Du har mottatt en invitasjons-e-post til et møte og ønsker å bekrefte din tilstedeværelse. I denne artikkelen forteller vi deg hvorfor det er viktig å svare på invitasjonen for å bekrefte din tilstedeværelse, og hvordan du gjør det på riktig måte.
Kunngjør din deltakelse i et møte
Når du mottar en invitasjon til et møte, kan personen som sendte den til deg, be om skriftlig bekreftelse på din tilstedeværelse på det møtet. Hvis du i visse tilfeller bekrefter at det ikke er forespurt, er det anbefalt å gjøre det uansett.
Et møte kan faktisk være komplisert å organisere, spesielt når du ikke vet nøyaktig hvor mange som vil delta. Ved å bekrefte oppmøtet ditt vil du ikke bare gjøre arrangørens forberedelsesarbeid lettere, men du vil også sørge for at møtet er effektivt, ikke for langt og tilpasset antall deltakere. Det er aldri hyggelig å kaste bort 10 minutter i begynnelsen av et møte med å legge til stoler eller gå til å skrive ut filer igjen!
Husk også å ikke vente for lenge før du svarer, selv om det er sant at du ikke alltid vil kunne bekrefte tilgjengeligheten din umiddelbart. Jo tidligere bekreftelsen skjer, jo mer letter organisering av møtet (et møte kan ikke organiseres i siste øyeblikk!).
Hva skal en e-postbekreftelse på møte møte?
I en møtebekreftelses-e-post er det viktig å ta med følgende:
- Takk personen for hans invitasjon
- Klar kunngjøre din tilstedeværelse
- Vis ditt engasjement ved å spørre om det er ting å forberede før møtet
Her er en e-postmal som følger for å kunngjøre din deltakelse i et møte.
Emne: Bekreftelse på at jeg deltok i møtet den [dato]
Sir / Madam,
Jeg takker for invitasjonen til møtet i møtet] og bekreft gjerne min tilstedeværelse på [dato] på [tid].
Gi meg beskjed hvis det er noen ting å forberede på dette møtet. Jeg står til din disposisjon for ytterligere informasjon om dette emnet.
Vennlig hilsen,
[Signatur]
