Modelo de carta: solicitar reembolso de despesas profissionais

Detalhes e carta modelo grátis para reembolso de despesas profissionais. Todos eles gastam em missões que são suas. Para as necessidades e atividades de seu negócio são de sua responsabilidade. O direito do trabalho prevê, quer mediante a apresentação de documentos comprovativos, quer sob a forma de subsídios fixos, que será reembolsado pelos montantes que adiantou. No entanto, o procedimento de tratamento às vezes pode se tornar doloroso e demorado. Portanto, depende de você se organizar e garantir que receberá seu dinheiro de volta. Há pouca chance de que outras pessoas se preocupem com isso por você.

Quais são os diferentes tipos de despesas comerciais?

De vez em quando, você pode estar sujeito a despesas comerciais no decorrer de seu trabalho. São as despesas necessárias que deve adiantar no desempenho das suas funções e que estão relacionadas com o desempenho da sua atividade. A maioria desses relatórios de despesas é de responsabilidade da empresa.

Os chamados custos profissionais podem assumir diversos aspectos, os mais importantes dos quais são:

• Despesas de transporte: ao viajar de avião, trem, ônibus ou táxi para uma missão ou para ir a uma reunião profissional;
• Custos com milhagem: se o funcionário utilizar veículo próprio para viagem de negócios (calculado por milhagem ou pernoite em hotel);
• Custos de restauração: para almoços de negócios;
• Custos da mobilidade profissional: relacionados com a mudança de cargo que acarreta uma mudança no local de residência.

Também existe:

• Custos de documentação,
• Custos de curativo,
• Custos de acomodação
• Custos de teletrabalho,
• Os custos de utilização de ferramentas TIC (novas tecnologias de informação e comunicação),

Como é feito o reembolso das despesas profissionais?

Qualquer que seja a natureza das despesas incorridas, os termos e condições para o reembolso das despesas podem assumir duas formas. Ou estão previstos no contrato de trabalho, ou fazem parte de uma prática da empresa.

O pagamento pode ser feito por reembolso direto dos custos reais, ou seja, todos os pagamentos incorridos. Estão relacionados com os custos de teletrabalho, a utilização de ferramentas TIC, mobilidade profissional ou os custos incorridos por funcionários destacados no estrangeiro. Como tal, o funcionário transfere seus vários relatórios de despesas para seu empregador. Certifique-se de mantê-los por pelo menos três anos.

Também é possível que você receba uma indenização fixa ocasional ou periódica. Este método é adotado para custos recorrentes, por exemplo, para um agente comercial. Neste caso, este não é obrigado a justificar as suas despesas. Os limites máximos são fixados pela administração fiscal e variam em função da natureza das despesas (alimentação, transporte, alojamento temporário, mudança, subsídio de quilometragem). No entanto, se os limites forem excedidos, o empregador pode exigir seus documentos comprovativos. Ressalte-se que os diretores da empresa não têm direito a este subsídio fixo.

O processo de solicitação de reembolso de despesas profissionais

Regra geral, as suas despesas profissionais serão reembolsadas após apresentação dos documentos comprovativos ao departamento de contabilidade ou ao gestor de recursos humanos. O saldo normalmente aparecerá no próximo contracheque e o valor será transferido para sua conta.

Tem 3 anos à sua disposição para comprovar as suas despesas profissionais e assim ser reembolsado. Depois desse período, seu chefe não é mais obrigado a pagá-los. Se por engano ou por esquecimento ou qualquer que seja o motivo não devolvemos o seu dinheiro. É realmente melhor intervir rapidamente, enviando uma carta de solicitação de reembolso à sua empresa.

Para ajudá-lo, aqui estão dois exemplos de cartas para fazer sua solicitação. De qualquer jeito. Acima de tudo, certifique-se de anexar os documentos comprovativos originais e de guardar cópias para você.

Exemplo de uma carta para um pedido normal de reembolso de despesas profissionais

Sobrenome Nome do funcionário
Localização
Código postal

Empresa ... (nome da empresa)
Localização
Código postal

                                                                                                                                                                                                                      (Cidade), em ... (Data),

Assunto: Pedido de reembolso de despesas profissionais

(Senhor), (Senhora),

Seguindo as despesas incorridas durante minhas últimas missões. E agora querendo me beneficiar do reembolso de minhas despesas profissionais. Estou enviando a você a lista completa de meus pagamentos de acordo com o procedimento.

Por isso fiz uma viagem de _____ (local de partida) para _____ (local de destino da viagem de negócios) de ________ a _____ (data da viagem) para participar de várias conferências importantes para o desenvolvimento de nossa empresa. Peguei um avião de ida e volta durante minha viagem e fiz várias viagens de táxi.

A essas despesas somam-se as despesas de hospedagem e alimentação. Documentos comprovativos de todas as minhas contribuições estão anexados a esta inscrição.

Enquanto se aguarda uma resposta favorável da sua parte, peço-lhe que receba, Senhor, as minhas respeitosas saudações.

 

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Exemplo de carta solicitando reembolso de despesas profissionais em caso de recusa por parte do empregador

Sobrenome Nome do funcionário
Localização
Código postal

Empresa ... (nome da empresa)
Localização
Código postal

                                                                                                                                                                                                                      (Cidade), em ... (Data),

 

Assunto: Pedido de reembolso de despesas profissionais

 

Sr. Diretor,

No desempenho de minhas funções, tive que fazer várias viagens de negócios ao exterior. Como funcionário de [função], fui para [destino] por 4 dias para tarefas específicas relacionadas ao meu cargo.

Com a permissão do meu gerente direto, viajei em meu próprio veículo. Eu viajei um total de [número] quilômetros. A este acresce o custo das refeições e várias noites no hotel, num valor total de [amount] euros.

A lei determina que essas despesas profissionais sejam custeadas pela empresa. No entanto, apesar de todos os documentos comprovativos necessários terem sido entregues ao departamento de contabilidade após o meu regresso, ainda não recebi o respectivo pagamento até à data.

É por isso que lhe peço que intervenha para que eu seja reembolsado o mais rapidamente possível. Em anexo encontra uma cópia de todas as faturas que justificam o meu pedido.

Agradecendo antecipadamente por sua ajuda, por favor, aceite, Sr. Diretor, os protestos de minha mais alta consideração.

 

                                                                       Assinatura

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