I-set up ang iyong domain at gumawa ng mga propesyonal na email address

 

Para gumawa ng mga propesyonal na email address gamit ang Google Workspace, ang unang hakbang ay bumili ng custom na domain name. Ang pangalan ng domain ay kumakatawan sa pagkakakilanlan ng iyong negosyo online at ito ay mahalaga upang palakasin ang iyong brand image. Maaari kang bumili ng domain name mula sa isang domain registrar, gaya ng Google Domains, mga ionO OVH. Kapag bumibili, tiyaking pumili ng domain name na nagpapakita ng pangalan ng iyong negosyo at madaling matandaan.

 

Mag-set up ng domain sa Google Workspace

 

Pagkatapos bumili ng domain name, kailangan mong i-set up sa Google Workspace upang magamit ang mga serbisyo sa email ng negosyo ng Google. Narito ang mga hakbang para i-set up ang iyong domain:

  1. Mag-sign up para sa Google Workspace sa pamamagitan ng pagpili ng plano na nababagay sa laki ng iyong negosyo at mga partikular na pangangailangan.
  2. Sa panahon ng proseso ng pagpaparehistro, ipo-prompt kang ipasok ang iyong custom na domain name.
  3. Bibigyan ka ng Google Workspace ng mga tagubilin para sa pag-verify ng pagmamay-ari ng iyong domain at pag-set up ng mga kinakailangang tala ng Domain Name System (DNS). Kakailanganin mong mag-log in sa control panel ng iyong domain registrar at idagdag ang mga tala ng MX (Mail Exchange) na ibinigay ng Google. Ginagamit ang mga talaang ito para iruta ang mga email sa mga mail server ng Google Workspace.
  1. Kapag na-configure na ang mga DNS record at na-verify na ang domain, maa-access mo na ang admin console ng Google Workspace para pamahalaan ang iyong domain at mga serbisyo.

 

Gumawa ng mga personalized na email address para sa iyong mga empleyado

 

Ngayong naka-set up na ang iyong domain sa Google Workspace, maaari ka nang magsimulang gumawa ng mga naka-personalize na email address para sa iyong mga empleyado. Upang gawin ito, sundin ang mga hakbang na ito:

  1. Mag-log in sa Google Workspace admin console gamit ang iyong administrator account.
  2. Mag-click sa “Mga User” sa kaliwang menu para ma-access ang listahan ng mga user sa iyong organisasyon.
  3. Mag-click sa pindutang "Magdagdag ng User" upang lumikha ng bagong user account. Kakailanganin mong magbigay ng impormasyon tulad ng pangalan at apelyido at gustong email address para sa bawat empleyado. Awtomatikong gagawin ang email address gamit ang iyong custom na domain name (hal. employe@yourcompany.com).
  1. Kapag nagawa na ang mga account, maaari kang magtalaga ng mga tungkulin at pahintulot sa bawat user batay sa kanilang mga responsibilidad sa loob ng kumpanya. Maaari ka ring magpadala sa kanila ng mga tagubilin para sa pag-set up ng kanilang mga password at pag-access sa kanilang Gmail account.
  2. Kung gusto mong lumikha ng mga generic na email address, tulad ng contact@yourcompany.com ou support@yourcompany.com, maaari kang mag-set up ng mga pangkat ng user gamit ang mga nakabahaging email address. Nagbibigay-daan ito sa maraming empleyado na makatanggap at tumugon sa mga email na ipinadala sa mga generic na address na ito.

Sa pamamagitan ng pagsunod sa mga hakbang na ito, magagawa mong i-set up ang iyong domain at gumawa ng mga email address sa trabaho para sa iyong mga empleyado gamit ang Google Workspace. Ang mga personalized na email address na ito ay magpapahusay sa imahe ng tatak ng iyong kumpanya at magbibigay ng propesyonal na karanasan para sa iyong mga customer at kasosyo kapag nakikipag-ugnayan sa iyo sa pamamagitan ng email.

