Средний французский сотрудник тратит около четверти недели на просмотр сотен электронных писем, которые он отправляет и получает каждый день.
Однако, несмотря на то, что мы застряли в нашем почтовом ящике большую часть нашего времени, многие из нас, даже самые профессиональные, все еще не знают, как использовать по электронной почте соответственно.
Фактически, учитывая объем сообщений, которые мы читаем и пишем каждый день, мы с большей вероятностью допустим смущающие ошибки, которые могут иметь серьезные деловые последствия.
В этой статье мы определили наиболее важные правила «киберкурса», которые нужно знать.
Включите четкую и прямую тему письма
Примеры хорошей строки темы включают «Измененная дата встречи», «Быстрый вопрос о вашей презентации» или «Предложения по предложению».
Люди часто решают открыть электронное письмо, основываясь на строке темы, выберите ту, которая позволит читателям понять, что вы решаете их проблемы или рабочие вопросы.
Используйте профессиональный адрес электронной почты
Если вы работаете в компании, вы должны использовать адрес электронной почты вашей компании. Но если вы используете личную учетную запись электронной почты, работаете ли вы сами или хотите использовать ее время от времени для деловой переписки, вы должны быть осторожны при выборе этого адреса.
У вас всегда должен быть адрес электронной почты, на котором указано ваше имя, чтобы получатель точно знал, кто отправляет электронное письмо. Никогда не используйте адрес электронной почты, который не подходит для работы.
Подумайте дважды, прежде чем нажимать "ответить всем"
Никто не хочет читать электронные письма 20 человек, которые не имеют к ним никакого отношения. Игнорировать электронные письма может быть сложно, так как многие люди получают уведомления о новых сообщениях на своих смартфонах или отвлекающие всплывающие сообщения на экране компьютера. Не нажимайте «ответить всем», если вы не считаете, что все в списке должны получить электронное письмо.
Включить блок подписи
Предоставьте читателю информацию о себе. Как правило, укажите свое полное имя, должность, название компании и контактную информацию, включая номер телефона. Вы также можете добавить немного рекламы для себя, но не переусердствуйте с высказываниями или иллюстрациями.
Используйте тот же шрифт, размер и цвет, что и в остальной части письма.
Используйте профессиональные поздравления
Не используйте небрежных, разговорных выражений типа «Здравствуйте», «Привет!» или «Как дела?».
Расслабленный характер наших произведений не должен влиять на приветствие в электронном письме. «Привет!» - это очень неформальное приветствие, и, как правило, его нельзя использовать в рабочей ситуации. Вместо этого используйте «Привет» или «Добрый вечер».
Используйте восклицательные знаки экономно
Если вы решите использовать восклицательный знак, используйте только его, чтобы выразить свой энтузиазм.
Люди иногда увлекаются и ставят несколько восклицательных знаков в конце своих предложений. Результат может показаться слишком эмоциональным или незрелым, восклицательные знаки следует использовать в письме с осторожностью.
Будь осторожен с юмором
Юмор может легко потеряться в переводе без правильного тона и мимики. В профессиональном разговоре юмор лучше не использовать в электронных письмах, если только вы хорошо не знаете адресата. Кроме того, то, что вы считаете забавным, может не показаться кому-то другому.
Знайте, что люди из разных культур говорят и пишут по-разному
Непонимание может легко возникнуть из-за культурных различий, особенно в письменной форме, когда мы не можем видеть язык тела друг друга. Адаптируйте свое сообщение к культурному происхождению или уровню знаний получателя.
Следует иметь в виду, что культура с высоким уровнем контекста (японская, арабская или китайская) хочет познакомиться с вами, прежде чем вести дела с вами. В результате, работники в этих странах могут быть более личными в своем письме. С другой стороны, люди из культур с низким контекстом (немецкой, американской или скандинавской) предпочитают очень быстро перейти к сути.
Отвечайте на ваши электронные письма, даже если электронное письмо не было предназначено для вас
Трудно ответить на все письма, отправленные вам, но вы должны попытаться. Сюда входят случаи, когда электронное письмо было отправлено вам случайно, особенно если отправитель ожидает ответа. Ответ не обязателен, но это хороший этикет электронной почты, особенно если этот человек работает в той же компании или отрасли, что и вы.
Вот пример ответа: «Я знаю, что вы очень заняты, но я не думаю, что вы хотели отправить мне это письмо. И я хотел, чтобы вы знали, чтобы вы могли отправить его нужному человеку. »
Просмотрите каждое сообщение
Ваши ошибки не останется незамеченным для получателей вашего письма. И, в зависимости от получателя, вас могут осудить за это.
Не полагайтесь на проверку орфографии. Прочитайте и перечитайте свою почту несколько раз, желательно вслух, перед отправкой.
Добавляйте адрес электронной почты последним
Избегайте случайной отправки электронного письма до того, как вы закончите его составление и исправление. Даже при ответе на сообщение рекомендуется удалить адрес получателя и вставить его только тогда, когда вы уверены, что сообщение готово к отправке.
Убедитесь, что вы выбрали правильного получателя
Вы должны быть очень осторожны при вводе имени из адресной книги в строке «Кому» электронной почты. Легко выбрать неправильное имя, что может поставить в неловкое положение вас и человека, получившего электронное письмо по ошибке.
Используйте классические шрифты
Для профессиональной переписки всегда сохраняйте свои шрифты, цвета и стандартные размеры.
Основное правило: Ваши электронные письма должны легко читаться другими людьми.
Как правило, лучше всего использовать шрифт размером 10 или 12 пунктов и легко читаемый шрифт, такой как Arial, Calibri или Times New Roman. Что касается цвета, то черный — самый безопасный выбор.
Следите за своим тоном
Подобно тому, как шутки теряются при переводе, ваше сообщение может быстро быть неправильно истолковано. Помните, что у вашего интервьюера нет голосовых подсказок и выражений лица, которые они могли бы получить в индивидуальном обсуждении.
Во избежание недоразумений рекомендуется прочитать сообщение вслух, прежде чем нажать «Отправить». Если вам это кажется трудным, читателю будет трудно.
Для достижения наилучших результатов избегайте использования полностью отрицательных слов («неудача», «плохой» или «упущенный из виду») и всегда говорите «пожалуйста» и «спасибо».
