ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్స్ రాయడం ఎలా

 

నేడు, ఇమెయిల్ సులభంగా, వేగం మరియు సామర్థ్యం కమ్యూనికేట్ చేయడానికి ఉత్తమ మార్గం. వృత్తిపరమైన ఎక్స్ఛేంజ్ల కోసం, ఇది సాధారణంగా ఉపయోగించే మార్గం.

ఒక రాయడానికి ప్రొఫెషనల్ మెయిల్మేము కొన్ని ప్రమాణాలను, చిట్కాలను మరియు నియమాలను గౌరవించాలి, ఇది వ్యాసం అంతటా మీకు వివరించడానికి ప్రయత్నిస్తాము.

ఒక ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్ కోసం ఒక రచన ప్రణాళిక ఉదాహరణ 

కొన్నిసార్లు ఒక ప్రొఫెషనల్ సందర్భంలో నిర్వహించడానికి మెయిల్ చాలా క్లిష్టంగా ఉంటుంది. ఒక ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్ రాయడానికి అనుసరించడానికి ప్రణాళిక స్వీకర్త అన్ని అవసరమైన అంశాలను సంక్షిప్త మరియు ఖచ్చితమైన ఉండటం పారవేయడం వద్ద ఉంచాలి.

ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్ రాయడానికి, మీరు ఈ క్రింది ప్రణాళికను అవలంబించవచ్చు:

• స్పష్టమైన మరియు స్పష్టమైన వస్తువు
• అప్పీల్ ఫార్ములా
• కమ్యూనికేషన్ యొక్క సందర్భంను కలిగి ఉన్న ఒక ప్రారంభం
• నిర్ధారించడానికి ఒక మర్యాద ఫార్ములా
• ఒక సంతకం

ఒక ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్ యొక్క విషయం ఎంచుకోండి

ఒక ప్రొఫెషనల్ రోజుకు సగటున 100 ఇమెయిళ్ళను అందుకోవచ్చని అంచనా. అందువల్ల మీ ఇమెయిల్ యొక్క అంశాన్ని తెరవడానికి వారిని ప్రోత్సహించడానికి మీరు తప్పక ఎంచుకోవాలి. దీన్ని చేయడానికి, అనుసరించాల్సిన నియమాలు ఉన్నాయి:

ఒక చిన్న వస్తువును వ్రాయండి

మీ ఇమెయిల్ యొక్క బహిరంగ రేటును పెంచడానికి, నిపుణులు గరిష్టంగా 50 అక్షరాల అంశాన్ని ఉపయోగించాలని సిఫార్సు చేస్తున్నారు.

మీరు మీ వస్తువును రాయడానికి పరిమిత స్థలాన్ని కలిగి ఉంటారు, కాబట్టి మీ ఇమెయిల్ యొక్క కంటెంట్కు సంబంధించిన క్రియ క్రియలను ఉపయోగించినప్పుడు, మీరు తప్పనిసరిగా నిర్దిష్ట వస్తువుని ఎంచుకోవాలి.

సాధారణంగా, పొడవాటి వస్తువులు స్మార్ట్ఫోన్లపై చదివినవి, ఇవి వారి ఇమెయిళ్ళను తనిఖీ చేయడానికి నిపుణులచే ఎక్కువగా ఉపయోగించబడుతున్నాయి.

మీ ఇమెయిల్ యొక్క విషయం ను అనుకూలీకరించండి

వీలైతే, మీరు ఆబ్జెక్ట్ స్థాయిలో మీ పరిచయాల పేరు మరియు మొదటి పేరును పేర్కొనాలి. ప్రారంభ రేటును పెంచే ఒక మూలకం ఇది.

మీ గ్రహీత యొక్క వివరాలను ఇమెయిల్ యొక్క అంశంలో ఉంచడం ద్వారా, అతడు విలువైన మరియు గుర్తించినట్లు భావిస్తాడు, ఇది అతనిని మీ ఇమెయిల్ని తెరిచేందుకు మరియు చదవడానికి ప్రోత్సహిస్తుంది.