Pamahalaan ang mga email account at setting ng user sa Google Workspace

 

Pinapadali ng admin console ng Google Workspace na pamahalaan ang mga user account sa loob ng iyong kumpanya. Bilang isang administrator, maaari kang magdagdag ng mga bagong user, i-edit ang impormasyon at mga setting ng kanilang account, o magtanggal ng mga account kapag umalis ang mga empleyado sa kumpanya. Upang maisagawa ang mga pagkilos na ito, pumunta sa seksyong "Mga User" sa administration console at piliin ang nauugnay na user para baguhin ang kanilang mga setting o tanggalin ang kanilang account.

 

Pamahalaan ang mga pangkat ng user at mga karapatan sa pag-access

 

Ang mga pangkat ng user ay isang epektibong paraan para ayusin at pamahalaan ang mga karapatan sa pag-access sa mga mapagkukunan at serbisyo ng Google Workspace sa loob ng iyong kumpanya. Maaari kang lumikha ng mga grupo para sa iba't ibang departamento, departamento, o proyekto, at magdagdag ng mga miyembro sa kanila batay sa kanilang mga tungkulin at responsibilidad. Para pamahalaan ang mga pangkat ng user, mag-navigate sa seksyong “Mga Pangkat” sa admin console ng Google Workspace.

Tumutulong din ang mga grupo na kontrolin ang pag-access sa mga nakabahaging dokumento at folder, na pinapasimple ang pamamahala ng mga pahintulot. Halimbawa, maaari kang gumawa ng grupo para sa iyong marketing team at bigyan sila ng access sa mga partikular na mapagkukunan ng marketing sa Google Drive.

 

Ilapat ang mga patakaran sa seguridad at mga panuntunan sa pagmemensahe

 

Nag-aalok ang Google Workspace ng maraming opsyon para sa pag-secure ng environment ng iyong email at pagprotekta sa data ng iyong negosyo. Bilang isang administrator, maaari mong ipatupad ang iba't ibang mga patakaran sa seguridad at mga panuntunan sa pagmemensahe upang matiyak ang pagsunod at protektahan ang iyong mga user mula sa mga banta sa online.

Para i-configure ang mga setting na ito, mag-navigate sa seksyong "Seguridad" sa admin console ng Google Workspace. Narito ang ilang halimbawa ng mga patakaran at panuntunan na maaari mong ilagay:

  1. Mga kinakailangan sa password: Magtakda ng mga panuntunan para sa haba, pagiging kumplikado, at bisa ng mga password ng iyong mga user upang makatulong na panatilihing mas ligtas ang mga account.
  2. Two-factor authentication: Paganahin ang two-factor authentication (2FA) upang magdagdag ng karagdagang layer ng seguridad kapag nagla-log ng mga user sa kanilang account.
  3. Pag-filter ng Email: Mag-set up ng mga panuntunan upang i-block o i-quarantine ang mga spam na email, mga pagtatangka sa phishing, at mga mensahe na may mga nakakahamak na attachment o link.
  4. Mga paghihigpit sa pag-access: Paghigpitan ang pag-access sa mga serbisyo at data ng Google Workspace batay sa lokasyon, IP address, o device na ginamit sa pag-log in.

Sa pamamagitan ng paglalapat ng mga patakaran at panuntunan sa seguridad ng email na ito, makakatulong kang protektahan ang iyong negosyo at mga empleyado mula sa mga banta sa online at matiyak ang pagsunod sa mga naaangkop na regulasyon.

Sa buod, ang pamamahala sa mga email account at setting ng user sa Google Workspace ay isang kritikal na aspeto ng pagpapanatiling maayos at secure ang iyong kapaligiran sa email. Bilang isang administrator, responsable ka sa pamamahala ng mga user account, pangkat ng user, at mga karapatan sa pag-access, pati na rin ang paglalapat ng mga patakaran sa seguridad at mga panuntunan sa email na iniayon sa mga pangangailangan ng iyong negosyo.

