Wciągnij czytelnika już od wstępu

Wprowadzenie ma kluczowe znaczenie dla przykucia uwagi czytelnika i zachęcenia go do przeczytania pozostałej części raportu. e-mailem.

Zacznij od mocnego zdania, które ustawia kontekst lub podkreśla główny cel, np.: „Po nieudanym wprowadzeniu na rynek naszej nowej linii produktów, konieczne jest przeanalizowanie przyczyn i szybkie działanie”.

Zbuduj ten krótki wstęp w 2-3 kluczowych zdaniach: obecna sytuacja, główne problemy, perspektywa.

Postaw na bezpośredni styl i mocne słowa. Umieść najważniejsze informacje na początku zdań.

Możesz dołączyć liczby, aby poprzeć swój punkt widzenia.

W kilku ukierunkowanych wierszach wprowadzenie powinno sprawić, że czytelnik będzie chciał czytać dalej, aby dowiedzieć się więcej. Od pierwszych sekund Twoje słowa muszą zostać przyjęte.

Dzięki dobrze przygotowanemu wstępowi Twój raport e-mailowy przyciągnie uwagę i zmotywuje czytelnika do dotarcia do sedna analizy.

Wzbogać swój raport o odpowiednie elementy wizualne

Wizualizacje mają niezaprzeczalną moc przyciągania wzroku w raporcie e-mail. Wzmacniają Twój przekaz w potężny sposób.

Nie wahaj się zintegrować wykresów, tabel, diagramów, zdjęć, jeśli masz odpowiednie dane do przedstawienia. Prosty wykres kołowy ilustrujący rozkład sprzedaży będzie miał większy wpływ niż długi akapit.

Uważaj jednak, aby wybrać jasne wizualizacje, które są szybko zrozumiałe. Unikaj przeładowanej grafiki. Zawsze cytuj źródło i w razie potrzeby dodaj podpis wyjaśniający.

Upewnij się również, że Twoje wizualizacje pozostają czytelne na urządzeniach mobilnych, sprawdzając wyświetlacz. W razie potrzeby utwórz wersję odpowiednią dla małych ekranów.

Zróżnicuj elementy wizualne w swoim raporcie, aby oszczędnie przyciągać uwagę. E-mail przeładowany obrazami straci przejrzystość. Alternatywny tekst i elementy wizualne dla raportu dynamicznego.

Dzięki dobrze wyróżnionym odpowiednim danym Twoje elementy wizualne przyciągną wzrok i sprawią, że Twój raport e-mail będzie łatwiejszy do zrozumienia w przyciągający wzrok i profesjonalny sposób.

Zakończ, otwierając perspektywy

Twoja konkluzja powinna zainspirować czytelnika do podjęcia działań w związku z raportem.

Najpierw szybko podsumuj kluczowe punkty i wnioski w 2-3 zwięzłych zdaniach.

Zaznacz informacje, które odbiorca ma zapamiętać jako pierwsze. Możesz użyć niektórych słów kluczowych z tytułów, aby przypomnieć sobie strukturę.

Następnie zakończ swój e-mail wstępem do tego, co dalej: propozycja spotkania uzupełniającego, prośba o walidację planu działania, kontynuacja, aby uzyskać szybką odpowiedź...

Twoja konkluzja ma być wciągająca, aby wywołać reakcję czytelnika. Osiągnięcie tego celu ułatwi styl twierdzący z czasownikami czynnościowymi.

Pracując nad konkluzją, nadasz swojemu zgłoszeniu perspektywę i zmotywujesz odbiorcę do odpowiedzi lub podjęcia działań.

 

Przykład zgłoszenia drogą e-mailową w celu eskalacji problemów technicznych i zaproponowania planu działania

 

Temat: Raport – Ulepszenia, które należy wprowadzić w naszej aplikacji

Drogi Thomasie,

Ostatnie negatywne recenzje naszej aplikacji martwią mnie i wymagają kilku szybkich poprawek. Musimy zareagować, zanim stracimy kolejnych użytkowników.

Aktualne problemy

  • Oceny w App Store spadły do ​​2,5/5
  • Częste skargi na błędy
  • Ograniczone funkcje w porównaniu z naszymi konkurentami

Tor ulepszeń

Sugeruję, abyśmy skupili się teraz na:

  • Korekta głównych zgłoszonych błędów
  • Dodawanie popularnych nowych funkcji
  • Kampania promująca naszą obsługę klienta

Zorganizujmy spotkanie w tym tygodniu, aby dokładnie określić rozwiązania techniczne i handlowe do wdrożenia. Kluczowe jest szybkie działanie, aby odzyskać zaufanie naszych użytkowników i podnieść oceny aplikacji.

Czekam na twój powrót, Jean