ఒక ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్ యొక్క శరీరం 

వృత్తిపరమైన ఇమెయిల్ను రాయడానికి, మీ ఇమెయిల్ను స్పష్టంగా రాయడం మంచిది, ఇది శైలి మరియు ప్రదర్శన యొక్క నిర్దిష్ట ప్రమాణాలపై ఆధారపడి విషయం నుండి మరియు అన్నిటి నుండి బయలుదేరదు.

మీ స్వీకర్తకు మరింత సౌకర్యాన్ని అందించే స్వల్ప మరియు ఖచ్చితమైన వాక్యాలతో చిన్న ఇమెయిల్ను రాయడానికి జాగ్రత్త వహించండి.

గుర్తుంచుకోవలసిన కొన్ని విషయాలు ఇక్కడ ఉన్నాయి: 

క్లాసిక్ ఫాంట్ ను ఉపయోగించండి

చాలా ఇ-మెయిల్ సేవలు వినియోగదారుని టెక్స్ట్ యొక్క ఫాంట్ మరియు శైలిని ఎంచుకోవడానికి అనుమతిస్తాయి. వ్యాపార ఇమెయిల్ విషయానికి వస్తే, "టైమ్స్ న్యూ రోమన్" లేదా "ఏరియల్" వంటి క్లాసిక్ ఫాంట్‌ను ఎంచుకోండి.

ఇది ఒక అలంకరణ ఫాంట్ ను ఉపయోగించడానికి సిఫారసు చేయబడలేదు.

మేము కూడా సిఫార్సు చేస్తున్నాము:

• చదవగలిగే ఫాంట్ పరిమాణాన్ని అడాప్ట్ చేయండి
• ఇటాలిక్లు, హైలైటింగ్, లేదా రంగులు తొలగించండి
• మూల అక్షరాలలోని అన్ని వచనాన్ని రాయడం కాదు

మంచి కాల్ ఫార్ములాను వ్రాయడం

ఒక ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్ కోసం, పేరు ద్వారా అడ్రసుదారుని సంప్రదించడానికి ఇది ప్రాధాన్యతనిస్తుంది, అతని చివరి పేరుతో వ్యక్తి యొక్క పౌరసత్వం యొక్క శీర్షికతో సహా.

మొదటి పేరాలో మిమ్మల్ని మీరు పరిచయం చేసుకోండి

మొదటి సారి ఎవరైనా (ఉదాహరణకు ఒక కొత్త క్లయింట్) మీరు వ్రాస్తున్నట్లయితే, మీరే పరిచయం చేసుకోవడం చాలా ముఖ్యం మరియు మీ సందేశం యొక్క ఉద్దేశాన్ని క్లుప్తంగా వివరించండి.

మీరు ఈ చిన్న ప్రదర్శన ఒకటి లేదా రెండు వాక్యాలు అంకితం చేయవచ్చు.

అత్యంత ప్రాముఖ్యతలో అత్యంత ముఖ్యమైన సమాచారం

మీ ప్రదర్శన తర్వాత, మనం అతి ముఖ్యమైన విషయానికి వెళ్తాము.

ఇది మీ ఇమెయిల్ ప్రారంభంలో అత్యంత ముఖ్యమైన సమాచారం కోట్ చేయడానికి చాలా ఆసక్తికరంగా ఉంటుంది. మీరు మీ ఉద్దేశాలను స్పష్టం చేయడం ద్వారా మీ గ్రహీత సమయాన్ని ఆదా చేస్తారు.

మీరు మీ కరస్పాండెంట్ దృష్టిని ఆకర్షించి, నేరుగా పాయింట్‌కి చేరుకోవాలి.

XHTML- ఒక అధికారిక పదజాలం ఉపయోగించండి

మీరు ఒక ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్ వ్రాస్తున్నందున, మీరు మంచి అభిప్రాయాన్ని కలిగి ఉండాలి.

మర్యాదపూర్వక శైలిలో పూర్తి వాక్యాలను రాయమని మేము మీకు సలహా ఇస్తున్నాము.

