Написать, чтобы прочитать

Коллега только что написал вам по электронной почте о встрече, которая состоится через час. Электронное письмо должно содержать ключевую информацию, которую вам нужно представить в рамках важного проекта.

Но есть проблема: электронная почта написана настолько плохо, что вы не можете найти нужные вам данные. Имеются орфографические ошибки и неполные предложения. Абзацы такие длинные и запутанные, что вам потребуется в три раза больше времени, чем нужно, чтобы найти нужную информацию. В результате вы недостаточно подготовлены к встрече, и она проходит не так хорошо, как вы надеялись.

Вы когда-нибудь сталкивались с ситуацией, подобной этой? В мире, перегруженном информацией, очень важно общаться четко, лаконично и эффективно. У людей нет времени читать электронные письма длиной в книгу, и у них нет терпения интерпретировать электронные письма, которые плохо составлены и где полезная информация разбросана повсюду.

Плюс твой навыки письма хороши, тем лучшее впечатление вы произведете на окружающих, в том числе на начальника, коллег и клиентов. Никогда не знаешь, как далеко тебя заведут эти хорошие впечатления.

В этой статье мы увидим, как вы можете улучшить свои навыки письма и избежать распространенных ошибок.

Аудитория и формат

Первый шаг к ясному письму — это выбор подходящего формата. Вам нужно отправить неофициальное электронное письмо? Написать подробный отчет? Или написать официальное письмо?

Формат вместе с вашей аудиторией будет определять ваш «голос письма», то есть насколько формальным или непринужденным должен быть тон. Например, если вы пишете электронное письмо потенциальному клиенту, должно ли оно иметь тот же тон, что и электронное письмо другу?

Определенно нет.

Начните с определения того, кто будет читать ваше сообщение. Это для руководителей высшего звена, всей команды или небольшой группы, работающей над конкретным файлом? Во всем, что вы пишете, ваши читатели или получатели должны определять ваш тон, а также аспекты содержания.

Композиция и стиль

Когда вы знаете, что пишете и для кого пишете, вы должны начать писать.

Пустой белый экран компьютера часто пугает. Легко застрять, потому что вы не знаете, как начать. Попробуйте эти советы по составлению и форматированию документа:

 

  • Начните с вашей аудитории: Помните, что ваши читатели могут ничего не знать о том, что вы им рассказываете. Что они должны знать в первую очередь?
  • Создание плана: Это особенно полезно, если вы пишете более длинный документ, такой как отчет, презентация или речь. Схемы помогают определить, какие шаги следует выполнять в каком порядке, и разбить задачу на управляемую информацию.
  • Попробуйте немного сочувствия: Например, если вы пишете коммерческое электронное письмо для потенциальных клиентов, почему их должен интересовать ваш продукт или ваша рекламная кампания? Какая польза для них? Всегда помните о потребностях вашей аудитории.
  • Используйте риторический треугольник: Если вы пытаетесь убедить кого-то что-то сделать, обязательно объясните, почему люди должны слушать вас, изложите свою точку зрения таким образом, чтобы заинтересовать вашу аудиторию, и представьте информацию в рациональной и связной форме.
  • Определите свою основную тему: Если вам трудно определить основную тему вашего сообщения, сделайте вид, что у вас осталось 15 секунд, чтобы объяснить свою позицию. Что ты говоришь ? Это, наверное, ваша основная тема.
  • Используйте простой язык: Если вы не пишете научную статью, обычно лучше использовать простой и понятный язык. Не используйте длинные слова только для того, чтобы произвести впечатление на людей.

Структура

Ваш документ должен быть максимально удобным для пользователя. Используйте как можно больше заголовков, субтитров, маркеров и цифр для разделения текста.

В конце концов, что может быть легче для чтения: страница, заполненная длинными абзацами, или страница, разбитая на короткие абзацы с заголовками разделов и маркерами? Документ, который легко сканировать, будет прочитан чаще, чем документ с длинными плотными абзацами.

Заголовки должны привлекать внимание читателя. Использование вопросов часто является хорошей идеей, особенно в рекламном тексте, потому что вопросы помогают поддерживать интерес и любопытство читателя.

В электронных письмах и предложениях используйте короткие фактические заголовки и подзаголовки, такие как в этой статье.

Добавление графики также является разумным способом разделения текста. Эти наглядные пособия позволяют читателю не только сосредоточиться на содержании, но и передавать важную информацию гораздо быстрее, чем текст.

Грамматические ошибки

Вы, наверное, знаете, что ошибки в электронной почте сделают вашу работу непрофессиональной. Очень важно избежать грубых ошибок, приобретя себе программу проверки орфографии и как можно больше проверяя правописание.

Вот несколько примеров часто используемых слов:

 

  • Я отправляю / отправляю / отправляю вам

 

Глагол «отправить», являющийся глаголом первой группы, всегда будет писать от первого лица единственного числа «я посылаю» с «е». «Отгрузка» без «е» является именем («отгрузка») и может быть множественным числом: «отгрузки».

 

  • Я присоединяюсь к вам / я присоединяюсь к вам

 

Каждый всегда будет писать «Я присоединяюсь к вам» с «S». «Совместное» с «т» является спряжением третьего лица единственного числа «он присоединяется».

 

  • Срок / срок

 

Даже если «бампер» прикреплен к женскому имени, не поддавайтесь искушению и всегда пишите «бампер» без «е».

 

  • Рекомендация / рекомендация

 

Если на английском мы пишем «рекомендация» с «е», на французском мы всегда пишем «рекомендация» с «а».

 

  • Есть / есть / есть

 

Мы добавляем благозвучную букву «т» в вопросительные формулы, чтобы облегчить произношение и предотвратить два последовательных гласных. Поэтому мы напишем «есть ли здесь».

 

  • С точки зрения / с точки зрения

 

Никто никогда не пишет «в терминах» без «с». В использовании этого выражения действительно всегда есть несколько «терминов».

 

  • Из / среди

 

Будьте осторожны, чтобы не быть введенным в заблуждение словом «кроме», которое заканчивается на «с». Никто никогда не пишет «среди» с «с». Это предлог и он неизменен.

 

  • По согласованию / по согласованию

 

Даже приписываемое женскому имени, «по согласованию» всегда неизменно и никогда не принимает «е».

 

  • Техническое обслуживание / сервис

Не путайте имя и глагол. Название «собеседование» без «т» описывает обмен или «собеседование». Сопряженный глагол в третьем лице единственного числа «поддерживает» используется, когда речь идет о действии поддержания чего-либо.

Некоторые из ваших читателей не будут совершенны в написании и грамматике. Они могут не заметить, если вы делаете эти ошибки. Но не используйте это как оправдание: обычно будут люди, особенно старшие руководители, которые заметят!

По этой причине все, что вы пишете, должно быть приемлемого качества для всех читателей.

проверка

Враг хорошей вычитки — скорость. Многие люди спешат просматривать свои электронные письма, но именно так вы пропускаете ошибки. Следуйте этим инструкциям, чтобы проверить написанное:

  • Проверьте свои верхние и нижние колонтитулы: Люди часто игнорируют их, чтобы сосредоточиться только на тексте. Просто потому, что заголовки большие и жирные, не означает, что они безошибочны!
  • Прочитайте письмо вслух: Это заставляет вас идти медленнее, что означает, что вы с большей вероятностью обнаружите ошибки.
  • Используйте свой палец, чтобы следовать тексту, когда вы читаетеЭто еще одна вещь, которая помогает вам замедлить.
  • Начните в конце вашего текста: Перечитайте предложение с конца до начала, это поможет вам сосредоточиться на ошибках, а не на содержании.