Relevanța raportului este că vă oferă toate informațiile fără a trebui să treceți prin sute de pagini. Dacă trebuia să ne limităm să copiem schimburile în timpul întâlnirilor, ai avea documente de volum mare. Dar acest lucru este evitat atunci când rapoartele sunt făcute și mai ales atunci când se face cu metodologia potrivită. La întâlniri de lucru, seminarii, misiuni, multe aspecte sunt dezbătute, se fac o prezentare lungă, sunt identificate provocări grele. Toate acestea trebuie prezentate personalului companiei, seminariștilor sau sponsorilor operațiunilor. apoi, cum să scrieți un raport relevant în acest context? Scrierea acestuia nu este o sarcină ușoară, mai ales dacă trebuie să evidențiați toate elementele obligatorii dintr-un raport.

Generalități și particularități în scrierea unui raport

Raportul trebuie să raporteze în totalitate deciziile luate în timpul întâlnirii, precum și subiectele studiate. Trebuie să prezinte liniile generale care au fost evocate în timpul conversațiilor. Este un indicator de încredere pentru toți angajații companiei. Într-adevăr, nu toată lumea poate fi la întâlniri în același timp din cauza bolii sau a altora. Prin urmare, raportul permite să fie la același nivel de informație ca și ceilalți. scrierea unui raport este prezentată sub forma unei scrieri, este complet diferită de procesul-verbal sau de declarațiile simple ale discuțiilor.

În cazul în care documentele au fost prezentate la reuniune, acestea trebuie menționate. De asemenea, puneți site-urile în care să le găsiți sau nu, faceți o fotocopie pe care o veți atașa la raportul dvs. Atunci când au fost luate decizii care să ia măsuri, este necesar să se precizeze cine le va executa. În același mod, va fi necesar să se evidențieze timpul de execuție determinat în timpul întâlnirii. Odată ce aceste acțiuni sunt definite, va fi ușor să dăm cuvântul artiștilor interpreți sau executanți la următoarele reuniuni pentru rezumatele a ceea ce sa făcut în mod concret. Scrieți un raport, solicită să aibă grijă să aibă o neutralitate absolută, punctele care trebuie corectate, dificultățile întâmpinate în timpul întâlnirii trebuie să fie evocate. Prezentați, de asemenea, toate pozițiile care au fost observate.

Știți cum să scrieți un raport relevant

Un raport relevant trebuie să fie scrise în câteva ore de la eveniment. Dacă așteptați zilele următoare, este sigur că veți lăsa câteva informații vitale. În același mod, imediarea scrisului vă permite să puneți toate evenimentele în contextul lor. Concisitatea este cuvântul cheie în scrierea unui raport bun. Toate informațiile necesare pentru cititor trebuie să iasă în evidență direct. Evitați excesul sau întoarce prea mult. Du-te direct la punct.

Pentru a scrie un raport bun, este necesară prezentarea punctelor care au interesat ordinea de zi. Realizați un text perfect structurat pentru că va face lectura mai fluidă. În general, prezentarea într-o introducere, o dezvoltare și o concluzie este un document potrivit. Puteți avea în corpul raportului atâtea paragrafe câte puncte studiate. De asemenea, planul trebuie luat foarte în serios. Veți face un plan analitic dacă o singură preocupare a ocupat întreaga întâlnire. Pe de altă parte, dacă multe puncte au fost soluționate, va trebui să realizați un plan tematic care să le prezinte în ordine descrescătoare a importanței. La nivelul încheierii raportului va fi necesar ca punctele care rămân de studiat să iasă clar. La fel, desigur, pentru sarcinile care mai trebuie executate. In fine, pentru a scrie un raport relevant, ar fi de preferat sa ai cunostinte destul de precise in domeniul in care se vor discuta intrebarile. Acest lucru va face posibilă producerea de texte scurte și sintetice, cu terminologii adecvate.

Criterii pentru scrierea unui raport

observa criteriile pentru scrierea unui raport este esentiala, face posibil sa fim obiectivi si fideli evenimentelor. Ar trebui să evitați să dați opinii personale sau să vă placă ceea ce s-a hotărât. Trebuie să evitați să transcrieți toate discursurile participanților la întâlnire. Trebuie să te limitezi la a menționa esența a ceea ce s-a spus, liniile mari.

Pentru a realiza acest lucru, este responsabilitatea dvs. să selectați informațiile. În sortarea dvs., evitați în special să vă concentrați asupra accesoriului în timp ce principalul nu iese din raport. Faceți un efort real pentru a rezuma și prioritiza informațiile în ordinea importanței.

Evitați folosirea termenilor personali, cu alte cuvinte, evitați "eu" și "WE", ceea ce sugerează implicarea personală a autorului. Deoarece trebuie să rămâneți cât mai neutru posibil, nu folosiți adjective sau adverbe de apreciere. Aveți grijă să minimalizați repetarea în textul dvs.

De asemenea, toate comentariile care se îndepărtează de dezbatere trebuie interzise. De asemenea, este important să vă monitorizați gramatica, vocabularul și ortografia ta. Francezii pe care îi vei folosi trebuie să fie impecabili.

Alegeți stilul de scriere a unui raport

Înainte de a începe, gândiți-vă mai întâi la alegerea stil de scriere de raport că ai de gând să faci:

  • Stilul cuprinzător pentru începători

Dacă aceasta este prima dată când aveți nevoie scrie un raporteste mai bine pentru tine să optezi pentru stilul exhaustiv. Acest stil este și mai potrivit atunci când au fost făcute prezentări la seminar sau întâlnire cu PowerPoint. Prin urmare, va fi necesar să se evite reducerea inutilă a informațiilor. Cu toate acestea, va fi necesar să vă gândiți la refacerea transcrierii dvs., pentru a evita să spuneți tot ceea ce nu ar mai fi un raport. Pentru a alege acest stil, trebuie să fi avut grijă să înregistrați seminarul.

