Ikiwa hauna utaratibu wazi wa kushughulikia barua pepe zako, zinaweza haraka kuwa chanzo cha upotezaji wa wakati mwingi. Kwa upande mwingine ikiwa unafanya kile kinachohitajika katika kiwango cha shirika ili usiruhusu mwenyewe kuvamiwa na barua pepe kadhaa ambazo hazijasomwa. Basi unaweza kutolewa akili yako kutokana na uwezekano wowote wa kukosa barua pepe muhimu. Katika makala haya yameorodheshwa idadi ya mazoea yaliyothibitishwa. Kwa kuzichukua, hakika utaweza kudhibiti sanduku lako la barua kwa utulivu zaidi.
Moja kwa moja au kwa kibinafsiainisha barua pepe yoyote kwenye folda iliyojitolea au folda ndogo.
Hii ndio aina ya njia ambayo itakuruhusu kupanga haraka barua pepe yako kwa umuhimu. Unaweza kuchagua kuainisha barua pepe yako kwa mandhari, kwa mada, na tarehe za mwisho. Jambo la muhimu ni kuchukua fursa kwa wote makala ya sanduku lako la barua ili kudhibiti barua zako kwa njia inayofanya kazi kikamilifu. Mara tu ukiunda saraka na folda na folda ndogo kulingana na hali ya shirika inayokufaa. Kila ujumbe utakuwa na nafasi yake katika sanduku lako la barua kama kila faili ya karatasi kwenye desktop yako. Kwa hivyo, mara tu wakati umekwisha kushughulikia barua pepe zako, unaweza kuzingatia 100% kwenye kazi yako yote.
Panga wakati maalum wa usindikaji wa barua pepe zako
Kwa kweli, lazima ubaki msikivu na uweze kusindika ujumbe ambao unangojea majibu ya haraka kutoka kwako. Kwa mapumziko, panga wakati unaofaa zaidi, kushughulikia barua pepe yako kwa njia thabiti. Anza kwa kuandaa vitu vyote muhimu kwa usindikaji wa kazi yako. Faili za karatasi, staplers, printa, kila kitu lazima kiwe rahisi kuwezesha umakini mkubwa. Haijalishi wakati wa kuchagua. Sasa kwa kuwa sanduku lako la barua limepangwa kama kituo cha kuchagua posta, una uwezekano wa kushughulikia barua pepe zako kwa utulivu na ufanisi na kasi.
Safisha sanduku lako la barua kwa kufuta barua zote muhimu
Je! Sanduku lako la barua linaweza kugawanywa kila wakati na barua zisizo na kupendeza za matangazo au matangazo? Jihadharini kuondoa sanduku lako la barua kwa barua hizi zote ambazo zinaonekana kama spam kuliko kitu kingine chochote. Lazima ujiondoe kwa utaratibu kutoka kwenye orodha hizi zote za utumaji ambazo hazikuletei kitu chochote halisi na ambacho kinaweza kuwa vivamizi haraka. Unaweza kutumia zana kama Kusafisha ambapo UsajiliMe fanya muhimu katika mibofyo michache. Bila kukuchukua asubuhi, aina hii ya suluhisho itakusaidia sana kukomesha uchafuzi huu wa dijiti. Maelfu ya barua pepe zinaweza kusindika kwa haraka sana.
Sanidi jibu otomatiki
Hivi karibuni utakuwa unaenda likizo kwa muda mrefu. Maelezo ambayo hayapaswi kupuuzwa, ilianzisha jibu la moja kwa moja la sanduku lako la barua. Hili ni jambo la muhimu ili watu wote ambao unawasiliana nao kitaalam kwa barua pepe watajulishwa juu ya kutokuwepo kwako. Kuelewana nyingi kunawezekana wakati mteja au muuzaji anapoteza uvumilivu, kwa sababu ujumbe huu unabaki bila kujibiwa. Hii inaweza kuepukwa kwa urahisi na ujumbe mfupi ambao utatumwa kiatomati wakati wa likizo yako. Unahitaji tu kuonyesha tarehe ya kurudi kwako kutoka likizo na kwa nini sio barua pepe ya mwenzako ikiwa ni lazima.
Jotoa idadi ya barua pepe unazotuma kwa nakala
Kutumia barua pepe kwa njia iliyotumwa kwa nakala ya kaboni (CC) na nakala isiyoonekana ya kaboni (CCI) inaweza kutoa haraka kubadilishana usio na mwisho. Watu ambao walitakiwa tu kupokea ujumbe wako kwa habari, sasa wanahitaji ufafanuzi. Wengine wanajiuliza kwanini walipokea ujumbe huu na wanaona kama ni kupoteza muda. Wakati wa kufanya uchaguzi wa kuweka mtu kwenye kitanzi, hakikisha kuwa chaguo lako linafaa kabisa. Ujumbe uliotumwa kwa kila mtu kwa njia yoyote unapaswa kuepukwa.
Kumbuka kuwa barua pepe inaweza kuwa na dhamana ya kisheria
Kama inavyowezekana kuweka barua pepe zako zote, zina nguvu ya uthibitisho, haswa kwa mahakama ya viwandani. Ujumbe wa elektroniki ikiwa umethibitishwa na dhamana sawa ya kisheria kama barua ambayo ungeandika kwa mkono. Lakini Jihadharini, hata ujumbe rahisi waliotumwa bila kufikiria kwa mwenzake au kwa mteja inaweza kuwa na athari mbaya. Ikiwa mteja atathibitisha, barua pepe ina msaada, kwamba haujaheshimu ahadi zako kwa masharti ya kujifungua au nyingine. Utalazimika kubeba athari kwa biashara yako na wewe mwenyewe. Katika mizozo ya kibiashara kama ilivyo kwa mahakama za viwandani, ushahidi unasemekana kuwa "bure". Hiyo ni kusema kwamba ni hakimu atakayeamua na kwamba ni bora kuainisha barua pepe zake kwa uangalifu kuliko kuziweka kwenye takataka.
