Сегодня электронная почта - это лучший способ общения с легкостью, скоростью и эффективностью. Для профессиональных обменов это наиболее часто используемый способ.
Чтобы написать профессиональная почтамы должны соблюдать определенные критерии, советы и правила, которые мы попытаемся объяснить вам на протяжении всей статьи.
Пример плана написания профессиональной электронной почты
Иногда почта может быть сложной для управления в профессиональном контексте. План для написания профессионального письма должен предоставить в распоряжение получателя все необходимые элементы, которые являются краткими и точными.
Чтобы написать профессиональное электронное письмо, вы можете принять следующий план:
- Ясный и ясный объект
- Формула обжалования
- Начало, которое должно определять контекст коммуникации
- Формула вежливости для завершения
- Подпись
Выберите тему профессионального письма
Подсчитано, что профессионал может получать в среднем 100 электронных писем в день. Поэтому вы должны выбрать тему своего электронного письма, чтобы побудить их открыть его. Для этого нужно соблюдать следующие правила:
1-Напишите короткий объект
Чтобы повысить открываемость вашего электронного письма, эксперты рекомендуют в идеале использовать тему максимум 50 символов.
У вас есть только ограниченное пространство для записи вашего объекта, поэтому вы должны выбрать конкретный объект, используя глаголы действия, относящиеся к контенту вашей электронной почты.
Как правило, длинные объекты плохо читаются на смартфонах, которые все больше и больше используются профессионалами для проверки их электронной почты.
2-Настроить тему вашего письма
Если возможно, вы должны указать имя и имя ваших контактов на уровне объекта. Это элемент, который может увеличить скорость открытия.
Поставив детали вашего получателя на уровне предмета электронной почты, он будет чувствовать себя ценным и признанным, что побудит его открыть и прочитать вашу электронную почту.
Тело профессионального письма
Чтобы написать профессиональную электронную почту, желательно четко написать текст своей электронной почты, не отходя от темы, и все это зависит от определенных стандартов стиля и презентации.
Позаботьтесь написать короткое письмо с короткими и точными предложениями, которые принесут вам больше комфорта для вашего получателя.
Вот несколько вещей, которые следует запомнить:
1 - используйте классический шрифт
Большинство служб электронной почты позволяют пользователю выбирать шрифт и стиль текста. Когда дело доходит до деловой электронной почты, выберите классический шрифт, например Times New Roman или Arial.
Не рекомендуется использовать декоративный шрифт.
Мы также рекомендуем:
- Принять читаемый размер шрифта
- Избегайте курсива, выделения или цвета
- Не писать весь текст заглавными буквами
2-Написание формулы хорошего вызова
Для профессиональной электронной почты предпочтительнее, как указано выше, адресовать адресата по имени, включая название вежливости человека, за которым следует его фамилия.
3-Представьтесь, пожалуйста, первый абзац
Если вы пишите кому-то в первый раз (например, новый клиент), очень важно представить себя и кратко объяснить цель вашего сообщения.
Вы можете посвятить этому маленькому представлению одно или два предложения.
4 - самая важная информация в приоритетном порядке
После вашей презентации мы переходим к самому важному вопросу.
Очень интересно процитировать самую важную информацию в начале вашего письма. Вы сэкономите свое время получателя, уточнив свои намерения.
Вы должны привлечь внимание корреспондента и сразу перейти к делу.
5 - используйте официальный словарь
Поскольку вы пишете профессиональную электронную почту, вы должны произвести хорошее впечатление.
Мы советуем вам писать полные предложения в вежливом стиле.
Не рекомендуется использовать:
- Сленговые слова;
- Бесполезные сокращения;
- Смайлики или эмодзи;
- Анекдоты;
- Грубые слова;
6-Сделайте правильный вывод
Чтобы закончить электронную почту, мы должны подумать о том, как использовать подпись, тон принять и формулу вежливости.
Мы должны помнить, что профессиональное общение остается высоко кодированный язык, Очень важно знать правила и выбирать правильную формулу для использования в конце письма.
Используемая формула должна быть адаптирована к качеству ее получателя и контексту обмена.
Например, если вы разговариваете с руководителем или клиентом, вы можете использовать «искреннее приветствие», что является наиболее подходящей фразой. А если это коллега, мы можем закончить наше электронное письмо фразой «Добрый конец дня!» "
Что касается подписи, вы можете настроить программное обеспечение электронной почты для автоматической вставки персонализированной подписи в конце наших писем.
Чтобы быть эффективной, подпись должна быть короткой:
- Не более 4 строк;
- Не более 70 знаков в строке;
- Введите свое имя и фамилию, должность, название компании, адрес вашего веб-сайта, номер телефона и факса и, возможно, ссылку на ваш профиль в LinkedIn или Viadeo;
Примеры :
Роберт Холлидей
Представитель компании Y
Http: /www.votresite.com
Телефон. : 06 00 00 00 00 / Факс: 06 00 00 00 00
Мобильный: 06 00 00 00 00
Некоторые вежливые выражения:
- Сердечно;
- С наилучшими пожеланиями ;
- С наилучшими пожеланиями;
- С уважением ;
- Сердечные поздравления ;
- С наилучшими пожеланиями ;
- Ваш,
- Приятно видеть вас снова;
- Теплый привет ...
Для людей, которых мы особенно хорошо знаем, мы можем использовать сердечные формулы, такие как «привет», «дружба», «до встречи» ...