Puteți să aduceți un dispozitiv adecvat sau să solicitați înregistrările efectuate de camera de control atunci când camera este echipată. Dacă nu doriți să înregistrați, faceți note prin scurtarea cât mai mult posibil. Fii eficient și rapid. Toate documentele care vor fi trimise în timpul seminarului trebuie să fie în posesia ta. Pentru aceste documente, le puteți atașa pur și simplu la procesul-verbal. Nu este nevoie să repetați. Doar asigurați-vă că le includeți în corpul raportului.

  • Stil mixt

Acesta va avea un stil direct și complet neutru. În dezbaterea cazurilor, este mai adecvat să alegeți un formular nominativ. Acest formular va permite să menționăm numele, prenumele și serviciile reprezentate de fiecare vorbitor.

  • La nivelul formularului

Evidențiați data, participanții și programul care a fost urmat în timpul întâlnirilor. Asigurați-vă că informațiile dvs. sunt la fel de fiabile, prin actualizarea acestora pe măsură ce seminarul progresează.

Ce informații ar trebui să se găsească într-un raport?

Pentru a prezentați o întâlniretrebuie să începeți cu numele companiei în cauză. De asemenea, puneți coordonatele acestuia. Ulterior, evidențiați titlul documentului și identitatea persoanei care la scris. Adăugați, de asemenea, data ședinței dvs., precum și locul unde se află. În plus, va fi necesar să numărați persoanele care au participat efectiv la întâlnire. Menționați și pe absenți, precum și pe cei care au oferit o scuză pentru absența lor.

Dintre toate aceste persoane, evidențiați și funcțiile lor respective în cadrul companiei. Apoi, evidențiați scopul întâlnirii dvs., denumit în mod obișnuit ordinea de zi. Apoi, introduceți subiectele care au fost discutate punând titluri fiecăruia. Va fi necesar ca rezoluțiile luate la finalul dezbaterilor să iasă clar în evidență. Nu uitați să vă puneți semnătura, important este să cunoaștem identitatea celui care a scris raportul.

Recomandare pentru redactarea unui raport de misiune

La scriind raportul unei misiuni este o sarcină și mai specifică. Misiunile de audit, misiunile umanitare, misiunile contabile autorizate sau chiar misiunile juridice trebuie să fie condensate într-un singur raport. Acest rezumat ar trebui trimis sponsorului misiunii. În acest caz, trebuie să evidențiați observațiile, dar și recomandările și analizele:

  • Etapa de redactare

Pe prima pagină a raportului trebuie să menționați numele agenților și numele reprezentantului / reprezentanților autorizați. Trebuie, de asemenea, să apară datele, scopul alocării și durata reală a cesiunii. La nivel rezumativ, trebuie să arate clar aspectele cele mai evidente ale misiunii. Este mai bine să faceți un rezumat, înainte de a începe introducerea.

Introducerea ar trebui să fie simplă și să enumere în întregime problemele care au fost abordate în timpul misiunii. În dezvoltare, trebuie să indicați companiile agentului(lor). De asemenea, trebuie să transcrieți elementele esențiale ale scrisorii de autorizare a misiunii. Acest lucru face posibilă evidențierea cadrului și bugetului misiunii.

  • Alte mențiuni

Obiectul, numele comitetului de experți și funcțiile acestora. Metoda de expertiză, dificultățile care erau apanajul misiunii. Toate acestea ar trebui să fie înregistrate. Ori de câte ori vor fi realizate interviuri cu membrii structurii, va fi necesar să se realizeze rapoartele corespunzătoare și să se introducă în raportul general al misiunii.

Dacă ai garantat anonimatul unora dintre interlocutorii tăi în timpul misiunii, poți transcrie informațiile pe care ți le-au transmis în formă statistică nenominativă. Asigurați-vă că marcați spiritul agentului cu o concluzie bine lucrată. În cele din urmă, puteți atașa rapoartele pentru analize, conturi, măsurători și mai presus de toate, puteți face o bibliografie exhaustivă.

  • Recomandări mici

Pentru a scrie un raport bun, documentul trebuie să fie concis și concis, puteți utiliza grafică, fotografii și chiar planuri. Dacă analizele dvs. au detalii foarte detaliate, puneți-le în anexe. Din moment ce documentul poate fi citit de toată lumea, evitați termenii prea tehnici și este de neînțeles cititorului comun. Dacă trebuie să le puneți pe ele, explicați-le rapid.

Raportul dvs. ar trebui să aibă titluri și subtitluri cu semne complete, paragrafe și numerotare. Nu simțiți că trebuie să atașați toate documentele. Limitați-vă în mod esențial la cele pe care le-ați menționat în raportul dvs. de misiune. Evitați greșelile care vă murdăresc latura profesională. Descărcați software de corecție precum Cordial sau Antidot pentru a corecta erorile. Sau, cereți unei persoane dragi o lectură finală care va evalua, de asemenea, relevanța lucrării dvs. Vă poate spune chiar repede dacă este de înțeles sau nu.

Raportul poate fi în cele din urmă o stenogramă sau chiar sinoptică. Cel care este sinoptic se face cu tabele în format Word sau Excel. Pe de altă parte, stenografia grupează toate informațiile într-un mod cronologic prin efectuarea unei transcrieri care poate fi uneori integrală. Scrie bine, raportul dvs. va servi drept arhivă și informații suplimentare pentru toți angajații.