ఇది ఉపయోగించడానికి సిఫారసు చేయబడలేదు:

• యాస పదాలు;
• నిష్ఫలమైన సంక్షిప్తాలు;
• ఎమోటికాన్లు లేదా ఎమోజిలు;
• జోకులు;
• మొరటు మాటలు;

6- సరైన నిర్ణయం తీసుకోండి

ఒక ఇమెయిల్ను పూర్తి చేయడానికి, మేము ఉపయోగించడానికి సంతకాన్ని, స్వీకరించే టోన్ మరియు ఎంచుకోవడానికి మర్యాద సూత్రం గురించి ఆలోచించాలి.

వృత్తిపరమైన కమ్యూనికేషన్ మిగిలి ఉందని మనం గుర్తుంచుకోవాలి అత్యంత క్రోడీకరించబడిన భాష. నియమాలను తెలుసుకోవడం మరియు ఇమెయిల్ చివరలో ఉపయోగించడానికి సరైన సూత్రాన్ని ఎంచుకోవడం చాలా ముఖ్యం.

ఉపయోగించిన సూత్రం దాని స్వీకర్త యొక్క నాణ్యతకు మరియు మార్పిడి యొక్క సందర్భంలోకి అనుగుణంగా ఉండాలి.

ఉదాహరణకు, మీరు పర్యవేక్షకుడితో లేదా క్లయింట్‌తో మాట్లాడుతుంటే, మీరు “శుభాకాంక్షలు” ఉపయోగించవచ్చు, ఇది చాలా సరైన పదబంధం. ఇది సహోద్యోగి అయితే, "రోజు మంచి ముగింపు!" అనే వ్యక్తీకరణతో మన ఇమెయిల్‌ను ముగించవచ్చు. "

సంతకాన్ని గురించి, మీరు మా ఇమెయిల్ చివరిలో వ్యక్తిగతీకరించిన సంతకాన్ని స్వయంచాలకంగా చొప్పించడానికి మీ ఇమెయిల్ సాఫ్టువేరును సెట్ చేయవచ్చు.

ప్రభావవంతంగా ఉండటానికి, సంతకం చిన్నదిగా ఉండాలి:

• 4 పంక్తుల కంటే ఎక్కువ కాదు;
• ప్రతి పంక్తికి 70 అక్షరాల కంటే ఎక్కువ కాదు;
• మీ మొదటి మరియు చివరి పేరు, మీ ఫంక్షన్, కంపెనీ పేరు, మీ వెబ్‌సైట్ చిరునామా, మీ టెలిఫోన్ మరియు ఫ్యాక్స్ నంబర్ మరియు మీ లింక్డ్ఇన్ లేదా వయాడియో ప్రొఫైల్‌కు లింక్‌ను నమోదు చేయండి;

ఉదాహరణకు :

రాబర్ట్ హాలిడే

సంస్థ Y యొక్క ప్రతినిధి

http: /www.votresite.com

ఫోన్. : 06 00 00 00 / ఫ్యాక్స్: 00 06 00 00

మొబైల్: 06 00 00 00 00

కొన్ని మర్యాదపూర్వక వ్యక్తీకరణలు:

• స్నేహపూర్వకంగా;
• శుభాకాంక్షలు;
• శుభాకాంక్షలు;
• మర్యాదగా;
• మర్యాదపూర్వక శుభాకాంక్షలు;
• శుభాకాంక్షలు;
• మీది,
• మిమ్మల్ని మళ్ళీ చూడటం చాలా ఆనందంగా ఉంది;
• వెచ్చని శుభాకాంక్షలు ...

మాకు బాగా తెలిసిన వ్యక్తుల కోసం, మేము "హాయ్", "స్నేహాలు", "మిమ్మల్ని చూస్తాము" వంటి మంచి సూత్రాలను ఉపయోగించవచ్చు ...

