Du har fått ett inbjudningsemail till ett möte och önskar bekräfta din närvaro. I den här artikeln berättar vi om varför det är viktigt att svara på inbjudan att bekräfta din närvaro och hur man gör det i sin form.
Meddela ditt deltagande i ett möte
När du får en inbjudan till ett möte kan personen som skickade det till dig begära skriftlig bekräftelse på din närvaro vid det mötet. Om du i vissa fall bekräftar att din närvaro inte begärs, rekommenderas det ändå.
Ett möte kan faktiskt vara komplicerat att organisera, särskilt när du inte vet exakt hur många som kommer att delta. Genom att bekräfta din närvaro kommer du inte bara att göra arrangörens förberedelser enklare utan du kommer också att se till att mötet är effektivt, inte för långt och anpassat till antalet deltagare. Det är aldrig trevligt att slösa bort 10 minuter i början av ett möte med att lägga till stolar eller skriva ut filer igen!
Kom också ihåg att inte vänta för länge innan du svarar, även om det är sant att du inte alltid kommer att kunna bekräfta din tillgänglighet omedelbart. Ju tidigare bekräftelsen inträffar desto mer underlättar det organisationen av mötet (ett möte organiseras inte i sista stund!).
Vad ska en e-postbekräftelse för mötesdeltagande innehålla?
I ett mötesbekräftelsemeddelande är det viktigt att inkludera följande:
- Tack personen för hans inbjudan
- Meddela klart din närvaro
- Visa ditt engagemang genom att fråga om det finns saker att förbereda inför mötet
Här är en e-postmall att följa för att meddela ditt deltagande i ett möte.
Ämne: Bekräftelse av mitt deltagande i mötet den [datum]
Sir / fru,
Jag tackar för er inbjudan till mötet om [mötesformål] och bekräftar gärna min närvaro den [datum] vid [tidpunkten].
Vänligen meddela mig om det finns några saker att förbereda för detta möte. Jag står till ditt förfogande för ytterligare information om detta ämne.
Med vänliga hälsningar,
[Signatur]
