opplæring : Den beste måten å lære å bruke et verktøy som Gmail for Business er å gjøre det selv. Når du trener kollegene dine, sørg for å gi dem god tid til å utforske Gmails funksjoner på egen hånd og til å øve på de spesifikke oppgavene de må utføre i det daglige arbeidet.

2. Bruk eksterne opplæringsressurser : Det er mange ressurser på nettet som kan hjelpe kollegene dine med å lære å bruke Gmail for Business. For eksempel tilbyr Google en treningssenter som dekker alle funksjonene til Gmail i detalj. Det er også gratis treningsvideoer på YouTube, som de i kanalen WINDTOPIC.

3. Spørsmål og svar økter : Arranger regelmessige spørsmål og svar-økter der medarbeidere kan stille spørsmål om Gmail-funksjoner de ikke forstår eller problemer de har. Dette er en flott mulighet for deg til å gi personlige svar og ta opp spesifikke problemer som oppstår i virksomheten din.

4. Oppmuntre til selvstudium : Oppmuntre kollegene dine til å utforske Gmail Enterprise på egen hånd og prøve å løse sine egne problemer før de ber deg om hjelp. Dette vil hjelpe dem å utvikle sin selvtillit og bli mer selvstendige.

Ved å implementere disse strategiene kan du hjelpe kollegene dine mestre Gmail Enterprise og gjøre det til et verdifullt verktøy for arbeidet deres. Lykke til med treningen!