క్లాసిక్ సూత్రాల యొక్క ఇతర ఉదాహరణలు:

• దయచేసి అంగీకరించండి, సర్ / మేడమ్, నా విశిష్ట భావాల వ్యక్తీకరణ;
• దయచేసి అంగీకరించండి, సర్ / మేడమ్, నా హృదయపూర్వక శుభాకాంక్షల వ్యక్తీకరణ;
• దయచేసి స్వీకరించండి, సర్ / మేడమ్, నా శుభాకాంక్షలు;
• దయచేసి స్వీకరించండి సర్ / మేడమ్, నా గౌరవప్రదమైన మరియు అంకితభావ భావాలు;
• దయచేసి అంగీకరించండి, సర్ / మేడమ్, నా హృదయపూర్వక శుభాకాంక్షలు;
• దయచేసి అంగీకరించండి, సర్ / మేడమ్, నా అత్యున్నత పరిశీలన యొక్క వ్యక్తీకరణ;
• నా శుభాకాంక్షలు అంగీకరించమని మిమ్మల్ని అడగడం ద్వారా;
• నా అభ్యర్థనపై మీ దృష్టికి ధన్యవాదాలు;
• సర్ / మేడమ్, నా లోతైన గౌరవం యొక్క నివాళి;
• మీ నుండి చదవడానికి వేచి ఉన్నప్పుడు, దయచేసి అంగీకరించండి, సర్ / మేడమ్, నా అత్యున్నత పరిశీలన యొక్క హామీ;
• నా కృతజ్ఞతతో, ​​సర్ / మేడమ్, నా విశిష్ట భావాల వ్యక్తీకరణను ఇక్కడ కనుగొనమని నేను మిమ్మల్ని వేడుకుంటున్నాను;

7-జోడింపులను చేర్చండి

జోడింపులను సంబంధించి, మీ ఇమెయిల్ యొక్క మర్యాదతో మర్యాదతో వాటిని ప్రస్తావించడం ద్వారా గ్రహీతకు తెలియజేయడం మర్చిపోవద్దు.

గ్రహీతకు పంపిన జోడింపుల పరిమాణం మరియు సంఖ్యను చెప్పడం చాలా ఆసక్తికరంగా ఉంటుంది.

ఫోకస్: విలోమ పిరమిడ్

రివర్స్ పిరమిడ్ పద్ధతిని పిలిచే పద్ధతి ప్రకారం, ఇది మీ ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్ యొక్క టెక్స్ట్ ను మీ సందేశంలోని ప్రధాన సమాచారంతో ప్రారంభించి, ప్రాముఖ్యత యొక్క అవరోహణలో ఇతర సమాచారాన్ని కొనసాగిస్తుంది.

అయితే ఈ పద్ధతిని ఎందుకు అవలంబించాలి?

సాధారణంగా మొదటి వాక్యం మిగిలిన సందేశాల కంటే బాగా చదువుతుంది. ఇది ఆకర్షణీయంగా ఉండాలి. విలోమ పిరమిడ్ పద్ధతిని అవలంబించడం ద్వారా, మేము సులభంగా పాఠకుల దృష్టిని ఆకర్షించగలము మరియు చివరికి ఇమెయిల్‌ను చదవాలనుకుంటున్నాము.

పారాగ్రాఫ్కు ఒక నిర్దిష్ట ఆలోచనను దృష్టిలో ఉంచుతూ వ్రాసేటప్పుడు, ప్రతి ఒక్కటి, 3 నుండి 4 పంక్తులు ప్రతి నుండి గరిష్టంగా నాలుగు పేరాలను ఉపయోగించడం మంచిది.

మీరు ఈ పద్ధతిని అవలంబించాలనుకుంటే, ఉపయోగించమని మేము మీకు సలహా ఇస్తున్నాము:

• సాపేక్షంగా చిన్న వాక్యాలు;
• వాక్యాలను కలిసి లింక్ చేయడానికి పదాలను లింక్ చేయడం;
• ప్రస్తుత మరియు వృత్తిపరమైన భాష.

 

                                                    రిమైండరు 

 

మీరు అర్థం చేసుకున్నట్లుగా, స్నేహితుడికి పంపిన దానితో ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్‌కు ఎటువంటి సంబంధం లేదు. అక్షరానికి కట్టుబడి ఉండవలసిన నియమాలు ఉన్నాయి.

