Dlaczego dobre rozpoczęcie wiadomości e-mail jest kluczowe?
W biznesie pisanie stale staje przed poważnym wyzwaniem: przyciągnięcie uwagi czytelnika. Twoi odbiorcy, przytłoczeni menedżerowie, muszą uporządkować masę codziennych informacji. Wynik ? Każdej nowej wiadomości poświęcają tylko kilka cennych sekund.
Słaby, nudny, źle wygłoszony wstęp... i obojętność gwarantowana! Co gorsza, uczucie zmęczenia, które zagrozi pełnemu zrozumieniu przekazu. Dość powiedzieć, gorzka porażka redakcyjna.
I odwrotnie, udane i efektowne wprowadzenie pozwoli Ci natychmiast wzbudzić zainteresowanie przełożonych lub współpracowników. Dokładne wprowadzenie pokazuje Twój profesjonalizm i znajomość kodów komunikacji biznesowej.
Pułapka, której należy absolutnie unikać
Zbyt wielu autorów tekstów biznesowych popełnia fatalny błąd: wnika w szczegóły od pierwszych słów. Wierząc, że postępują słusznie, od razu przechodzą do sedna sprawy. Haniebny błąd!
To podejście typu „bla” szybko męczy czytelnika, zanim w ogóle dotrze do sedna sprawy. Podnosi słuchawkę od pierwszych słów, zniechęcony tą zagmatwaną i mało inspirującą wstępem.
Co gorsza, tego typu wstęp zupełnie nie uwzględnia kwestii odbiorcy. Nie podkreśla konkretnych korzyści, jakie można by wyciągnąć z treści przekazu.
Trzy magiczne składniki porywającego wstępu
Aby odnieść sukces w prezentacji, profesjonaliści zalecają 3-etapową metodę, której nie da się powstrzymać, jeśli chodzi o przyciąganie uwagi i dobrą wolę czytelnika:
Potężny „hak” do uderzania gracza
Niezależnie od tego, czy jest to szokujące sformułowanie, prowokacyjne pytanie, czy nawet uderzające liczby… Zacznij od mocnego elementu, który przemówi i wzbudzi ciekawość Twojego rozmówcy.
Jasny i bezpośredni kontekst
Po pierwszym kliknięciu użyj prostego i bezpośredniego zdania, aby położyć podwaliny pod dany temat. Czytelnik powinien od razu zrozumieć, o co chodzi, bez konieczności zastanawiania się.
Korzyści dla odbiorcy
Ostatni istotny moment: wyjaśnij, dlaczego ta treść go interesuje i co może bezpośrednio dzięki niej zyskać. Twoje argumenty „korzyści” mają decydujące znaczenie w zachęcaniu ludzi do czytania.
Jak ułożyć te 3 elementy?
Typowa zalecana kolejność jest następująca:
- Zdanie szokujące lub chwytliwe pytanie jako początek
- Kontynuuj 2-3 linijkami kontekstualizacji tematu
- Zakończ 2-3 linijkami opisującymi korzyści dla czytelnika
Naturalnie możesz dostosować proporcje w zależności od charakteru przekazu. Hak może być mniej lub bardziej obsługiwany, część kontekstualna mniej więcej zapewniona.
Trzymaj się jednak tej ogólnej struktury „hak -> kontekst -> korzyści”. Stanowi doskonały wspólny wątek, w którym można z impetem przedstawić treść swojego przekazu.
Przykłady udanych prezentacji
Aby lepiej zobrazować metodę, nic nie przebije kilku konkretnych ilustracji. Oto kilka typowych modeli udanego wprowadzenia:
Przykładowy e-mail między współpracownikami:
„Małe wyjaśnienie może pomóc Państwu zaoszczędzić 25% w kolejnym budżecie na komunikację... W ciągu ostatnich kilku tygodni nasz dział zidentyfikował nową, szczególnie dochodową strategię sponsoringu. Wdrażając go od następnego roku budżetowego, znacząco obniżysz swoje wydatki, zyskując jednocześnie widoczność.”
Przykład przedstawienia raportu kierownictwu:
„Najnowsze wyniki potwierdzają, że premiera przerodziła się w prawdziwy sukces komercyjny. W ciągu zaledwie 2 miesięcy nasz udział w rynku w sektorze automatyki biurowej wzrósł o 7 punktów! W niniejszym raporcie szczegółowo przeanalizowano kluczowe czynniki tych wyników, ale także obszary, w których należy zaplanować utrwalenie tej bardzo obiecującej dynamiki”.
Stosując te skuteczne przepisy, swoje profesjonalne teksty zyskają na sile już od pierwszych słów. Chwyć czytelnika, rozbudź jego zainteresowanie… a reszta przyjdzie sama!