Tomar notas durante uma reunião nem sempre é fácil. Seja para fazer um relatório ou um relatório, para escrever no papel tudo o que é dito requer uma certa técnica.

Aqui estão as minhas dicas para tomar notas eficazes nas reuniões, dicas simples para colocar em prática que você vai economizar muito tempo.

Tomando notas em uma reunião, as principais dificuldades:

Como você provavelmente já deve ter notado, há uma diferença notável entre a velocidade da fala e o ritmo da escrita.
De fato, um palestrante fala em média 150 palavras por minuto enquanto, por escrito, não costumamos exceder 27 palavras por minuto.
Para ser eficaz, você tem que ser capaz de ouvir e escrever ao mesmo tempo, o que requer uma certa concentração e uma boa metodologia.

Não negligencie a preparação:

Este é certamente o passo mais importante, pois depende da qualidade da sua anotação em reunião.
Não é o suficiente para chegar em uma reunião com o seu bloco de notas debaixo do braço, você tem que se preparar e para isso é meu conselho:

  • recuperar a agenda o mais rápido possível
  • descubra os diferentes tópicos que serão discutidos durante a reunião,
  • ter em conta o (s) destinatário (s) do relatório e as suas expectativas,
  • não espere por isso ultimo momento para te preparar.

Na sua preparação, você também precisará escolher a ferramenta mais adequada para tomar notas.
Se você preferir o papel, considere usar um pequeno bloco de anotações ou bloco de notas e obter uma caneta que funcione corretamente.
E se você preferir tirar notas digitais, lembre-se de verificar se tem bateria suficiente no seu tablet, laptop ou smartphone.

Observe o essencial:

Você não é um super-herói, então não espere escrever tudo.
Durante a reunião, observe o que é importante, classifique as ideias e selecione apenas as informações úteis para a realização do seu relatório.
Lembre-se também de anotar o que não é memorável, como datas, números ou os nomes dos oradores.

Use suas palavras:

Não é necessário transcrever palavra por palavra o que ela diz. Se as sentenças forem longas e complexas, você terá problemas em acompanhar.
Então, tome notas com suas palavras, será mais simples, mais direto e permitirá que você escreva seu relatório com mais facilidade.

Prepare seu relatório imediatamente após a reunião:

Mesmo que você tenha feito anotações, é importante mergulhar no relatório logo após a reunião.
Você ainda estará no "suco" e, portanto, mais capaz de transcrever o que você anotou.
Releia-se, esclareça suas ideias, crie títulos e legendas.

Aqui você está pronto para fazer anotações de maneira eficiente na próxima reunião. Cabe a você ajustar essas dicas à sua maneira de trabalhar, você só será mais produtivo.