Tukuyin ang karaniwang modelo na inangkop sa iyong layunin

Mayroong iba't ibang mga karaniwang template ng ulat ng email na ginagamit sa negosyo. Ang pagpili ng tamang format batay sa layunin ng iyong ulat ay mahalaga sa paghahatid ng iyong mensahe nang malinaw at epektibo.

Para sa isang regular na ulat sa pagsubaybay tulad ng isang lingguhan o buwanang ulat, mag-opt para sa istraktura ng talahanayan na may mga pangunahing numero (benta, produksyon, atbp.).

Para sa isang kahilingan sa badyet o mapagkukunan, sumulat ng isang file na nakabalangkas sa mga bahagi na may panimula, iyong mga detalyadong pangangailangan, isang argumento at isang konklusyon.

Sa isang sitwasyon ng krisis na nangangailangan ng agarang reaksyon, tumaya sa isang direkta at malakas na istilo sa pamamagitan ng paglilista ng mga problema, kahihinatnan, at aksyon sa ilang nakakagulat na mga pangungusap.

Anuman ang modelo, alagaan ang pag-format gamit ang mga intertitle, bala, talahanayan upang mapadali ang pagbabasa. Tutulungan ka ng mga konkretong halimbawa sa ibaba na piliin ang pinakamahusay na format para sa bawat sitwasyon para sa mga propesyonal at epektibong ulat sa email.

Ang regular na ulat sa pagsubaybay sa anyo ng mga talahanayan

Ang regular na ulat sa pagsubaybay, halimbawa buwan-buwan o lingguhan, ay nangangailangan ng malinaw at sintetikong istraktura na nagha-highlight sa pangunahing data.

Ginagawang posible ng format sa mga talahanayan na ipakita ang mahahalagang indicator (mga benta, produksyon, rate ng conversion, atbp.) sa isang organisado at nababasang paraan, sa loob ng ilang segundo.

Pamagat ng tumpak ang iyong mga talahanayan, halimbawa "Ebolusyon ng mga online na benta (buwanang turnover 2022)". Tandaan na banggitin ang mga yunit.

Maaari mong isama ang mga visual na elemento tulad ng mga graphics upang palakasin ang mensahe. Tiyaking tama ang data at tama ang mga kalkulasyon.

Samahan ang bawat talahanayan o graph ng maikling komentaryo na nagsusuri sa mga pangunahing uso at konklusyon, sa 2-3 pangungusap.

Pinapadali ng format ng talahanayan para sa iyong tatanggap na basahin nang mabilis ang mga mahahalaga. Ito ay perpekto para sa mga regular na ulat sa pagsubaybay na nangangailangan ng isang buod na presentasyon ng pangunahing data.

Ang maimpluwensyang e-mail sa kaganapan ng isang krisis

Sa isang sitwasyong pang-emerhensiya na nangangailangan ng mabilis na pagtugon, mag-opt para sa isang ulat sa anyo ng mga maikli at mapanuring pangungusap.

Ipahayag ang problema mula sa simula: "Ang aming server ay down kasunod ng isang pag-atake, kami ay offline". Pagkatapos ay idetalye ang epekto: nawalang turnover, mga apektadong customer, atbp.

Pagkatapos ay ilista ang mga aksyon na ginawa upang limitahan ang pinsala, at ang mga ipapatupad kaagad. Magtapos sa isang pagpindot na tanong o kahilingan: "Maaari ba kaming umasa sa mga karagdagang mapagkukunan upang maibalik ang serbisyo sa loob ng 48 oras?"

Sa isang krisis, ang susi ay upang mabilis na ipaalam ang tungkol sa mga kahirapan, kahihinatnan, at mga sagot sa ilang direktang pangungusap. Ang iyong mensahe ay dapat na maikli at nagpapakilos. Pinakamabisa ang istilong punchy para sa ganitong uri ng ulat sa email na pang-emergency.

