Hent leseren din fra introduksjonen

Introduksjonen er avgjørende for å fange leserens oppmerksomhet og oppmuntre dem til å lese resten av rapporten. via epost.

Start med en kraftig setning som setter konteksten eller understreker hovedmålet, for eksempel: «Etter den mislykkede lanseringen av vår nye produktlinje, er det viktig å analysere årsakene og handle raskt».

Strukturer denne korte introduksjonen i 2-3 nøkkelsetninger: nåværende situasjon, store problemstillinger, perspektiv.

Sats på en direkte stil og sterke ord. Plasser viktig informasjon i begynnelsen av setninger.

Du kan inkludere tall for å støtte poenget ditt.

På noen få målrettede linjer bør introduksjonen din få leseren til å ønske å lese videre for å finne ut mer. Fra de første sekundene må ordene dine fange.

Med en gjennomarbeidet introduksjon vil e-postrapporten fange oppmerksomhet og motivere leseren din til å komme til kjernen av analysen din.

Øk rapporten din med relevante bilder

Visuelle elementer har ubestridelig iøynefallende kraft i en e-postrapport. De forsterker budskapet ditt på en kraftig måte.

Ikke nøl med å integrere grafer, tabeller, diagrammer, bilder hvis du har relevante data å legge frem. Et enkelt kakediagram som illustrerer fordelingen av salg vil ha større innvirkning enn et langt avsnitt.

Vær imidlertid forsiktig med å velge klare bilder som raskt blir forstått. Unngå overbelastet grafikk. Oppgi alltid kilden og legg til en forklarende bildetekst om nødvendig.

Sørg også for at bildene dine forblir lesbare på mobilen ved å sjekke skjermen. Om nødvendig, lag en versjon som passer for små skjermer.

Varier det visuelle i rapporten for å stimulere oppmerksomheten, sparsomt. En e-post overbelastet med bilder vil miste klarheten. Alternativ tekst og bilder for en dynamisk rapport.

Med relevante data godt fremhevet, vil bildene dine fange blikket og gjøre e-postrapporten din enklere å forstå på en iøynefallende og profesjonell måte.

Avslutt med å åpne opp perspektiver

Konklusjonen din bør inspirere leseren til å iverksette tiltak på rapporten din.

Oppsummer først de viktigste punktene og konklusjonene i 2-3 konsise setninger.

Fremhev informasjonen du vil at mottakeren skal huske først. Du kan bruke visse nøkkelord fra titlene for å huske strukturen.

Avslutt så e-posten din med en åpning til hva som skjer videre: forslag til oppfølgingsmøte, forespørsel om validering av handlingsplan, oppfølging for å få raskt svar...

Konklusjonen din er ment å være engasjerende for å fremkalle en reaksjon fra leseren din. En bekreftende stil med handlingsverb vil lette dette målet.

Ved å jobbe med konklusjonen din vil du gi perspektiv til rapporten din og motivere mottakeren til å svare eller iverksette tiltak.

 

Eksempel på rapport på e-post for å eskalere tekniske problemer og foreslå en handlingsplan

 

Emne: Rapport – Forbedringer som skal gjøres i søknaden vår

Kjære Thomas,

De siste negative anmeldelsene på appen vår gjør meg bekymret og trenger noen raske justeringer. Vi må reagere før vi mister flere brukere.

Nåværende problemer

  • App Store-vurderinger ned til 2,5/5
  • Hyppige feilklager
  • Begrensede funksjoner sammenlignet med våre konkurrenter

Forbedringer spor

Jeg foreslår at vi nå fokuserer på:

  • Korrigering av de viktigste rapporterte feilene
  • Legger til populære nye funksjoner
  • En kampanje for å markedsføre vår kundeservice

La oss arrangere et møte denne uken for å nøyaktig definere de tekniske og kommersielle løsningene som skal implementeres. Det er avgjørende å handle raskt for å gjenvinne tilliten til brukerne våre og øke vurderingene til applikasjonen.

Venter på at du kommer tilbake, Jean