Samantalahin ang mga tool sa pakikipagtulungan at komunikasyon na inaalok ng Google Workspace

 

Nag-aalok ang Google Workspace ng pinagsama-samang hanay ng mga application na nagbibigay-daan epektibong pagtutulungan sa mga miyembro ng iyong koponan. Sa pamamagitan ng paggamit ng Gmail sa iba pang Google Workspace app, maaari mong gamitin ang mga synergy sa pagitan ng iba't ibang departamento para mapahusay ang pagiging produktibo at komunikasyon sa iyong negosyo. Narito ang ilang halimbawa ng mga kapaki-pakinabang na pagsasama sa pagitan ng Gmail at iba pang Google Workspace app:

  1. Google Calendar: Direktang mag-iskedyul ng mga pagpupulong at kaganapan mula sa Gmail, pagdaragdag ng mga imbitasyon sa mga kalendaryo mo o ng iyong mga kasamahan.
  2. Google Contacts: Pamahalaan ang iyong negosyo at mga personal na contact sa isang lugar, at awtomatikong i-sync ang mga ito sa Gmail.
  3. Google Drive: Magpadala ng malalaking attachment gamit ang Google Drive, at makipagtulungan sa mga dokumento
    sa real time nang direkta mula sa Gmail, nang hindi kinakailangang mag-download o mag-email ng maraming bersyon.
  1. Google Keep: Gumawa ng mga tala at gumawa ng mga listahan ng dapat gawin mula mismo sa Gmail, at i-sync ang mga ito sa lahat ng iyong device.

 

Magbahagi ng mga dokumento at file sa Google Drive

 

Ang Google Drive ay isang online na file storage at tool sa pagbabahagi na nagpapadali sa pakikipagtulungan sa loob ng iyong negosyo. Gamit ang Google Drive, maaari kang magbahagi ng mga dokumento, spreadsheet, presentasyon, at iba pang mga file sa iyong mga kasamahan, na kinokontrol ang mga pahintulot ng bawat user (read-only, komento, i-edit). Para magbahagi ng mga file sa mga miyembro ng iyong team, idagdag lang sila bilang mga collaborator sa Google Drive o magbahagi ng link sa file.

Binibigyang-daan ka rin ng Google Drive na magtrabaho nang real time sa mga nakabahaging dokumento salamat sa mga application ng Google Workspace suite, gaya ng Google Docs, Google Sheets at Google Slides. Ang real-time na pakikipagtulungang ito ay nakakatulong sa iyong team na magtrabaho nang mas mahusay at maiwasan ang abala ng maraming bersyon ng parehong file.

 

Ayusin ang mga online na pagpupulong gamit ang Google Meet

 

Ang Google Meet ay isang solusyon sa video conferencing na isinama sa Google Workspace na nagpapadali sa mga online na pagpupulong sa pagitan ng mga miyembro ng iyong team, nasa iisang opisina man sila o kumalat sa buong mundo. Para mag-host ng online na meeting sa Google Meet, mag-iskedyul lang ng event sa Google Calendar at magdagdag ng link ng Meet meeting. Maaari ka ring gumawa ng mga ad hoc meeting nang direkta mula sa Gmail o sa Google Meet app.

Sa Google Meet, maaaring lumahok ang iyong team sa mga video meeting na may mataas na kalidad, magbahagi ng mga screen, at mag-collaborate sa mga dokumento nang real time, lahat sa isang secure na kapaligiran. Bukod pa rito, nag-aalok ang Google Meet ng mga advanced na feature, gaya ng awtomatikong pagsasalin ng caption, suporta sa meeting room, at pag-record ng meeting, upang matugunan ang iyong mga pangangailangan sa komunikasyon at pakikipagtulungan sa negosyo.

Panghuli, nag-aalok ang Google Workspace ng hanay ng mga tool sa pakikipagtulungan at komunikasyon na makakatulong sa iyong negosyo na gumana nang mas mahusay at manatiling konektado. Sa pamamagitan ng paggamit ng Gmail sa iba pang Google Workspace app, pagbabahagi ng mga file at dokumento sa pamamagitan ng Google Drive, at pagho-host ng mga online na pulong sa Google Meet, maaari mong samantalahin ang mga solusyong ito para mapahusay ang pagiging produktibo at pakikipagtulungan sa loob ng iyong crew.

Sa pamamagitan ng paggamit ng mga tool sa pakikipagtulungan na ito, binibigyang kapangyarihan mo ang iyong negosyo na manatiling mapagkumpitensya sa isang patuloy na nagbabagong mundo, kung saan ang kakayahang umangkop nang mabilis at gumana nang epektibo bilang isang koponan ay mahalaga sa tagumpay.