 

Halimbawa XNUMX: Detalyadong Buwanang Ulat sa Pagbebenta

Madam,

Mangyaring hanapin sa ibaba ang detalyadong ulat ng aming mga benta sa Marso:

  1. Mga benta sa tindahan

Bumaba ng 5% ang benta sa loob ng tindahan mula noong nakaraang buwan hanggang €1. Narito ang ebolusyon ayon sa departamento:

  • Mga gamit sa bahay: turnover ng €550, stable
  • DIY department: turnover ng €350, bumaba ng 000%
  • Seksyon ng hardin: turnover ng €300, bumaba ng 000%
  • Kagawaran ng kusina: turnover ng €50, pataas ng 000%

Ang pagbaba sa departamento ng hardin ay ipinaliwanag ng hindi magandang panahon ngayong buwan. Pansinin ang nakapagpapatibay na paglago sa departamento ng kusina.

  1. Online na benta

Ang mga benta sa aming website ay matatag sa €900. Tumaas ang bahagi ng Mobile sa 000% ng mga online na benta. Ang mga benta ng muwebles at dekorasyon ay tumaas nang husto salamat sa aming bagong koleksyon ng Spring.

  1. Mga aksyon sa marketing

Ang aming email campaign para sa Grandmothers' Day ay nakabuo ng karagdagang turnover na €20 sa kitchen department.

Ang aming mga operasyon sa mga social network sa paligid ng panloob na disenyo ay nagpalakas din ng mga benta sa segment na ito.

  1. Konklusyon

Sa kabila ng bahagyang pagbaba sa mga tindahan, nananatiling matatag ang aming mga benta, na hinimok ng e-commerce at mga naka-target na operasyon sa marketing. Dapat nating ipagpatuloy ang ating mga pagsisikap sa dekorasyon at muwebles upang mabayaran ang pana-panahong pagbaba sa departamento ng hardin.

Nasa iyo ako para sa anumang paglilinaw.

Bien Cordialement,

Jean Dupont Seller East sektor

Pangalawang halimbawa: Karagdagang kahilingan sa badyet para sa paglulunsad ng bagong linya ng produkto

 

Ginang Direktor Heneral,

Karangalan kong humiling sa iyo ng karagdagang badyet bilang bahagi ng paglulunsad ng aming bagong hanay ng mga produkto na naka-iskedyul para sa Hunyo 2024.

Nilalayon ng estratehikong proyektong ito na palawigin ang aming alok sa masiglang bahagi ng mga organikong produkto, kung saan lumalaki ang demand ng 20% ​​bawat taon, sa pamamagitan ng pag-aalok ng 15 karagdagang sanggunian.

Upang masiguro ang tagumpay ng paglulunsad na ito, mahalagang magpakilos ng mga karagdagang mapagkukunan. Narito ang aking mga numerical na panukala:

  1. Pansamantalang pagpapalakas ng koponan:
  • Pag-recruit ng 2 full-time na developer sa loob ng 6 na buwan para i-finalize ang packaging at teknikal na dokumentasyon (gastos: €12000)
  • Suporta ng isang digital marketing agency sa loob ng 3 buwan para sa web campaign (8000€)
  1. Kampanya sa marketing:
  • Badyet ng media para i-sponsor ang aming mga publikasyon sa mga social network (5000€)
  • Paglikha at pagpapadala ng mga pag-email: graphic na disenyo, mga gastos sa pagpapadala para sa 3 kampanya (7000€)
  1. Mga pagsubok sa consumer:
  • Organisasyon ng mga panel ng consumer para mangolekta ng feedback sa mga produkto (4000€)

Iyon ay kabuuang €36 para i-deploy ang mga human at marketing resources na kailangan para sa tagumpay ng strategic launch na ito.

Ako ay nasa iyo upang pag-usapan ito sa susunod nating pagpupulong.

