În viața ta profesională, va trebui adesea să scrii un e-mail de protest. Acesta poate fi adresat unui coleg, unui partener sau unui furnizor. Oricare ar fi motivul tău, trebuie să ții cont de anumite cerințe pentru a fi luate în serios de interlocutorii tăi. Prin urmare, stăpânirea scrierii acestui tip de mesaje este imperativă. Iată cum să reușiți e-mailul de contestație.
Concentrați-vă pe fapte
Când scrieți e-mailul de protest, este important să fiți riguros în privința faptelor. Cu alte cuvinte, elementele trebuie puse într-o manieră faptică, astfel încât cititorul să poată înțelege rapid contextul.
Deci, evitați detaliile și propozițiile inutile și, în schimb, specificați lucruri esențiale, cum ar fi faptele și datele. Într-adevăr, cu aceste elemente destinatarul va putea înțelege scopul e-mailului tău. Trebuie să furnizați informații clare, precise și datate.
Indicați contextul apoi subiectul e-mailului
Mergeți direct la subiect când scrieți un e-mail de protest. Nu aveți nevoie de formulări precum „Îți scriu acest e-mail”, deoarece acestea sunt lucruri evidente care nu trebuie subliniate.
După ce ați prezentat în mod clar faptele care au dat naștere plângerii dumneavoastră și fără a uita data. Poate fi o întâlnire, un seminar, un schimb de e-mail, o raportare, o achiziție de echipament, o chitanță de factură etc.
Continuați, exprimându-vă așteptările cât mai explicit posibil.
Ideea este că destinatarul poate înțelege rapid scopul e-mailului tău și ce vrei de la el.
Concentrați-vă pe sobrietate în discursul dvs
Scrierea unui e-mail de protest necesită un stil sobru și concis. Deoarece aceasta este o situație specială, trebuie să vă concentrați asupra faptelor și așteptărilor dvs. Pentru a face acest lucru, folosește propoziții scurte care rezumă esenția provocării tale și care sunt scrise în limbajul de zi cu zi, politicos.
De asemenea, asigurați-vă că utilizați o expresie politicoasă care este potrivită pentru ocazie. „Cu stima” și „cele mai bune salutări” sunt mai degrabă evitate în acest tip de schimb.
Rămâi profesionist
Asigurați-vă că rămâneți profesionist atunci când scrieți un e-mail de protest, chiar dacă sunteți extrem de nemulțumit. Trebuie să faci tot posibilul pentru a te stăpâni pentru că emoțiile nu aparțin cu adevărat scrisului profesional.
Așadar, evitați să folosiți cuvinte care vă pot etala sentimentele într-un fel sau altul. Este important ca e-mailul dvs. să rămână real.
Atașați dovezi
În cele din urmă, pentru a reuși un e-mail de protest, este esențial să atașați dovezi la argumentele dvs. Într-adevăr, trebuie să arătați destinatarului că aveți dreptate să contestați. Așadar, atașați orice document pe care îl puteți folosi ca dovadă și menționați-l în e-mail.
