Natisni prijazno, PDF in e-pošta

Povprečen francoski delavec preživi približno četrtino tedna, ko brskanje po stotinah e-poštnih sporočil, ki jih vsak dan pošilja in sprejema.

Kljub temu, da smo dobršen del svojega časa obtičali v nabiralniku, mnogi od nas, tudi najbolj profesionalni, še vedno ne vemo, kako uporabljati ustrezno e-pošto.

Glede na obseg sporočil, ki jih vsak dan beremo in pišemo, je bolj verjetno, da bomo naredili neprijetne napake, ki imajo lahko resne poslovne posledice.

V tem članku smo opredelili najpomembnejša pravila "cybercourt".

Vključite jasno in neposredno linijo predmeta

Primeri dobrih vrstic vsebine vključujejo »Sestanek s spremenjenim datumom«, »Hitro vprašanje o predstavitvi« ali »Predlogi za predlog«.

Ljudje se pogosto odločajo za odprtje a E-naslov Glede na zadevo izberite takšno, ki bo bralcem dala vedeti, da rešujete njihove pomisleke ali poslovna vprašanja.

Uporabite strokovni e-poštni naslov

Če delate v podjetju, morate uporabiti e-poštni naslov vašega podjetja. Če pa uporabljate osebni e-poštni račun, ne glede na to, ali ste samostojni ali ga želite občasno uporabljati za poslovna srečanja, morate biti pri izbiri tega naslova pazljivi.

Vedno morate imeti e-poštni naslov, ki nosi vaše ime, tako da prejemnik natančno ve, kdo pošilja e-pošto. Nikoli ne uporabljajte e-poštnega naslova, ki ni primeren za delo.

Dvakrat premislite, preden kliknete »odgovori vsem«

Nihče ne želi brati e-pošte 20 ljudi, ki z njimi nimajo nič skupnega. Ignoriranje e-poštnih sporočil je lahko težavno, saj mnogi prejemajo obvestila o novih sporočilih na svojih pametnih telefonih ali motečih pojavnih sporočil na zaslonu računalnika. Ne klikajte »odgovori vsem«, razen če mislite, da bi morali vsi člani seznama prejeti e-pošto.

READ  Predloga pisma: zahtevajte plačilo za neizrabljeni plačani dopust

Vključite blok podpisa

Podajte bralcu informacije o vas. Na splošno navedite svoje polno ime, naslov, ime podjetja in kontaktne podatke, vključno s telefonsko številko. Dodate lahko tudi nekaj oglaševanja za sebe, vendar ne greste predaleč z besedami ali ilustracijami.

Uporabite isto pisavo, velikost in barvo kot preostalo e-poštno sporočilo.

Uporabite poklicne pozdrave

Ne uporabljajte sproščenega in znanega izraza, kot je "Hello", "Hi!" Ali "Kako ste?"

Sproščena narava naših pisanj ne sme vplivati ​​na pozdrav v e-pošti. "Zdravo!" Je zelo neformalen pozdrav in ga na splošno ne smemo uporabljati v delovnem položaju. Namesto tega uporabite »Hello« ali »Dober večer«.

Uporabite klicaj v zmernih količinah

Če se odločite za klicaj, uporabite samo eno, da izrazite svoje navdušenje.

Ljudje se včasih razjezijo in na koncu kazni izrečejo klicaj. Rezultat se lahko zdi preveč čustven ali nezrel, klicajne znake je treba pisno uporabljati zmerno.

Bodite previdni s humorjem

Humor se lahko enostavno izgubi v prevodu brez pravilnega tona ali izraza obraza. V profesionalni izmenjavi je bolje, da humor zapustimo iz e-poštnih sporočil, razen če dobro poznate prejemnika. Poleg tega nekaj, kar mislite, da je smešno, morda ne bo za nekoga drugega.

Vedite, da ljudje iz različnih kultur govorijo in pišejo drugače

Slaba komunikacija se lahko zlahka pojavi zaradi kulturnih razlik, zlasti v pisni obliki, ko ne moremo videti govorice telesa drugega. Sporočilo prilagodite kulturnemu ozadju prejemnika ali stopnji znanja.

READ  Konec pošte, vljudne formule, ki jih je treba opustiti

Dobro je, da se zavedate, da vas zelo kontekstualne kulture (japonska, arabska ali kitajska) spoznavajo, preden poslujejo z vami. Posledica tega je lahko, da so zaposleni v teh državah bolj osebni pri pisanju. Po drugi strani pa ljudje iz nizko-kontekstnih kultur (nemški, ameriški ali skandinavski) raje gredo hitro do točke.

Odgovorite na e-poštna sporočila, tudi če e-poštni naslov ni bil za vas

Težko je odgovoriti na vsa poslana e-poštna sporočila, vendar morate poskusiti. To vključuje primere, ko vam je bilo po naključju poslano sporočilo, še posebej, če pošiljatelj čaka na odgovor. Odgovor ni potreben, vendar je dobra oznaka za e-pošto, še posebej, če oseba dela v istem podjetju ali panogi.

Tu je vzorčni odgovor: »Vem, da ste zelo zaposleni, vendar mislim, da mi niste želeli poslati tega e-poštnega sporočila. In želel sem vas obvestiti, da ga boste lahko poslali pravi osebi. "

Preglejte vsako sporočilo

Vaše napake prejemniki vašega e-poštnega sporočila ne bodo ostali neopaženi. In, odvisno od prejemnika, vam lahko sodijo, da to počnete.

Ne zanašajte se na črkovalnike. Pred pošiljanjem preberite in ponovno preberite pošto, po možnosti glasno.

Zadnji e-poštni naslov dodajte

Izogibajte se nenamernemu pošiljanju e-pošte, preden končate s pisanjem in popravljanjem sporočila. Tudi ko odgovarjate na sporočilo, je dobro izbrisati naslov prejemnika in ga vstaviti samo, ko ste prepričani, da je sporočilo pripravljeno za pošiljanje.

READ  Pravopisne napake pri delu: kako vas dojemajo tisti, ki vas berejo?

Preverite, ali ste izbrali pravilnega prejemnika

Pri vnosu imena iz imenika v vrstico »V« sporočila morate biti zelo previdni. Enostavno je izbrati napačno ime, ki je lahko neprijetno za vas in za osebo, ki po pomoti prejme pošto.

Uporabite klasične pisave

Za profesionalno korespondenco vedno imejte pisave, barve in standardne velikosti.

Kardinalno pravilo: Vaši e-poštni naslovi naj bodo preprosti za branje.

Na splošno je najbolje uporabiti znake točk 10 ali 12 in lahko berljivo pisavo, kot sta Arial, Calibri ali Times New Roman. Ko gre za barvo, je črna najvarnejša izbira.

Pazi na svoj ton

Tako kot se šale izgubijo v prevodu, se lahko vaše sporočilo hitro razume. Ne pozabite, da vaš anketar nima vokalnih oznak in obraznih izrazov, ki bi jih dobili v pogovoru ena na ena.

Da bi se izognili nesporazumom, vam priporočamo, da glasno preberete sporočilo, preden kliknete Pošlji. Če se vam zdi težko, bo za bralca težko.

Za najboljše rezultate se izogibajte uporabi popolnoma negativnih besed ("neuspeh", "slabo" ali "zanemarjeno") in vedno povejte "prosim" in "hvala".