Le mail fait partie des principaux moyens de communication dans le milieu professionnel. Toutefois, certains ont tendance à en oublier les règles. Ceci étant donné que l’email est considéré comme étant moins formel que la lettre. Il est important de savoir que celui-ci reste néanmoins un écrit de travail, même s’il arbore un style plus léger ou plus convivial. Comment réussir un mail professionnel ? Découvrez les pratiques à adopter pour une rédaction dans les règles de l’art.

L’objet du mail doit être court

La première chose que lira votre destinataire, c’est évidemment l’objet de votre email. Celui-ci est en réalité la seule ligne qui apparait dans la boite de réception. C’est la raison pour laquelle il doit être bref, précis et soigné. De même, il doit avoir un lien avec l’objectif de votre email (aviser, informer, inviter…). En d’autres termes, le destinataire doit rapidement comprendre de quoi il s’agit, rien qu’en lisant l’objet.

L’objet du mail peut être formulé en une phrase nominale, une phrase sans mot de liaison, une phrase de 5 à 7 mots, une phrase sans article. Voici quelques exemples : « demande d’informations », « candidature pour le poste de… », « annulation de la formation CSE du 25 janvier », « invitation aux 10 ans de l’entreprise X », « compte-rendu de la réunion du… », etc.

Par ailleurs, notez que l’absence d’objet peut rendre l’email indésirable.

La formule de début

Également nommée formule d’appel, celle-ci désigne les premiers mots du mail. En d’autres termes, ce sont les mots qui assurent la prise de contact avec l’interlocuteur.

Cette formule d’appel dépend notamment des facteurs suivants :

  • Votre relation avec le destinataire : connaissez-vous ce dernier ? Si oui à quel point ?
  • Le contexte de la communication : formel ou informel ?

Il est donc évident que vous n’allez pas vous adresser à un supérieur de la même manière que vous allez vous adresser à un collègue. De même, c’est une formule différente que vous utiliserez pour vous adresser à un inconnu.

Suite à la formule d’appel vient la première phrase de l’email qui doit être liée à l’objet de l’écrit professionnel.

Le corps du mail

Pensez à utiliser la technique de la pyramide inversée pour rédiger le corps de votre mail. Celle-ci consiste à débuter avec l’information principale de l’email qui est le plus souvent la reprise de l’objet du courriel. Par la suite, vous devrez évoquer les autres informations de manière décroissante, c’est-à-dire des plus importantes aux moins essentielles.

La raison pour laquelle vous devez opter pour cette méthode, c’est que la première partie d’une phrase est la mieux lue et la plus retenue. Dans une phrase de 40 mots, on ne retient généralement que 30 % de la première partie.

Votre mail doit être écrit avec des phrases courtes et dans un langage professionnel et courant. En ce sens, évitez les termes techniques et veillez à ce qu’il y ait des mots de liaison entre les phrases.

Enfin, n’oubliez pas la formule de politesse pour finir votre mail. Utilisez alors une brève formule de courtoisie à la fin tout en l’adaptant au contexte de l’échange mais aussi à votre relation avec le destinataire.