ఈ విషయ 0 గురి 0 చి జాగ్రత్తగా ఆలోచి 0 చ 0 డి

మేము స్పష్టంగా పేర్కొన్న విధంగా, మీరు మీ వృత్తిపరమైన ఇమెయిల్ యొక్క సబ్జెక్ట్ ఫీల్డ్ (లేదా సబ్జెక్ట్)ని సరిగ్గా వ్రాయాలి. ఇది సంక్షిప్తంగా మరియు స్పష్టంగా ఉండాలి. మీ స్వీకర్త మీ ఇమెయిల్‌లోని కంటెంట్‌ను వెంటనే అర్థం చేసుకోవాలి. అందువల్ల అతను దానిని వెంటనే తెరవాలా లేదా తర్వాత చదవాలా అని నిర్ణయించుకోవచ్చు.

9-మర్యాదపూర్వకమైన ఉండాలి

మీరు బాగా అర్థం చేసుకున్నట్లుగా, సందర్భానుసారంగా గ్రీటింగ్ మరియు మర్యాద సూత్రాలను ఉపయోగించడం అవసరం.

సూత్రాలు క్లుప్తంగా ఉండాలి మరియు బాగా ఎన్నుకోవాలి.

3- సరైన అక్షరక్రమం లోపాలు

అన్నింటిలో మొదటిది, మీరు మీ ఇమెయిల్ను మళ్లీ చదివి, అవసరమైన సమాచారాన్ని మరచిపోరాదని నిర్ధారించుకోండి మరియు ఎవరో ఎందుకు చదవలేదు. ఇది మరొక వ్యక్తి యొక్క అభిప్రాయం కలిగి చాలా ఆసక్తికరంగా ఉంటుంది.

అక్షరక్రమం మరియు వ్యాకరణ తప్పులను సరిచేయడానికి, మీ ఇ-మెయిల్ను ఒక వర్డ్ ప్రాసెసర్లో కాపీ చేసి అతికించండి మరియు ఒక ఆటోమేటిక్ చెక్ చేయండి. ఈ సాఫ్ట్వేర్ అన్ని లోపాలను సరి చేయకపోయినా, అది మీకు సహాయపడుతుంది. ప్రత్యామ్నాయంగా, మీరు ప్రొఫెషనల్ దిద్దుబాటు సాఫ్ట్వేర్లో కూడా పెట్టుబడి పెట్టవచ్చు.

మీ ఇమెయిల్ను సైన్ ఇన్ చేయండి

మీ ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్కు ఒక సంతకాన్ని జోడించడం చాలా ముఖ్యం. మీరు ప్రొఫెషనల్ సంతకం వ్రాయడానికి పైన పేర్కొన్న నియమాలను పాటించాలి.

మీ ఫంక్షన్కు సంబంధించి వివిధ సమాచారాన్ని ప్రస్తావించడం ద్వారా, మీ కంపెనీ ... మీ స్వీకర్త త్వరగా వ్యవహరిస్తున్నాడని అర్థం అవుతుంది.

మీ ఇమెయిల్ని అనుకూలీకరించండి

ఇది సాధారణమైనట్లయితే, మెయిల్ చదివి తక్కువగా ఉంటుంది. మెయిల్ పంపించమని మాత్రమే గ్రహీత భావించాలి. కాబట్టి మీరు ఆబ్జెక్ట్ను అనుకూలీకరించాలి మరియు మీ ఇమెయిల్ని ప్రారంభించడానికి దత్తత తీసుకోవడానికి సూత్రాన్ని ఎంచుకోండి.

ఇది సమూహ ఇమెయిల్ అయితే, మీ గ్రహీతల లక్షణాలు, వారి ప్రాధాన్యతలు, వారి ఆసక్తులు మరియు వారి స్థానం ప్రకారం వేర్వేరు జాబితాలను సృష్టించడం చాలా ముఖ్యం. మీ గ్రహీతల విభజన మీ ఇమెయిల్‌ల ప్రారంభ రేటును పెంచడానికి మిమ్మల్ని అనుమతిస్తుంది.

