Povprečen francoski uslužbenec približno četrtino tedna pregleda na stotine e-poštnih sporočil, ki jih pošilja in prejema vsak dan.

Kljub temu, da smo dobršen del svojega časa obtičali v nabiralniku, mnogi od nas, tudi najbolj profesionalni, še vedno ne vemo, kako uporabljati ustrezno e-pošto.

Glede na obseg sporočil, ki jih vsak dan beremo in pišemo, je bolj verjetno, da bomo naredili neprijetne napake, ki imajo lahko resne poslovne posledice.

V tem članku smo opredelili najpomembnejša pravila "cybercourt".

Vključite jasno in neposredno zadevo

Primeri dobre teme vključujejo »Spremenjen datum sestanka«, »Hitro vprašanje o vaši predstavitvi« ali »Predlogi za predlog«.

Ljudje se pogosto odločijo, da odprejo e-pošto na podlagi vrstice z zadevo, izberejo tisto, ki bralcem sporoči, da rešujete njihove skrbi ali delovne težave.

Uporabite strokovni e-poštni naslov

Če delate v podjetju, morate uporabiti e-poštni naslov svojega podjetja. Če pa uporabljate osebni e-poštni račun, ne glede na to, ali ste samozaposleni ali ga radi občasno uporabljate za poslovno korespondenco, bodite previdni pri izbiri tega naslova.

Vedno morate imeti e-poštni naslov, na katerem je vaše ime, tako da prejemnik natančno ve, kdo pošilja e-pošto. Nikoli ne uporabljajte elektronskega naslova, ki ni primeren za delo.

Dvakrat premislite, preden kliknete »odgovori vsem«

Nihče noče brati e-pošte 20 ljudi, ki z njimi nimajo nobene zveze. Ignoriranje e-pošte je lahko težko, saj veliko ljudi prejema obvestila o novih sporočilih na pametnem telefonu ali moteča pojavna sporočila na zaslonu svojega računalnika. Ne kliknite »odgovori vsem«, razen če menite, da bi morali vsi na seznamu prejeti e-pošto.

Vključite blok podpisa

Svojemu bralcu zagotovite informacije o sebi. Običajno vključite svoje polno ime, naziv, ime podjetja in kontaktne podatke, vključno s telefonsko številko. Lahko dodate tudi malo oglaševanja zase, vendar ne pretiravajte z izreki ali ilustracijami.

Uporabite isto pisavo, velikost in barvo kot preostala e-poštna sporočila.

Uporabite poklicne pozdrave

Ne uporabljajte priložnostnih, pogovornih izrazov, kot so "Pozdravljeni", "Živjo!" ali "Kako si?".

Sproščena narava naših pisanj ne sme vplivati ​​na pozdrav v e-pošti. "Zdravo!" Je zelo neformalen pozdrav in ga na splošno ne smemo uporabljati v delovnem položaju. Namesto tega uporabite »Hello« ali »Dober večer«.

Zmerno uporabljajte klicaj

Če se odločite za uporabo klicaja, uporabite samo enega, da izrazite svoje navdušenje.

Ljudje se včasih zanesejo in na koncu stavkov postavijo številne klicaje. Rezultat se morda zdi preveč čustven ali nezrel, klicaje je treba v pisni obliki uporabljati zmerno.

Bodite previdni s humorjem

Humor se pri prevodu zlahka izgubi brez pravilnega tona in obraznih izrazov. V profesionalnem pogovoru je humor najbolje izpustiti iz e-pošte, razen če dobro poznate prejemnika. Tudi nekaj, za kar mislite, da je smešno, morda ni komu drugemu.

Vedite, da ljudje iz različnih kultur govorijo in pišejo drugače

Zaradi kulturnih razlik lahko zlahka nastane napačna komunikacija, zlasti v pisni obliki, ko ne vidimo govorice telesa drug drugega. Svoje sporočilo prilagodite prejemnikovemu kulturnemu ozadju ali ravni znanja.

Dobro je, da se zavedate, da vas zelo kontekstualne kulture (japonska, arabska ali kitajska) spoznavajo, preden poslujejo z vami. Posledica tega je lahko, da so zaposleni v teh državah bolj osebni pri pisanju. Po drugi strani pa ljudje iz nizko-kontekstnih kultur (nemški, ameriški ali skandinavski) raje gredo hitro do točke.

Odgovorite na vaša e-poštna sporočila, tudi če e-poštno sporočilo ni bilo namenjeno vam

Težko je odgovoriti na vsa poslana e-poštna sporočila, vendar poskusite. To vključuje primere, ko vam je bilo e-poštno sporočilo pomotoma poslano, še posebej, če pošiljatelj pričakuje odgovor. Odgovor ni potreben, vendar je dober e-poštni bonton, še posebej, če ta oseba dela v istem podjetju ali panogi kot vi.

Tukaj je primer odgovora: »Vem, da ste zelo zaposleni, vendar mislim, da mi niste želeli poslati tega e-poštnega sporočila. In želel sem te obvestiti, da ga lahko pošlješ pravi osebi. »

Preglejte vsako sporočilo

Vaše napake ne bo ostalo neopaženo s strani prejemnikov vaše e-pošte. In, odvisno od prejemnika, boste morda zaradi tega ocenjeni.

Ne zanašajte se na črkovalnike. Večkrat preberite in ponovno preberite svojo pošto, po možnosti na glas, preden jo pošljete.

Zadnji e-poštni naslov dodajte

Izogibajte se nenamernemu pošiljanju e-pošte, preden ga končate s sestavljanjem in popravite sporočilo. Tudi ko odgovarjate na sporočilo, je dobro odstraniti prejemnikov naslov in ga vstaviti šele, ko ste prepričani, da je sporočilo pripravljeno za pošiljanje.

Preverite, ali ste izbrali pravilnega prejemnika

Pri vnašanju imena iz imenika v vrstico »Za« e-pošte morate biti zelo previdni. Enostavno je izbrati napačno ime, kar je lahko neprijetno za vas in osebo, ki je prejela e-pošto po pomoti.

Uporabite klasične pisave

Za profesionalno korespondenco vedno imejte pisave, barve in standardne velikosti.

Kardinalno pravilo: Vaši e-poštni naslovi naj bodo preprosti za branje.

Splošno pravilo je, da je najbolje uporabiti 10- ali 12-točkovni tip in lahko berljivo pisavo, kot so Arial, Calibri ali Times New Roman. Kar zadeva barvo, je črna najvarnejša izbira.

Pazi na svoj ton

Tako kot se šale izgubijo v prevodu, se lahko vaše sporočilo hitro razume. Ne pozabite, da vaš anketar nima vokalnih oznak in obraznih izrazov, ki bi jih dobili v pogovoru ena na ena.

Da bi se izognili nesporazumom, vam priporočamo, da glasno preberete sporočilo, preden kliknete Pošlji. Če se vam zdi težko, bo za bralca težko.

Za najboljše rezultate se izogibajte uporabi popolnoma negativnih besed ("neuspeh", "slabo" ali "spregledano") in vedno recite "prosim" in "hvala".