Naghihintay ng iyong pagbabalik,

Regards,

John Dupont

Tagapamahala ng proyekto

 

Pangatlong halimbawa: Buwanang ulat ng aktibidad ng departamento ng pagbebenta

 

Mahal na Ginang Durand,

Mangyaring hanapin sa ibaba ang ulat ng aktibidad ng aming departamento ng pagbebenta para sa buwan ng Marso:

  • Mga prospecting na pagbisita: Nakipag-ugnayan ang aming mga sales representative sa 25 na prospect na natukoy sa file ng aming customer. 12 appointment ang naayos.
  • Ipinadala ang mga alok: Nagpadala kami ng 10 komersyal na alok sa mga pangunahing produkto mula sa aming catalogue, 3 sa mga ito ay na-convert na.
  • Mga trade show: Ang aming stand sa Expopharm show ay nakakuha ng humigit-kumulang 200 contact. Na-convert namin ang 15 sa kanila sa mga appointment sa hinaharap.
  • Pagsasanay: Ang aming bagong collaborator na si Lena ay sumunod sa isang linggo ng field training kasama si Marc upang maging pamilyar sa aming mga produkto at mga sales pitch.
  • Mga Layunin: Ang aming komersyal na layunin ng 20 bagong kontrata sa buong buwan ay nakamit. Ang nabuong turnover ay umaabot sa €30.

Ipinagpapatuloy namin ang aming mga pagsisikap na bumuo ng aming listahan ng kliyente, huwag mag-atubiling ipadala sa akin ang iyong mga rekomendasyon.

Bien Cordialement,

Jean Dupont Sales Manager

 

Ikaapat na Halimbawa: Detalyadong Ulat sa Lingguhang Aktibidad – Panaderya ng Supermarket

 

Mahal na mga kasamahan,

Mangyaring hanapin sa ibaba ang detalyadong ulat ng aktibidad ng aming panaderya para sa linggo ng Marso 1-7:

Produksyon:

  • Gumawa kami ng average na 350 tradisyonal na baguette bawat araw, sa kabuuang 2100 sa loob ng linggo.
  • Ang kabuuang volume ay tumaas ng 5% salamat sa aming bagong oven, na nagbibigay-daan sa amin upang matugunan ang lumalaking demand.
  • Nagbubunga ang sari-saring uri ng aming hanay ng mga espesyal na tinapay (kabukiran, wholemeal, cereal). Naka-bake kami ng 750 ngayong linggo.

Benta:

  • Ang kabuuang turnover ay 2500€, stable kumpara noong nakaraang linggo.
  • Ang mga Viennese pastry ay nananatiling aming pinakamahusay na nagbebenta (€680), na sinusundan ng mga formula ng tanghalian (€550) at tradisyonal na tinapay (€430).
  • Ang mga benta ng Linggo ng umaga ay partikular na malakas (turnover na €1200) salamat sa espesyal na alok ng brunch.

Supply :

  • Pagtanggap ng 50kg ng harina at 25kg ng mantikilya. Ang mga stock ay sapat.
  • Nag-iisip tungkol sa pag-order ng mga itlog at lebadura para sa susunod na linggo.

staff:

  • Magbabakasyon si Julie next week, aayusin ko ang mga schedule.
  • Salamat kay Bastien na nagbibigay ng overtime for sale.

problema:

  • Pagkasira ng mekanismo ng barya noong Martes ng umaga, inayos sa araw ng electrician.

Bien Cordialement,

Jean Dupont Manager

 

Ikalimang halimbawa: Apurahang problema – Hindi gumagana ang software ng accounting

 

Kamusta lahat,

Ngayong umaga, may mga bug ang aming accounting software na pumipigil sa pagpasok ng mga invoice at pagsubaybay sa general ledger.

Kinukumpirma ng aming IT service provider, na aking nakipag-ugnayan, na may pinag-uusapang kamakailang update. Gumagawa sila ng pag-aayos.

Pansamantala, imposible para sa amin na magtala ng mga transaksyon at maabala ang pagsubaybay sa pera. Tayo ay nanganganib na mahuli nang napakabilis.

Upang pansamantalang ayusin ang problema:

  • Isulat ang iyong mga invoice/gastos sa isang emergency excel file na aking kukunin
  • Para sa mga katanungan ng kliyente, tawagan ako para i-verify nang live ang mga account
  • Ginagawa ko ang lahat ng aking makakaya upang mapanatili kang kaalaman sa pag-unlad.

Ang aming service provider ay ganap na pinakilos at umaasa na maresolba ang problemang ito sa loob ng 48 oras max. Alam kong masama ang malfunction na ito, salamat sa iyong pag-unawa. Mangyaring ipaalam sa akin ang anumang mga kagyat na isyu.

Regards,

Jean Dupont Accountant