-మళ్లీ మెయిల్ను తెరవాలనుకోండి

ఒక ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్ రాయడం చేసినప్పుడు, మీరు ఎల్లప్పుడూ గ్రహీత దానిని తెరవాలనుకుంటున్నారా. సాధారణంగా, ఆబ్జెక్ట్ మీ ఇమెయిల్ను తెరిచేందుకు మరియు చదవడానికి ఒక కరస్పాండెంట్ను నెడుతుంది మొదటి అంశం. కాబట్టి మీరు మీ వస్తువుకు మరింత ప్రాముఖ్యత ఇవ్వాలి, దానిని నయం చేసి, వీలైనంత ఆకర్షణీయంగా చేయండి.

అదే అర్థంలో, మీ ఇమెయిల్ యొక్క మొదటి రెండు వాక్యాలు గ్రహీత చదవడాన్ని కొనసాగించాలని కోరుకోవాలి. ఇది మీ ఇమెయిల్ ప్రారంభంలో అత్యంత ముఖ్యమైన సమాచారాన్ని కోట్ చేయడానికి మరియు మీ కరస్పాండెంట్ యొక్క ఆసక్తిని ప్రేరేపించడానికి సిఫార్సు చేయబడింది.

మోసపూరిత వస్తువులను నివారించండి

మీరు మీ ఇమెయిల్స్ ప్రారంభ రేటు పెంచడానికి తప్పుదోవ పట్టించే వస్తువును ఉపయోగించరాదు.

మీ ఇమెయిల్ మీ చిత్రం (లేదా మీ కంపెనీకి) తెలియచేస్తుంది అని తెలుసుకోవాలి.అందువలన, రెచ్చగొట్టే మరియు తప్పుదోవ పట్టించే వస్తువులను నివారించడం చాలా ముఖ్యం. ఆ వస్తువు మీ ఇమెయిల్ యొక్క కంటెంట్కు అనుగుణంగా ఉండాలి.

ప్రార్థన యొక్క స్థలంలో మిమ్మల్ని మీరు ఉంచండి

తాదాత్మ్యం పరిగణనలోకి తీసుకోవలసిన చాలా ముఖ్యమైన అంశం. మీ ఇమెయిల్ యొక్క అంశాన్ని సరిగ్గా వ్రాయడానికి మరియు ఆకర్షణీయంగా ఉండటానికి మీరు మీ గ్రహీత స్థానంలో మీరే ఉంచాలి. మీరు మీ కరస్పాండెంట్ యొక్క బూట్లు మీరే ఉంచుకోవాలి మరియు అతను తనను తాను అడగగల ప్రశ్నల శ్రేణిని జాబితా చేయాలి. ప్రతిస్పందనల నుండి మీరు మీ ఇమెయిల్ శీర్షికను స్వీకరించగలరు.

ఒక ప్రొఫెషనల్ ఇమెయిల్ చిరునామా ఉపయోగించండి

వ్యక్తిగత చిరునామాలు అటువంటి మనోహరమైన అమ్మాయి @ ... లేదా పెద్దమనిషి @ ... నిషేధించటం ఖచ్చితంగా. వృత్తిపరమైన సంబంధాల సందర్భంలో, మీరు ఈ రకమైన ఇ-మెయిల్ చిరునామాలను ఉపయోగించి ఒక సంభాషణకర్తను సంప్రదించరు.

ప్రొఫెషనల్ ఇ-మెయిల్ చిరునామాను లేదా మీ పేరు మరియు ఇంటిపేరుతో కనీసం వ్యక్తిగత చిరునామాను ఉపయోగించడం మంచిది.

వృత్తిపరమైన ఇమెయిల్ చాలా మంచి కమ్యూనికేషన్, ఖచ్చితమైన పదజాలం, సంక్షిప్త లిఖిత పత్రం, స్పష్టమైన అభ్యర్థన మరియు ఒక అభేద్యమైన స్పెల్లింగ్ అవసరం. నియమాలు, చిట్కాలు మరియు సలహాలను స్వీకరించడం ద్వారా మేము కోట్ చేసాము, మీకు ఆకర్షణీయమైన ఇమెయిల్ వ్రాయవచ్చు, వెంటనే మీ గ్రహీతకు ఆసక్తిని కలిగించి, తన ఆసక్తిని రేకెత్తిస్తుంది.