Другие примеры классических формул:
- Пожалуйста, примите, сэр / мадам, выражение моих выдающихся чувств;
- Пожалуйста, примите, сэр / мадам, мои сердечные приветствия;
- Примите, господин / госпожа, мои наилучшие пожелания;
- Пожалуйста, примите мои почтительные и преданные чувства, сэр / мадам;
- Примите, господин / госпожа, мои искренние приветствия;
- Пожалуйста, примите, сэр / мадам, выражение моего глубочайшего уважения;
- Прошу вас принять мои наилучшие пожелания;
- Благодарю вас за внимание к моей просьбе;
- Соизволите принять, сэр / мадам, мое глубокое уважение;
- В ожидании вашего чтения примите, сэр / мадам, уверения в моем самом высоком уважении;
- С моей благодарностью, я прошу вас найти здесь, сэр / мадам, выражение моих выдающихся чувств;
7-Включить вложения
Что касается прикрепленных файлов, не забудьте сообщить получателю, указав их в теле письма с любезностью.
Очень интересно указать размер и количество вложений, отправленных получателю.
Фокус: перевернутая пирамида
Что касается так называемого метода обратной пирамиды, он состоит в том, чтобы начать текст вашего профессионального письма с основной информацией вашего сообщения, а затем продолжить с другой информацией в порядке убывания важности.
Но зачем применять этот метод?
Обычно первое предложение читается лучше, чем остальная часть сообщения. Это должно быть привлекательно. Применяя метод перевернутой пирамиды, мы можем легко привлечь внимание читателя и заставить его прочитать электронное письмо до конца.
Что касается написания, рекомендуется использовать максимум четыре абзаца: от 3 до строк 4 каждый, сосредоточив внимание на конкретной идее для каждого абзаца.
Если вы хотите применить этот метод, мы советуем вам использовать:
- относительно короткие предложения;
- соединение слов, чтобы связать предложения вместе;
- текущий и профессиональный язык.
НАПОМИНАНИЕ
Как вы поняли, профессиональное электронное письмо не имеет ничего общего с отправленным другу. Есть правила, которые нужно соблюдать буквально.
1-Тщательно относитесь к теме
Как мы четко указали, вы должны правильно указать поле темы (или тему) своего профессионального электронного письма. Оно должно быть кратким и явным. Ваш получатель должен немедленно понять содержание вашего электронного письма. Поэтому он может решить, открыть ли его немедленно или прочитать позже.
2 - быть вежливым
Как вы уже поняли, использовать формулы приветствия и вежливости нужно в контексте.
Формулы должны быть краткими и очень хорошо подобранными.
3-Правильные орфографические ошибки
Прежде всего, вам нужно перечитать свою электронную почту и убедиться, что вы не забыли какую-либо необходимую информацию, и почему бы не прочитать ее кому-то еще. Очень интересно иметь мнение другого человека.
Чтобы исправить ошибки орфографии и грамматики, мы рекомендуем вам копировать и вставлять электронную почту на текстовый процессор и выполнять автоматическую проверку. Даже если это программное обеспечение не исправит все неисправности, оно может вам помочь. Кроме того, вы также можете инвестировать в профессиональное программное обеспечение для коррекции.
4-Подпишите свой адрес электронной почты
Очень важно добавить подпись к вашей профессиональной электронной почте. Вы должны следовать правилам, перечисленным выше, для написания профессиональной подписи.
Упомянув различную информацию, касающуюся вашей функции, ваша компания ... ваш получатель быстро поймет, с кем он имеет дело.
5-Настройте свой адрес электронной почты
Если он является общим, почта с меньшей вероятностью читается. Вы должны заставить получателя почувствовать, что письмо адресовано только ему. Поэтому вам нужно настроить объект и выбрать формулу для принятия, чтобы начать электронную почту.
Если это групповая почта, важно создавать разные списки в соответствии с характеристиками ваших получателей, их предпочтениями, интересами и местонахождением. Сегментация получателей позволяет увеличить процент открытий ваших писем.
6-Дайте желание открыть почту
При написании профессиональной электронной почты вы всегда должны делать, чтобы получатель захотел открыть ее. Как правило, объект является первым элементом, который подталкивает корреспондента, чтобы открыть вашу электронную почту и прочитать ее. Поэтому вы должны уделять больше внимания своему объекту, исцелить его и сделать его максимально привлекательным.
В том же смысле первые два предложения вашего письма должны заставить получателя продолжать читать. Рекомендуется процитировать самую важную информацию в начале вашей электронной почты и вызвать любопытство вашего корреспондента.
7 - Избегайте обманчивых объектов
Вы не должны использовать вводящий в заблуждение объект, чтобы увеличить скорость открытия ваших писем.
Вы должны знать, что ваша электронная почта передает ваше изображение (или изображение вашей компании). Поэтому очень важно избегать провокационных и вводящих в заблуждение объектов. Объект должен соответствовать содержимому вашей электронной почты.
8-Поставьте себя на место читателя
Сочувствие - очень важный элемент, который следует учитывать. Вы должны поставить себя на место получателя, чтобы правильно написать тему письма и сделать его привлекательным. Вы должны поставить себя на место своего корреспондента и составить список вопросов, которые он может задать себе. Именно по ответам вы можете адаптировать заголовок своего электронного письма.
9-Использовать профессиональный адрес электронной почты
Личного обращения, такого как прекрасная девушка@… или джентльмен@…, следует избегать. В контексте профессиональных отношений мы никогда не обращаемся к собеседнику, используя этот тип адреса электронной почты.
Рекомендуется использовать профессиональный адрес электронной почты или, по крайней мере, личный адрес с вашим именем и фамилией.
Профессиональная электронная почта требует очень хорошего общения, точного словарного запаса, краткого текста, четкого запроса и безупречного написания. Принимая правила, советы и рекомендации, которые мы только что процитировали, вы можете написать привлекательную электронную почту, которая сразу же заинтересовала бы вашего получателя и вызвала бы его интерес.
